會計電子檔案管理的特征、要求及安全風險應對

張繼德 全茜 李坤璟 劉信

【摘要】隨著以計算機技術為代表的信息技術的飛速發展， 云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術日新月異， 會計電子檔案發展迅速， 數量變得越來越多。 但由于會計電子檔案存在非法進入、惡意拷貝、篡改刪除、容易丟失等一系列問題， 使得會計電子檔案無法得到有效的管理， 信息存儲資源浪費、失效， 嚴重影響企業的長期持續發展， 因此會計電子檔案的安全管理變得非常重要、尤為迫切。 基于此， 從會計電子檔案管理的特點入手， 分析會計電子檔案對技術水平、管理和保存手段、人員素質等方面的新要求， 并從“人”“機”“料”“法”和“環”五個方面提出優化會計電子檔案管理的應對策略。

【關鍵詞】信息化;會計電子檔案;安全管理;安全風險

【中圖分類號】 F275? ? ?【文獻標識碼】A? ? ? 【文章編號】1004-0994（2021）10-0058-5

一、引言

隨著以計算機技術為代表的信息技術的飛速發展， 云計算、大數據、人工智能、區塊鏈等技術日新月異， 電子運行模式被廣泛應用到各個領域中， 會計電子檔案成為企業重要的要素資源而受到廣泛關注。 會計電子檔案的安全特征及其對企業的重要影響， 使得會計電子檔案的安全管理成為企業風險管理的重點之一[1] 。 因此， 優化會計電子檔案管理對促進企業持續快速發展、提升企業價值、防范企業信息安全風險具有重要意義。 2015年5月4日， 國務院下發《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》， 明確了電子商務的發展趨勢， 要求稅務、財政、檔案等相關部門協同推進電子化業務， 實現發票和會計檔案電子化， 為電子商務在國內的發展和推廣提供良好的平臺。 2016年1月1日， 國家檔案局和財政部聯合發布修訂的《會計檔案管理辦法》， 指出符合要求的會計檔案可進行電子化檔案信息的存儲， 以提升數據管理的水平， 為后期信息數據的查詢、管理、共享提供條件， 該辦法帶動很多企業提升了電子化水平[2] 。 一系列制度的出臺體現了會計電子檔案的重要性與優越性， 而實現會計檔案電子化管理可以顯著降低企業管理成本， 實現資源的充分利用， 提升管理效率， 并在很大程度上降低勞動強度， 實現數據信息資源共享。

盡管會計檔案電子化已實現普及化和法制化， 但由于會計電子檔案具有比較容易被侵權、非法篡改、非法拷貝等風險特征， 加之會計電子檔案出現時間不長， 很多企業缺乏會計電子檔案實際建設、管理經驗， 存在數據信息失真、安全性和完整性難以保障等問題， 給會計電子檔案的正常儲存、傳輸以及管理系統的運行帶來了很大的不確定性， 影響了會計電子檔案的真實性和可靠性， 可能給企業造成不可逆轉的損失。 本文將系統闡述當前會計電子檔案管理的特征， 厘清會計電子檔案對分析技術水平、管理和保存手段、人員素質等方面的新要求， 從“人”“機”“料”“法”和“環”五個方面提出優化會計電子檔案管理的應對策略， 以期為企業優化會計電子檔案建設和管理、防控會計電子檔案風險， 提供保障數據安全性的證據支持和對策建議。

二、會計電子檔案管理的特征

會計電子檔案是記錄經濟業務和事項， 服務企業、社會和國家的載體， 在服務國家經濟建設、推動企業價值創造過程中發揮著至關重要的作用。 大數據時代， 會計電子檔案運用了數據庫技術、數據倉庫和數據挖掘技術。 數據的采集都是通過計算機實時、自動進行的， 數據的整理加工都是批量處理的， 數據的存儲都是海量的、面向主題的[3] 。 通過數據挖掘從會計電子檔案雜亂無章的數據中找出與決策相關的信息， 以制定企業的管理戰略， 合理組織人力資源、投融資、內部控制等相關的提升企業價值的活動。 由于信息的采集、處理、存儲和利用等環節快捷、高速， 線上、遠程傳輸及多人并發查詢相同檔案不受時間和空間制約， 在很大程度上提升了工作效率。 此外， 會計電子檔案還能夠隨身攜帶， 隨時檢索、查找資料并進行修改或使用。 在當前， 會計電子檔案的應用已經成為會計工作中不可或缺的一個重要組成部分， 并且隨著未來信息化、數據化在產業中應用的不斷深入， 會計電子檔案的應用范圍必定會進一步擴大。 但由于其管理具有以下諸多特征， 導致會計電子檔案安全風險較高。

