基于人工智能環(huán)境的大學(xué)檔案管理策略探討

鐘崴

摘要：人工智能是最近幾年來科學(xué)發(fā)展的主流。大數(shù)據(jù)管理與人工智能技術(shù)的突破和結(jié)合為學(xué)校檔案管理工作提供了新的變化。大學(xué)檔案管理作為國家文化事業(yè)管理的重要一部分需要隨時(shí)代進(jìn)行不斷發(fā)展。基于人工智能環(huán)境，以大數(shù)據(jù)和人工智能為基礎(chǔ)，變革檔案管理技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)與檔案管理方式。本文基于人工智能環(huán)境，從多方面探討大學(xué)檔案管理策略，以實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的變革。

關(guān)鍵詞：人工智能;學(xué)校檔案管理;大數(shù)據(jù)

前言：

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，新一代信息技術(shù)影響擴(kuò)大，人工智能正在快速地漫迷于社會(huì)，融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的每個(gè)方面。成為全球新一輪產(chǎn)業(yè)革命的主要力量。全球發(fā)展也正在對(duì)社會(huì)生產(chǎn)力模式進(jìn)行重構(gòu)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)正在邁入人工智能化時(shí)代。在國家管理方面，人工智能是屬于群眾數(shù)據(jù)的時(shí)代。對(duì)于大數(shù)據(jù)打造新的發(fā)展力量，提高政府治理能力的能力彰顯。人工智能背后有著新的發(fā)展模式。而對(duì)于檔案管理，采用以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等為基礎(chǔ)的新信息技術(shù)，有利于簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)管理、方便數(shù)據(jù)查詢、整合電子數(shù)據(jù)和文本數(shù)據(jù)，檔案管理人工智能化是未來檔案管理發(fā)展的方向。

1 人工智能環(huán)境

目前為止，對(duì)于人工智能定義各派有不同的看法。但最通俗地講人工智能就是讓計(jì)算機(jī)具有擬人化的能力，能夠發(fā)現(xiàn)解決問題、自主完成問題。人工智能又被稱為AI技術(shù)，經(jīng)過30多年來技術(shù)發(fā)展的積淀，人工智能發(fā)展迅速，在許多行業(yè)有很好的成，人工智能在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，也標(biāo)志著人工智能化時(shí)代到來。人工智能以計(jì)算機(jī)擬人化，在不同工作層次大范圍發(fā)揮作用去一步一步替代部分人類的勞力勞動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)自主化，況且人們對(duì)人工智能的發(fā)展前景相對(duì)樂觀，甚至有人稱人工智能將是第四次工業(yè)革命。

2 當(dāng)代大學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理方式落后

隨著信息化發(fā)展，當(dāng)前高校檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化已被部分高校采用，但是在實(shí)際的高校管理之中仍然有部分高校應(yīng)受傳統(tǒng)管理觀念影響采用舊的管理模式。

（二）經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致檔案硬件不能滿足管理需要，基礎(chǔ)設(shè)施落后

隨著最近幾年來，國家對(duì)于人工智能的重視程度提高，人工智能得到快速發(fā)展。然后由于高校對(duì)于檔案管理信息化觀念薄弱。高校對(duì)于檔案管理經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足。只有極個(gè)別高校應(yīng)用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。個(gè)別高校當(dāng)然是介紹遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，缺乏規(guī)模。基礎(chǔ)設(shè)施老化落后，是檔案管理產(chǎn)生許多問題的重要原因。

（三）檔案管理的可利用程度低，檢索效率低。

在近幾年的正式調(diào)查中，我們可以很清楚地看到檔案的管理質(zhì)量和可利用程度之間存在著巨大差距。例如：1.部分高校對(duì)檔案分類存在不合理性。，對(duì)于檔案管理期限沒有準(zhǔn)確劃分。部分檔案只注重收藏而沒有對(duì)材料進(jìn)行分類對(duì)材料的歸檔重視性缺乏，甚至有個(gè)別高校有著應(yīng)當(dāng)收藏的材料而沒有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。2.檔案管理信息化程度低。目前有些地方并沒有統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用并且檔案檢索使用工具缺乏，這嚴(yán)重影響了檔案管理高質(zhì)的提升尤其是檔案利用率低。3.傳統(tǒng)的檔案檢索有手工和計(jì)算機(jī)，但目前為止，許多高校人使用的大部分是手工的。有些高校也并沒有統(tǒng)一檢索工具，在人工檢索的方式上，人們又采用了不同形式的輔助工具來幫助檢索。從而影響檢索效率出現(xiàn)繁雜卻無用的現(xiàn)象。存在對(duì)檢索工具錯(cuò)誤看法導(dǎo)致檔案工作效率、服務(wù)效率低下。沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理檢索工具的重要性。

