做好醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作的思考

范 錚

哈爾濱市第一專(zhuān)科醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150056

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下,醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作為了能夠更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要,需要積極提升檔案信息化管理水平。在日常工作中要積極對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化,強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),創(chuàng)新檔案管理方式方法,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并做好檔案信息的安全管理工作,全面提高文書(shū)檔案的信息化管理效果,助推醫(yī)院的健康發(fā)展。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作的重要性

1.1 便于查詢(xún)信息 醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作的開(kāi)展,檔案信息利用不受時(shí)間和空間的制約,醫(yī)護(hù)人員能夠隨時(shí)查詢(xún)到自己需要的信息,這對(duì)于醫(yī)療水平的提升具有積極的促進(jìn)作用。而且文書(shū)檔案信息的查閱更為簡(jiǎn)單和便捷,一份檔案信息能夠同時(shí)被多人查閱、瀏覽和學(xué)習(xí),文書(shū)檔案利用率大幅度提升,這對(duì)于文書(shū)檔案價(jià)值的發(fā)揮及醫(yī)院工作效率的提升都具有極為重要的意義。

1.2 降低紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn) 傳統(tǒng)醫(yī)院文書(shū)檔案多以紙質(zhì)為主,保管過(guò)程中易出現(xiàn)紙張破損和字跡模糊等問(wèn)題。同時(shí)在借閱和查看過(guò)程中,人工操作還會(huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)放和丟失等風(fēng)險(xiǎn)。文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn),紙質(zhì)檔案完成了數(shù)字化轉(zhuǎn)化,以電子檔案的形式進(jìn)行保存和利用,實(shí)現(xiàn)了對(duì)原始文書(shū)檔案資料的有效保護(hù),降低了紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 提高文書(shū)檔案管理的效率 傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作基本由人工管理為主,檔案收集、整理需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn),利用先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息的收集和整理,人工參與較少,檔案管理工作效率大幅度提升。

1.4 信息技術(shù)融入為檔案帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn) 在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中,先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來(lái)了諸多便利,但同時(shí)也增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)檔案管理模式雖然存在許多弊端,但文書(shū)檔案的保存較為安全,而且文件只用于醫(yī)院內(nèi)部,安全風(fēng)險(xiǎn)較低。但文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院各科室的辦公體系進(jìn)行有效銜接,信息更具開(kāi)放性,盡管采取許多安全防范措施,但文書(shū)檔案信息的私密性會(huì)大幅度下降,文書(shū)檔案管理和利用過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)增加,易出現(xiàn)信息泄露。

2 做好醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作的策略

2.1 構(gòu)建完善的文書(shū)檔案信息化管理模式 在實(shí)際工作中,需要醫(yī)院從上到下都能夠?qū)ξ臅?shū)檔案信息化管理的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)知,各部門(mén)要積極參與和支持。同時(shí)還要重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn),以科學(xué)技術(shù)來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案信息化管理模式的不斷優(yōu)化,全面提高文書(shū)檔案信息化管理水平的提高。另外,還要與醫(yī)院自身的實(shí)際情況相結(jié)合,選擇適宜的管理模式,推動(dòng)原有檔案管理方式方法的改善和創(chuàng)新,確保文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2.2 加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 在醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作推進(jìn)過(guò)程中,需要強(qiáng)化對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在實(shí)際工作中,宜從檔案信息化管理工作作為切入點(diǎn),不斷推進(jìn)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。通過(guò)購(gòu)置各種硬件設(shè)施,并選擇與自身相符合的軟件設(shè)施,為檔案信息的收集、錄入、掃描、檢索和安全等方面配備完善的設(shè)備和設(shè)施,保證文書(shū)檔案信息化工作的有序推進(jìn)。同時(shí)還要重視系統(tǒng)設(shè)備的有效應(yīng)用,優(yōu)化配置資源,積極構(gòu)建監(jiān)控網(wǎng)絡(luò),全面提高文書(shū)檔案管理和服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。另外,還要重視軟件系統(tǒng)的建設(shè),結(jié)合醫(yī)院自身的情況來(lái)研發(fā)相符合的檔案管理軟件,為醫(yī)院各項(xiàng)工作高水平的開(kāi)展起到積極的推動(dòng)作用。

2.3 優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的方法 在信息化時(shí)代背景下,醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中,需要重視檔案管理方式方法的優(yōu)化,進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。文書(shū)檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過(guò)程中能夠提供重要的信息資源,因此要保證文書(shū)檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案信息的妥善保管。在實(shí)際工作中,宜規(guī)范文書(shū)檔案的格式,保證檔案信息的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理系統(tǒng),針對(duì)系統(tǒng)做好安全防范工作,有效的防范黑客和病毒的攻擊,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料安全的有效保護(hù),確保文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出最大化的價(jià)值。

2.4 完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中普遍存在信息化程度低的問(wèn)題,針對(duì)于這種情況,要求醫(yī)院從上到下要加快思維觀念的轉(zhuǎn)變,在實(shí)際文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)過(guò)程中,宜以問(wèn)題為導(dǎo)向,通過(guò)對(duì)總目標(biāo)進(jìn)行分解,逐一實(shí)現(xiàn)各個(gè)小目標(biāo),有效的解決檔案信息化建設(shè)中的一系列問(wèn)題,科學(xué)進(jìn)行規(guī)劃,促進(jìn)文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。醫(yī)院在文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中,還需要對(duì)數(shù)據(jù)信息采集體制進(jìn)行優(yōu)化,全面提高檔案信息收集效率,促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完善,為文書(shū)檔案的管理和利用工作提供更多的便利。具體還要結(jié)合醫(yī)院的情況和用戶(hù)需求,針對(duì)相關(guān)軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行更新和升級(jí),并重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),全面提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng),為文書(shū)檔案信息化建設(shè)提供重要的支撐。另外,醫(yī)院還要重視借鑒其他醫(yī)院先進(jìn)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn),靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)為檔案信息化建設(shè)服務(wù),全面提升文書(shū)檔案管理工作的水平。

2.5 強(qiáng)化對(duì)檔案信息安全的管控 數(shù)字化文書(shū)檔案信息不同于紙質(zhì)檔案信息,在文書(shū)檔案信息化管理工作中,針對(duì)于數(shù)字化檔案信息的安全保障是較為重要的工作內(nèi)容,通過(guò)采取有效的措施有效的規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),保證檔案信息的安全。在實(shí)際工作中,宜評(píng)估檔案信息化建設(shè)中涉及的潛在風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。由于文書(shū)檔案信息化管理具有高密度的特征,因此要建立健全備份機(jī)制,并對(duì)備份責(zé)任進(jìn)行明確,切實(shí)做好數(shù)字化檔案文書(shū)的備份工作。各醫(yī)院還需要根據(jù)自身所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)選擇相匹配的安全管理模式,重視對(duì)員工的安全防護(hù)教育,并合理運(yùn)用人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等先進(jìn)技術(shù),進(jìn)一步保證檔案信息的安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作具有較強(qiáng)的繁瑣性和復(fù)雜性,而且是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和系統(tǒng)的工作。這就需要對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案要進(jìn)行科學(xué)管理,全面提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的水平。對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員,在日常工作中要不斷強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,對(duì)于文書(shū)檔案的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí),實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)管理,全面促進(jìn)文書(shū)檔案信息化管理水平的提升,使文書(shū)檔案能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展建設(shè)提供重要的信息支持。