信息化環境下報社文書檔案管理工作優化分析

丁璨

◆摘? 要：隨著信息化時代到來，傳統報社文書檔案管理工作需要做到與時俱進，文書檔案信息是報社寶貴資源，在促進報社可持續發展中有著十分重要意義。因此，本文主要就如何在信息化環境下優化報社文書檔案管理工作分析。

◆關鍵詞：信息化環境;報社;文書檔案管理;工作;優化

為不斷提高檔案管理水平，信息化環境下報社在文書檔案管理工作方面在不斷加快信息化建設步伐加快，共享文書檔案資源，為報社建設和發展提供信息化服務，從傳統檔案利用方式上轉變出來。但是在信息化建設工作開展中，現代信息化辦公平臺升級更新速度較快，導致很多電子文件和數據信息在升級之后出現丟失和查詢困難概率較大。加上報社文書檔案自身必須經過處理基礎上，將其及時地移交到檔案室紀念性保管。尤其是在當前無紙化要求今天，對電子文件使用和保管以及存檔要求較高。目前規范性水平顯然難以有效提升。信息化報社文書檔案管理，對于管理水平提升有著較高要求，在報社文書業務在知識水平要求上較高。需要切實注重以下工作的開展。

1提高認識，完善體系，優化力度

在信息化時代下，為促進報社文書檔案信息化管理，作為檔案管理人員，必須意識到自身職責作用，提高對其認識。對報社文書檔案信息化標準體系建設不斷完善和優化。從當前檔案實體管理以及電子檔案管理實際需求，結合報社實踐，對文書檔案信息化標準統一和完善，做好報社文書檔案收集和歸檔以及整理與利用等標準完善，對報社文書檔案信息化管理工作不斷完善。且在此基礎上根據專網系統構建報社文書檔案管理體系，在這方面加大信息化建設投入，促進報社文書檔案信息化建設進程，為報社文書檔案管理工作開展注入強勁動力。與此同時，在體系完善同時，結合實際，對現有管理標準體系和程度提升和優化，發揮檔案管理工作成效。

在做好上述工作基礎上，在檔案信息化建設方面不斷加大力度。結合現有辦公自動化系統，對其在功能和內涵上不斷拓展，在文書管理、文件管理、檔案管理方面加大相互之間獨立性與交互性，三個模塊之間能確保報社文書檔案管理工作流程得到優化和完善，在文書處理中，做好收文發文預歸檔，在文件管理中做好著錄文件與案卷整理工作，在檔案管理時做好對其目錄編排和檔案追加等方面工作，對檔案信息化管理力度上不斷優化和完善，促進信息化建設水平提升。

2注重硬件設施完善，推動數字化進程

當前很多報社文書檔案材料以紙質檔案居多，加上近年來隨著信息化時代到來，使得報社檔案資料在數量、種類上變得更加多元化，在溫度和防火、通風上提出要求更高，給報社檔案管理工作帶來了更高要求。而就現狀來看，目前很多報社檔案硬件設施還存在諸多不完善地方，難以長期保存。這就給檔案信息化建設提出了更高要求，著力構建完善檔案信息化體系就顯得尤為重要。而要想做好這一工作，首先就必須在硬件設施上加大投入力度，在軟件系統配置上不斷優化，為檔案信息化水平提升奠定堅實基礎。但是不管是軟件還是硬件，要考慮其兼容性和冗余性問題，考慮未來發展方向、容量和技術等方面需求針對性預設，為未來拓展奠定基礎。而在此基礎上，為數字化進程加快進入強勁動力。報社在紙張檔案數量上正在不斷增加，可謂十分龐大，加上紙質檔案保存。分類、檢索利用等存在諸多不變。必須在檔案數字化方面加大建設力度，對信息化建設制度完善，對于新增檔案而言，應盡可能地將其數字化水平提升，采取電子文檔方式來保存，能減少對傳統硬件設施消耗，而傳統檔案則需要結合其性質、級別等針對性確定電子化程度，逐漸提升檔案信息化建設進程。

3注重信息檢索體系完善，加強網絡資源利用

在收集檔案資料基礎上，在信息化建設中，還應注重信息檢索體系完善，快速檔案檢索和利用，在互聯網幫助下，檔案部門之間能加快信息搜集和整理速度，還能在局域網內部實現信息數據共享。而在此基礎上，加強網絡資源利用，減輕檔案管理是成本和負擔，確保檔案資源利用更加科學、全面和快速。在檔案信息化建設中做好電子檔案分類，加強對檔案元件保護，借助網絡資源實現信息共享，加強對其利用，便于對檔案資源查閱和利用，為完善檔案信息化體系奠定了堅實基礎。

4加強人員信息化培訓，提升檔案管理人員技術水平

報社在信息化體系建設完善過程中，需要加強對現有檔案人員教育和培訓，加強對其專業知識學習和考核，對業務培訓效果要加大考核力度，將其與績效考核有機結合起來，要引導其在內心上認識到檔案信息化建設重要性，提高其在檔案管理方面專業知識。尤其是要注重對其計算機、網絡技術培養，盡快建立與自身實際發展相符數據庫，確保檔案管理人員能借助這些技術和辦法，促進檔案管理水平提升，為報社檔案發展提供服務。

5完善網絡體系，注重信息共享

降低檔案信息化成本，提高檔案技術，加強與各報社之間聯合，著力打造統一檔案管理體系，對現有檔案管理網絡體系優化，能降低網絡系統成本，還能有效實現信息共享，促進業務融合與發展，最終對整個報社檔案管理成效提升奠定基礎。

6結語

綜上所述，信息化環境下報社文書檔案管理工作優化應以現狀和需求為導向，切實加強對信息化技術的研究，并從上述五個方面加大對其的優化，以不斷提升文書檔案管理的信息化水平。

參考文獻

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