1. 會計電子檔案需要大量存儲設備。 會計電子檔案需要依托相關的儲存設備、硬件等作為處理、歸檔的媒介， 會產生設備等所引發的硬件風險。 會計電子檔案數據量龐大、數據結構復雜， 對儲存設備的要求非常高， 無論是儲存設備的外部質量、內部容積等都必須達到會計電子檔案的需求， 否則可能會引發關于電子檔案儲存不完善的問題; 同時， 儲存設備及硬件還存在著丟失、損壞等情況， 也存在變質、老化、技術跟不上、性能達不到等技術風險。 另外， 會計電子檔案需要進行并行處理， 由于安全性要求的差異性， 有活動硬盤、U盤、可讀寫光盤、可擦重寫光盤等需求， 這大大增加了設備需求的多樣性， 但也可能會引發設備選擇不當等造成的硬件風險。

2.會計電子檔案存在安全風險。 安全風險是指會計電子檔案的信息安全風險。 會計電子檔案由企業會計信息組成， 關系到企業各項財務工作的處理結果和財務機密， 對于企業而言有著重要的作用。 但由于當前市場競爭不斷加劇， 惡意競爭等問題頻發， 財務信息被盜竊的案例屢見不鮮， 而會計電子檔案的一個重要特點就是數據的高度集中化， 這對確保數據的安全性增加了難度， 容易產生未經許可通過計算機網絡進入系統查看文件和數據的情況， 從而導致會計信息損毀、修改、丟失等問題。 同時由于軟件安全管理存在缺陷， 導致黑客非法進入、無授權拷貝、惡意篡改等安全風險， 所以與傳統會計檔案相比增加了被竊取的可能性， 還可能會因為防護軟件設計等因素的影響而加大數據被盜竊、損毀的風險， 從而產生會計檔案信息安全風險。 因此， 對于會計電子檔案的管理系統， 必須及時更新防火墻， 引入加密技術， 嚴格控制操作權限。

3. 會計電子檔案對存儲環境要求高。 會計電子檔案儲存介質形式的變化， 對會計電子檔案設備的存儲環境提出了較高的要求。 存儲硬件設備不僅需要防水、防火、防塵、防磁， 而且溫度、濕度也要控制在一定范圍內， 因此， 相比傳統方式， 會計電子檔案存在返潮毀損、高溫失效等問題。

4.會計電子檔案對人員要求高。 無論會計檔案以何種形式呈現， 都需要會計人員對其進行操作。 與傳統會計檔案相比， 會計電子檔案需要借助諸多的科技、設備， 尤其是一些大數據技術、數據挖掘技術、數據倉庫技術等都是一些比較新穎的技術， 會計電子檔案的可操控性具有相當的技術含量， 這對會計人員的操作能力提出了更高的要求， 會計人員不僅要具備基本財務理論知識， 還要熟練掌握會計電算化、計算機操作的基本知識。 但由于很多企業內的一部分會計人員年齡偏大， 對新技術的掌握并不全面， 可能會因為操作不當而產生操作風險， 同時還有一部分會計人員存在故意舞弊， 以及篡改、刪除會計信息等問題， 這會導致會計信息泄露的風險增加。 所以， 會計電子檔案更需要具有復合專業的高素質、高層次技術人才。

