企事業單位檔案管理信息化建設研究

張秀梅

摘要：隨著信息技術的發展進步，企事業單位的檔案管理方式已經從出傳統的紙質書面逐漸轉變到全面信息化，這在很大程度上提高了檔案管理的效率以及服務質量，滿足了企事業單位管理檔案信息的需要。但是目前的檔案管理信息化建設仍然存在的一些問題，所以本文在此基礎上提出了檔案管理信息化建設的相關措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;問題;措施

信息技術和大數據的廣泛應用，給企事業發展帶來了諸多便利，同時也為數據庫的形成奠定了基礎。但是，在實踐中仍有很多企事業單位在檔案管理工作中依然固守傳統的檔案管理方式，傳統的檔案管理方式不但工作量大，而且難以形成管理體系。很多企事業單位即便是進行檔案信息化建設，但還是會受到傳統管理方式弊端的影響。所以說加強企事業單位檔案管理信息化的建設，能夠提升檔案管理的效果，進一步促進企事業單位的發展。

一、檔案管理信息化建設概述

企事業單位檔案管理信息化建設是一個相對專業化的概念，它指的是改變傳統的檔案管理媒介和載體，實現其向信息化管理的方向轉變，通過數字化和信息化的方式，完成檔案信息發出、接收、存儲和查詢等一系列流程的高度共享。通俗的說，企事業單位的檔案管理信息化建設就是通過各種技術手段，例如：軟件技術，來編制檔案信息化處理程序;再比如數字圖像技術，來處理檔案文本掃描的采集、標引、灰度處理等;還有就是信息化應用技術，把傳統的紙質檔案信息等轉化成電子檔案，儲存在電腦數據庫中，從而實現信息化管理。

二、檔案管理信息化建設的不足之處

（一）檔案管理的信息化制度不夠完善

在有些企事業單位中，已經開始展開檔案管理的信息化建設，然而這種檔案管理的信息化制度并不完善。造成這種局面的主要原因有：首先，檔案管理工作并沒有引起企事業單位領導的高度重視，在過去很長一段時間里，檔案整理工作幾乎停滯不前，單位的領導者以及工作人員并沒有意識到檔案管理的重要價值，沒有及時更新檔案管理的方式，讓檔案管理工作流于形式。其次，在企事業的檔案管理過程中，沒有形成有效的監督機制，檔案管理工作相對隨意松散，這在很大程度上打擊了員工工作的積極性，降低了檔案管理工作的效率，進一步對檔案管理工作的質量帶來了不利影響。

（二）檔案信息化管理人員綜合素質參差不齊

現階段，全面信息化已經在我國取得了一定進展，然而對于企事業單位檔案管理工作來說，信息化建設還處在起步時期，大部分企事業單位的檔案管理工作人員在檔案信息化管理方面仍然缺乏技術經驗，所以在檔案信息化建設過程中，會遇到各種難題，影響了檔案管理的信息化的進程。

（三）檔案管理信息化建設的資金投入不足

基礎設施建設是企事業單位檔案管理信息化建設的根本，完善基礎設施能夠為檔案信息化管理提供保障。然而很多企事業單位由于資金投入不足，導致檔案信息化管理的設備匱乏。在實踐中，如果沒有相關的設備，即使有信息化管理技術，那么依然無法將這項工作真正落到實處，無法從根本上解決檔案管理信息化的難題。

三、檔案管理信息化建設的措施

（一）要加強對企事業單位檔案管理工作人員深入教育和啟發

在信息技術不斷發展以及網絡辦公不斷普及的時代背景下，檔案所包含的信息種類以及形式都在不斷發生變化，對檔案分類標準和檢索功能都提出了新的要求，因為網絡技術的廣泛普及和應用，企事業單位和外界的交往越來越頻繁，傳統檔案管理模式的弊端也開始逐漸顯示出來。所以，開展企事業單位檔案信息化建設刻不容緩，在這個過程中必須加強對企事業單位檔案建設相關人員的深入教育和啟發，讓他們充分意識到檔案管理信息化對企事業單位未來發展的重要價值，引導他們完成企業信息化管理的目標，進一步促進企事業單位檔案管理工作的發展進步。

（二）完善檔案信息化管理制度

任何管理方式的發展和進步，都離不開完善的管理制度，企事業檔案信息化管理建設也不例外。所以要在檔案信息化管理工作中完善管理制度，充分調動檔案管理工作人員的工作積極性，培養企事業單位所有工作人員的責任感，從而提高工作人員的工作效率和服務質量，進一步提升檔案管理信息化的建設水平。一方面，企事業單位的領導充分認識到檔案管理信息化的重要性，提高對檔案管理工作的關注度，健全檔案信息化管理的制度。另一方面，企事業單位要落實檔案管理工作的監督制度，加強對檔案管理工作人員的監督，提升檔案在實踐工作中的利用率。

（三）提升管理人員綜合素質

如果企事業單位想要提高檔案管理信息化建設的質量，定期組織對檔案管理工作人員的培訓是必不可少的，要加強相關工作人員的專業技能培訓，幫助他們掌握最新的檔案管理方式，從而實現企事業單位檔案管理的現代化。除了要加強檔案管理人員信息技術的培訓外，還要加強對他們職業素養培訓，加強他們的思想道德水平建設，為企事業單位檔案管理信息化建設培養更多德才兼備的人才。

（四） 擴大資金來源渠道

目前，企事業單位對檔案信息化管理的投入十分有限，在很大程度上影響了檔案信息化建設的進程。為了檔案管理的信息化工作的順利進行，企事業單位必須加大基礎設施的資金投入，引入先進的信息化管理技術。與此同時，地方政府也要加大檔案信息化管理的投入，制定有利于信息技術推廣的優惠政策，此外，還可以鼓勵社會組織加入到檔案信息化建設的隊伍中來，不斷擴大資金的來源渠道，為企事業檔案信息化建設工作提供支撐。

四、結束語

總之，目前企事業單位檔案管理的信息化制度還不健全，管理人員還缺乏技術經驗，地方政府和企事業單位在這方面資金投入不夠充足。針對這些情況，在今后的檔案管理信息化的工作中加強對企事業單位檔案建設相關人員的培訓、完善檔案信息化管理制度、擴大資金來源渠道，進而促進檔案信息化管理工作的順利進行。

參考文獻

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