（四） 檔案管理制度上不完整，缺乏具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的人才。

檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范問題在個(gè)別高校特別突出。主要有這些方面：1.檔案編號(hào)雜亂，沒有統(tǒng)一排序。2.檔案分類不完整、不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，人為主觀判斷進(jìn)行分類，缺乏科學(xué)依據(jù)。3.部分檔案缺少目錄，沒有明確檔案來源、用途。盡管當(dāng)前我國已經(jīng)建立一些相關(guān)的檔案管理制度。但各高校檔案管理仍流于形式主義，在檔案的集采、保護(hù)、外借、查閱、審查、保密等等方面缺乏制度保障，亟待建立新的制度落實(shí)檔案管理?xiàng)l例。檔案管理人員的不專業(yè)性也嚴(yán)重影響了檔案管理方式的進(jìn)一步發(fā)展。

3.基于人工智能環(huán)境實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化解決策略

檔案管理工作主要是記錄事實(shí)，還原歷史，然后檔案管理的是否具有真實(shí)性，事關(guān)人們未來對(duì)于數(shù)據(jù)的審查和研究。充分利用好檔案，發(fā)揮檔案管理的數(shù)據(jù)性，便捷性。有利于提升各方面工作的效率，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理。

（一）加強(qiáng)數(shù)字化規(guī)范建設(shè)

高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)校實(shí)際狀況。制定出符合實(shí)際情況的計(jì)劃和管理方法。對(duì)于已有的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要計(jì)劃性地將其數(shù)字化管理。對(duì)學(xué)生檔案、學(xué)校人事調(diào)動(dòng)檔案、學(xué)校科研成果檔案，可率先放到學(xué)校的館藏之中，逐步優(yōu)化館藏資源，提高館藏質(zhì)量。對(duì)學(xué)校院系檔案進(jìn)行分類專業(yè)化管理，并對(duì)每個(gè)院系的檔案管理員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)學(xué)習(xí)。最具有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)及時(shí)上傳進(jìn)行處理。改變傳統(tǒng)管理理念，學(xué)習(xí)新的管理方式優(yōu)化管理模式。

由于目前高校在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)上缺乏資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施落后，資金難以滿足檔案資源的正常運(yùn)行。檔案管理，資金投入包含檔案館基礎(chǔ)建設(shè)、信息硬件軟件購買維護(hù)及升級(jí)等。然后電子產(chǎn)品的更新周期相對(duì)較快，所以在檔案管理資金投入預(yù)算上應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際情況變化資金投入解決檔案管理資金缺乏問題，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施條件。對(duì)于安全問題，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)架網(wǎng)絡(luò)防控系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的安全保護(hù)系統(tǒng)。定時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)上的病毒進(jìn)行清理，檢修安全保護(hù)屏障，并配有專業(yè)的安全管理人員。加強(qiáng)規(guī)范管理人員身份。準(zhǔn)時(shí)對(duì)檔案的信息系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)和檢查。對(duì)于檔案管理中存在的問題或潛在危險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)W校高層匯報(bào)。健全學(xué)校檔案管理安全規(guī)范制度，細(xì)化個(gè)人責(zé)任，責(zé)任分配到人，加強(qiáng)安全監(jiān)督。

結(jié)語

基于人工智能的不斷發(fā)展，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，實(shí)現(xiàn)智能化，提高檔案管理效率。為學(xué)校的科研和教育工作提供更好的基礎(chǔ)條件，為高校發(fā)展打好良好基礎(chǔ)。不斷加強(qiáng)自身信息化技術(shù)建設(shè)為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理作出表率。

參考文獻(xiàn)

[1]劉洋. 人工智能環(huán)境下高校檔案管理的策略研究[J]. 辦公自動(dòng)化， 2019， 24（02）：16+24-26.

[2]呂豪杰， 郭亞軍， and 李甜. "新技術(shù)環(huán)境下企業(yè)智慧型檔案管理研究——基于組織關(guān)系論的視角." 浙江檔案 000.010（2018）：16-18.

[3]劉珂. （2019）. 人工智能在檔案管理中的應(yīng)用探析. 蘭臺(tái)世界， 556（02）， 14+21-25.