5. 會計電子檔案對軟硬件要求高。 會計電子檔案與傳統會計檔案的管理方式存在較大的區別，對檔案管理方法、管理制度等提出了新的要求， 比如管理周期的設計、管理人員的配備、管理方式的優化等。 如果檔案管理不當則會導致會計電子檔案管理出現許多問題， 例如： 對會計電子檔案的管理周期設計不科學會導致會計電子檔案未能在硬件設備要求維護的期間內對其進行管理和維護， 從而導致硬件設備受損; 未能在軟件設施需要升級的周期內對其進行升級， 會導致安全隱患的增加， 從而出現信息安全風險等。 此外， 還需要在系統中安裝更多的安全防護軟件， 全面保障系統的安全穩定性， 這是實施會計檔案電子化管理在軟件、硬件方面的需求， 與傳統管理方式相比， 會計電子檔案更需要軟件和硬件的支持。

三、會計電子檔案管理的要求

1. 會計電子檔案的技術水平亟需提高。 會計電子檔案是以電腦、磁盤或光盤技術為存儲介質的， 容易發生黑客攻擊或病毒入侵等風險事件， 造成數據信息的外泄或損壞。 很多電子數據可能被修改、復制并且無法完全保留篡改痕跡， 使檔案資料與原始數據很難進行區分和鑒定， 加上電子數據存在高度集中性、不穩定性等特征， 容易丟竊和損毀， 從而難以保障會計電子檔案的真實性、安全性以及保密性。 隨著會計電子檔案的普及， 存儲載體日新月異， 更迭換代加速， 讀取使用設備不斷更新， 使會計電子檔案安全管理隱患加重， 大大增加了管理的風險。 一旦發生嚴重財務數據泄密， 其危害性可能很大， 不僅可能造成信息失真和較嚴重的不可逆的損失， 還可能使企業財務系統遭受嚴重威脅， 甚至影響國家安全。

2. 會計電子檔案的保存和管理手段亟待優化。 完整、準確、真實、安全是檔案管理的基本要求， 但在實際工作中， 會計檔案電子化使得數據從保存到應用整個流程都存在很大的安全風險。 從存儲介質的角度來看， 對傳送存儲介質缺乏完全有效的設計標準， 以確保其安全可靠。 由于會計電子檔案的利用主要依賴于計算機的硬件和軟件系統， 而閃存盤和硬盤的工作受環境條件的影響較大， 對磁性、水、火、溫度等均具有較高的防護要求， 如果保存不善， 就會導致數據空白或丟失等情況出現。 此外， 自然災害、意外事故、人為破壞等不可抗力因素也會降低存儲設備的壽命， 甚至造成數據的毀損， 從而增加存儲管理的難度， 使數據的完整性難以得到保障， 影響后期對數據資源的利用。 如果不在數據安全方面加強管理， 將對檔案管理工作帶來安全風險， 也將對企業正常、穩定的運行帶來不利影響。

3. 檔案管理人員的專業能力需要提升。 由于缺乏對會計電子檔案重要性的認知， 會計電子檔案管理人員在對檔案進行收集、管理、查閱和存儲時， 可能會出現重紙質檔案輕電子檔案現象， 從而降低會計檔案管理工作的質量和效率。 此外， 會計檔案管理涉及檔案管理、計算機、會計、管理等專業知識， 體現了多學科交叉融合[4] 。 這進一步提升了檔案管理人員綜合素質和跨界專業技能要求， 檔案管理人員不僅要具有檔案管理方面的知識和能力， 還要具備信息技術方面的知識和能力， 能夠在信息技術環境下管理好會計電子檔案。

會計電子檔案管理包括會計檔案的收集、維護、報告、軟件系統安全以及信息系統網絡維護等， 要求相關工作人員對會計專業、檔案管理知識和計算機操作足夠熟悉和了解， 然而在實際工作中， 同時滿足以上三個方面要求的人員較少， 導致會計檔案管理存在一定問題。 比如： 檔案管理人員通常缺乏信息安全常識， 對病毒危害認識不足， 私自卸載或者不及時升級計算機殺毒軟件， 給會計信息安全管理埋下了安全隱患; 檔案管理人員操作失誤， 引起數據信息的丟失、外泄; 檔案管理人員側重于對檔案系統的操作而忽略檔案后期管理和維護。

