安徽財貿職業學院 朱仁道
目前,我國正大力推進高校高質量發展,高校迎來了全新的發展契機。隨著教職工和學生的持續增長,高校職能部門業務量逐步加大,部門與部門之間的高效協作工作變得尤為重要。協同辦公系統結合高校自身業務特點,引入工作流系統引擎,可以使高校各部門之間協作更加便捷和快速,有效提升包括公文流轉、會議管理、用車管理、人事管理等行政管理效率,從而實現無紙化、流程化、規范化和信息化的管理模式。
在當前的大數據時代,更加有利于打通信息孤島,有效數據挖掘,為高校數據分析和科學決策提供依據。
工作流程是根據事先確定的一系列規則和流程,使數據和任務等信息能夠在不同的角色之間進行傳遞與執行,自動處理事務,實現業務管理。工作流管理系統主要作用于定義、管理和監控工作流事務的執行。
引入工作流引擎,對協同辦公系統業務流程進行模型分析和構建,根據學校實際需求定制業務流程和內容,使任務按照流程定義的規則自動執行和流轉。本文采用基于BPMN2.0規范標準的Activiti流程引擎為核心,利用Activiti可視化圖形建模特點,搭建協同辦公系統流程應用模型,在實現業務過程自動化執行的同時,可以實現業務過程跟蹤和監督管理,實時監控業務過程,為科學管理提供決策依據。
系統采用B/S體系結構,以Activiti作為工作流引擎,結合協同辦公系統業務模式,分為表示層、業務層和數據層,系統邏輯結構如圖1所示:

圖1 協同辦公系統框架圖
系統使用HTML5+Thymeleaf模板引擎,提供直觀、友好的系統界面,便于用戶交互和實現效果。
系統采用SpringMVC+工作流模式,接收表示層的數據請求,實現控制業務邏輯和業務操作的模塊化,減少代碼重復性,便于和數據層進行交互。
系統采用MYSQL數據庫,接收業務層的數據請求,提供數據信息的管理服務。
根據高校業務需求,協同辦公系統功能模塊主要分為系統管理、公文管理、會務管理、車輛管理、綜合辦公、督查督辦等模塊。高校管理工作中,各部門根據邏輯任務進行分工、流轉和處理來執行業務。協同辦公系統功能模塊圖如圖2。

圖2 協同辦公系統功能模塊圖
在協同辦公系統引入工作流引擎,任務會按照流程定義的規則自動執行到下一個任務節點,可以提升業務流程標準化。利用可圖形化的建模、配置、測試等優點,無需編寫代碼和手動修改數據庫表即可進行業務調整和更改,從而更加有效建立工作信息模型和設計業務控制模型。
根據高校發文管理業務流程,設計工作流程如圖3。

圖3 發文管理流程圖
由文件起草者發起發文流程,按照規定要求編輯正文和填寫具體信息,發送表單流程至部門領導,部門領導在登錄系統后會自動接收到此發文流程,根據具體情況可以選擇進行修改、退回或者發送到相應流程。如果同意發文則直接發送流程至辦公室,不同意可以直接進行修改或者退回發起。后面流程同樣按照這樣的原理執行。
如果發文流程需要修改,比如分管領導需要其他主要領導會簽審核,采用工作流引擎模式則非常容易實現。只需在工作流設計器圖形界面中加入一個用戶任務,配置好相應參數再進行部署即可,修改過的流程圖如圖4。

圖4 修改過的流程圖
綜上所述,在協同辦公系統中引入Activiti工作流引擎,可以按照既定規則自動執行工作任務,每個用戶都能明確自身需要辦理的所有工作任務,了解辦理者前面各個節點的審批意見和時間節點,實時跟蹤監控流程運行情況,便于督辦流程執行,實現了系統全程監控下的工作分配、業務流轉、過程監督等,進一步規范了業務流程,簡化了模式更改,提高了管理效率。