四、會計電子檔案安全風險應對策略

要確保會計電子檔案安全， 必須從“人”“機”“料”“法”和“環”五個方面入手進行綜合治理， 全面構筑會計電子檔案安全風險的防范體系。

1. 從“人”的方面看， 應該強化會計電子檔案人才隊伍建設。 “人”是會計電子檔案管理的主體， 是會計信息最終的執行者， 會計檔案管理人員的素質和業務水平最終決定檔案管理的質量和效果， 所以企業必須強化會計電子檔案人才隊伍建設。

（1）企業應引進綜合素質高且知識面廣的管理人才， 利用、保存和管理好會計電子檔案， 在節省檔案存儲空間的同時使檔案服務于企業管理決策。 通過社會招聘的形式聘請有經驗的專業人員， 或定期到高校招聘經濟、財務、會計類相關專業學生， 并對其進行相關的檔案工作教育培訓， 也可以直接招聘檔案管理類專業的學生， 保證財務人員整體素質精良， 為做好會計電子檔案工作提供人才保障。 通過各種方式擴大企業對人才的選擇面， 獲取滿足企業需求的會計電子檔案管理人才， 以提升檔案管理的效率和水平。

（2）基于多種不同的方式、渠道對目前的從業人員進行集中培訓， 提高他們的業務能力、信息技術水平， 提升人員隊伍整體素質。 不斷加強會計電子檔案管理人員的思想認識， 提高企業不同部門人員對會計電子檔案工作的認知水平， 最終提升會計檔案管理工作的效率和質量。

（3）健全崗位責任制， 責任到人。 崗位職責分工明確， 單位一把手是安全工作第一責任人， 應當親自部署會計電子檔案的安全工作， 落實會計電子檔案安全責任制; 檔案管理各崗位人員按照自身工作職責范圍， 大力開展風險防控， 保證檔案安全管理各個環節不留死角， 實現風險管理全覆蓋; 堅持一崗雙責， 制定防火、防水、防盜等應急預案， 不斷完善檔案館（庫、室）各項安全措施; 檔案館（庫、室）應由專人管理， 無關人員禁止進入檔案館（庫、室）; 工作人員要定期對檔案館（庫、室）所保存檔案進行全面安全檢查和清點核對， 保證登記在冊的電子檔案與紙質檔案核對相符; 在會計電子檔案產生、維護、報告的過程中， 由專人負責錄入、發布、傳輸等工作， 做到管理過程有記錄， 檔案產生、維護、報告等各環節均能追溯， 以確保會計電子檔案的安全。

2. 從“機”的方面看， 應該健全技術系統和設備管理。 “機”就是設備， 或是計算機系統， 它是進行會計電子檔案管理的工具， 為會計電子檔案管理提供了條件基礎， 因此企業必須完善會計電子檔案管理設施。

（1）健全會計電子檔案的技術系統。 首先， 應引入加密技術， 例如采用國際通用的加密方法——信息摘要法MD5加密作為授權技術等， 從而有效確保數據的安全性。 其次， 應安裝防御工具， 增加對監控設備和防盜設備的使用， 從而有效預防黑客攻擊， 確保信息安全， 同時在一定程度上實現反攻擊。 還應制定行之有效的檢查流程， 定期開展財務軟件檢查。 通過聘請專家對財務系統進行定期維護、升級， 同時對殺毒軟件及時進行更新。 再次， 應嚴格操作權限制度， 設置多層訪問權限。 通過對系統用戶進行不同級別的授權來提升系統數據信息的安全性能， 限制無權限人員進入系統、接觸財務數據， 或進行相應的操作， 以此保證數據的安全性。 最后， 做好操作員及權限管理。 操作員是指有權登錄并使用系統的人。 操作員管理包括操作員的增加、修改和刪除， 由系統管理員全權管理; 在會計電子檔案信息系統中， 不僅要通過設置操作員和權限對系統的使用進行事前控制， 還要通過系統運行監控功能對系統的運行進行事中監控和事后查證與分析[5] 。 此外， 系統還提供了一些特殊功能以保障系統的正常、安全運行。 這些功能稱為“系統安全管理”。 系統安全管理包括系統運行監控、注銷當前操作員、清除系統運行異常等內容。

（2）加強會計電子檔案的設備管理。 首先， 可以采用高性能介質（如防磁、防水、防火、防塵、防腐等介質）來確保存儲介質的質量， 也可以提供適合會計電子檔案儲存的專用房間或倉庫， 并安裝環境指標監測器， 從而提升其存儲數據的安全性能。 其次， 針對較長時間存儲的數據信息檔案， 應當及時進行備份， 防止重要核心信息丟失。 為進一步確保信息檔案的安全性， 防止因硬件設備的毀損、網絡意外等情況的發生而造成數據丟失， 可以在數據系統自動備份的基礎上， 進行不同設備、不同科室的備份， 包括網絡中心部門備份、檔案部門備份以及財務人員備份等， 甚至在有條件的情況下還可以進行多地備份， 并設定專職人員進行監督和檢查， 并做好后期的維護工作， 確保會計電子檔案的有效性。 最后， 鑒于會計電子檔案和軟件版本密切相關， 在不同版本備份的基礎上， 可以進行相應版本的會計電算化軟件系統保存。 同時， 根據工作需求升級軟硬件系統， 減少會計電子檔案管理中不合理的設備， 提升系統的運行效率， 最大限度地降低故障發生率。

（3）完善會計電子檔案安全設施。 會計電子檔案存儲的磁盤、光盤等載體成分復雜、不穩定， 容易受外界環境影響， 溫度、濕度以及機械損壞都可能導致會計電子檔案丟失[6] 。 會計電子檔案的有關經費一定要得到保障， 不斷購置、完善必要的檔案安全設施， 除了配置計算機等確實急需的硬件設備， 還要保障空調、溫度計、滅火器等安全設施， 做好防潮、防火、防霉、防塵、防高溫、防盜、防光、防蟲等安全保護工作， 保證檔案不受侵害; 對霉變、受損的柜架要及時更換; 對老化、破損檔案要及時進行修復或者復制。

3. 從“料”的方面看， 應該保證數據的真實性、及時性和完整性。 “料”就是形成會計電子檔案的原材料， 是形成會計電子檔案的會計數據。 要保持會計數據真實性、及時性和完整性， 企業必須做到：

（1）優化防火墻技術。 防火墻是在企業內部網和外部網之間構建的， 由硬件設備和軟件系統組合而成的保護屏障。 只有被檢查通過并授權的通信才能通過該保護層， 從而防止非法進入、非法使用系統資源。 執行安全管制措施可以防止企業信息從企業官網被非法輸出， 同時記錄所有可疑的事件。 因為防火墻可以： 保證企業官網不受到入侵; 提供完善的審計機制; 保護關鍵部門不受到來自內部或外部的攻擊; 確保所有應用都是授權訪問， 為通過因特網與遠程訪問的雇員、客戶、供應商提供安全通道; 進行數據源、應用級和網絡數據包級控制等。

（2）優化數據加密技術。 防火墻技術是一種被動的防衛技術， 與防火墻配合使用的技術包括數據加密技術。 數據加密技術是為提高會計電子檔案信息系統及數據的安全性， 防止保密數據被外部解析所采用的一種技術手段。 網絡加密常用鏈路加密、端點加密和節點加密等三種方法， 其中， 鏈路加密保護網絡節點之間的鏈路信息安全， 端點加密對源端用戶到目的端用戶的數據提供加密保護， 節點加密對源節點到目的節點的傳輸鏈路提供加密保護。

（3）強化身份認證技術。 身份認證技術的本質是在網絡和信息資源周圍構筑一個安全屏障， 確保只有授權用戶才能進入系統。 其發展到今天已經成為網絡信息系統中必不可少的一部分， 扮演著極其重要的角色。? 用戶身份認證可通過口令、人體生物學特征、標記和數字簽名等基本方式或其組合方式來實現。

（4）綜合運用防病毒軟件。 國內采用的各種防病毒軟件的網絡防病毒方法基本可分為病毒預防、病毒監測、病毒消除和綜合方法， 企業在優化上述三項技術的同時還應綜合運用合適的防病毒軟件。

4. 從“法”的方面看， 應該保證制度的完整性和有效性。 “法”就是制度， 企業應該完善保證會計電子檔案完整、有效的管理制度。

（1）健全檔案安全管理相關制度。 要建立檔案借閱和歸卷程序， 完善會計電子檔案出入庫制度， 確保檔案安全， 經常排查檔案安全隱患。 認真做好安全自查， 在汛期要重點查看檔案館（庫、室）防潮、防水、防漏情況， 防止檔案受潮霉變[8] 。 電子檔案應按儲存材質分類存放， 重要、珍貴的檔案應進行備份， 用備份件代替原件， 供所需機構或人員使用。 此外， 還要制定會計電子檔案管理制度。

（2）設立統一安全機制。 對企業而言， 系統運行安全、數據存儲安全是必需的， 為此， 每個應用系統都無一例外地提供了強有力的安全保障機制。 企業要設立的統一安全機制包括：對整個系統運行過程的監控機制、數據的備份和恢復機制、系統運行過程中異常任務清除機制等。

（3）建立、完善會計電子檔案的安全管理應急預案。 主要包括： 健全會計電子檔案信息的安全設施和設備; 持續強化對涉密計算機等設施的監督管理; 完善會計電子檔案安全管理知識培訓考核制度， 防止安全事故的發生。

5. 從“環”的方面看， 應該優化會計電子檔案的管理環境。 “環”就是環境， 是企業進行會計電子檔案管理的基礎。 企業管理環境的好壞和程度， 對企業會計電子檔案管理效果和效率的影響較大， 一部分企業會計電子檔案管理不善， 有黑客非法入侵， 非法拷貝、篡改、泄密等惡性事件發生， 表面上似乎是會計電子檔案管理不力， 根源實際上在于管理環境較差。 管理環境決定了企業電子檔案管理的基調， 影響企業相關人員管理會計電子檔案的意識， 是其他要素的基礎， 提供了基本規則和構架。 本文認為， 會計電子檔案的管理環境主要包括：公司治理、組織結構、權責分配和合理授權、正直誠信和道德價值觀、檔案管理哲學、檔案人員管理制度、檔案員工素質和能力、錯弊與報告、內部審計體系等。 會計電子檔案管理的責任主體、管理活動和管理體系都不可能脫離企業實際情況， 只有立足于企業實際情況， 切實分析企業的管理基礎， 方能制定出安全有效的管理活動， 實現會計電子檔案管理的目標。

五、結語

以計算機技術為代表的信息技術的發展， 為跨界檔案管理工作帶來便捷的同時也帶來了前所未有的挑戰。 本文通過分析得出：會計電子檔案安全風險很高的特征， 對會計電子檔案安全管理提出了不同的要求， 企業必須從“人”“機”“料”“法”和“環”五個方面入手， 優化會計電子檔案管理， 進一步提升企業信息化水平以及會計電子檔案管理的效果和效率。

【 主 要 參 考 文 獻 】

[1] 王利榮.會計檔案發展史評述[ J].內蒙古師范大學學報（自然科學漢文版），2017（6）：921 ～ 923.

[2] 蔡盈芳.《會計檔案管理辦法》修訂背景意義及過程（之一）[ J].中國檔案，2016（2）：24 ～ 25.

[3] 馬金玉.會計電子檔案與紙質檔案在檔案管理與利用中的區別[ J].蘭臺內外，2007（6）：64 ～ 68.

[4] 郭柯汝.電算化會計檔案管理企業內部控制管理層面分析[ J].山西檔案，2011（4）：37 ～ 38.

[5] 吳燕萍.會計檔案電子化管理的實踐探索[ J].中國檔案，2018（11）：62 ～ 63.

[6] 蔡盈芳.會計檔案電子化管理背景、現狀、難點及有關建議[ J].檔案學研究，2018（4）：78 ～ 81.