會展業檔案管理工作模式分析

王霖

摘 ?要：會展業能夠起到促進地域經濟發展、推動經濟交流的作用。隨著市場經濟的不斷深入與發展，會展業起到了至關重要的作用與影響。但是從會展業檔案管理工作情況分析來看，此方面存在的一些問題對會展業發展起到了一定的制約作用，限制了會展業在經濟發展中的促進作用。隨著新時期社會主義建設步伐的不斷深入，國家經濟建設與發展是當下的核心問題。因此，會展業檔案管理工作需要進一步適應新時期社會發展形勢，不斷適應并解決全新的問題，促進國家經濟建設。

關鍵詞：會展業 ?檔案管理 ?工作模式 ?市場經濟

中圖分類號：F270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（a）-0102-03

Analysis on the working mode of archives management in exhibition industry

WANG Lin

（Tianjin Mining Expo International Exhibition Co.， Ltd.， Tianjin， 300000 ?China）

Abstract： exhibition industry can promote the development of regional economy and promote economic exchanges. With the deepening and development of market economy， exhibition industry has played a crucial role and influence. However， from the analysis of the archives management of the exhibition industry， there are some problems in this aspect， which restrict the development of the exhibition industry and limit the promotion of the exhibition industry in economic development. With the deepening of the pace of socialist construction in the new era， the national economic construction and development is the core issue. Therefore， the exhibition industry archives management needs to further adapt to the new era of social development， constantly adapt to and solve new problems， and promote national economic construction.

Key words： Exhibition industry; Archives management; Working mode; Market economy

近年來，中國會展業取得了一定的發展，屬于第三產業中的朝陽產業。在會展經濟高速發展的過程中，需要高重視檔案管理工作水平，要積極應用先進的科學技術，促進會展業進步與發展。計算機技術與互聯網技術，能夠有效應對會展信息與檔案日益增多的問題。此外，將先進的科學技術應用到會展業檔案管理中，能夠有效提升會展業工作質量與效率。因此，信息社會背景下，需要不斷總結會展業檔案管理工作經驗，提升會展業檔案管理工作質量與效率，還要大力嘗試借助先進的科學技術，強化會展業檔案應用效率與開發力度，從而有效提升會展業檔案信息管理價值。

1 ?會展業檔案信息資源構成

會展業涉及到眾多信息資源，自身具有信息密集且信息交叉性強的特點。會展業信息不僅局限于行業自身，還會涉及到社會活動的諸多方面。首先，會展業信息，包含國內與國外展覽場館的信息內容、專業展覽會信息、參展廠商信息、展覽會觀眾信息及展覽服務商相關信息內容等。其次，主辦單位各業務部門管理信息，其中包含場館租賃需求、參展方需求與服務需求、觀眾報名數據等。再次，綜合評估數據，涉及到會展評估報告、分析報告及參展商、觀眾、服務商等對會展的滿意情況。最后，主辦單位內部的相關數據與辦公信息等?？梢詫⑵渲姓褂[觀眾信息分為觀眾基本信息、觀眾需求信息及觀眾現場信息3種類型。基本信息大多以觀眾名片上的信息為主，如姓名、單位、部門、職務、地址、聯系方式等能夠與觀眾取得聯系的基礎信息。觀眾需求信息會在其入口處填寫的調查表中有所體現。需求信息能夠將觀眾前來參加會展的需求及目的記錄在案，因此，也可以以此為向去尋找具有潛在價值的觀眾。通過觀眾在會展上的進出情況及參與情況，能夠了解觀眾的行為信息[1]。

2 ?限制會展業檔案資源管理的因素

信息時代背景下，會展業的檔案信息資源也有所變化，會展業中的各項管理行為，都會以信息的方式進行傳遞與反饋，利用信息能夠讓主辦方完成會展活動策劃、組織、協調、控制及監督等一系列操作。從中也可以發現會展業檔案管理工作存在的問題，找到限制會展業檔案管理工作發展的因素。

2.1 觀念因素

會展檔案管理工作需要在管理理念上進行創新，只要在管理方面有所轉變，才能有效促進會展業檔案管理工作的進步與發展。但從當前的實際情況分析來看，存在部分檔案管理部門對檔案管理工作缺乏創新認識的情況，依舊沿用傳統的會展業檔案管理理念，以陳舊的檔案管理方式與信息開發模式開展工作，這對會展檔案管理工作水平提升起到了一定的限制。

2.2 制度因素

會展業是近年來逐漸興起的產業，其檔案管理工作相對滯后，導致很多會展部門對檔案管理工作沒有足夠的重視，檔案管理體系也有待進一步建立與完善，管理模式有待進一步規范。在具體檔案管理工作過程中缺乏嚴謹性與專業性，各方為了各自目的而努力，沒有形成統籌一致、協調統一的局面。

2.3 管理因素

為了有效提升會展業檔案資源的安全性與應用性，需要采用相應的管理制度對檔案管理工作進行進一步的規范。例如：讓檔案利用者表明身份或讓其所在單位開具相關證明等。由于一些會展部門沒有明確檔案利用范圍，在使用方面造成一定偏差，導致檔案利用不夠開放，難以發揮出應有的作用。

3 ?會展業檔案管理工作的特點與現狀

3.1 檔案搜集整理困難

由于會展業檔案形成時間短、信息內容量大，檔案搜集整理工作存在一定的難度。每次會展活動從最后確定到具體實施，通常只有一兩個月的準備時間，而具體會展時間僅幾天或幾個小時。難以將會展業檔案以傳統的文書檔案、歷史檔案的方式進行歸檔，而是會突然產生，然后瞬間消失。參與會展的單位有幾十家，甚至上百家，這些參展單位來自全國各地或全世界范圍內，在會展結束后，轟然離去，難以持續保持聯系，容易造成會展檔案信息搜集整理困難的問題，為檔案整理工作帶來一定難度。

3.2 自成一派

隨著市場經濟的逐漸深入與發展，會展業一路發展至今也發生了很大的變化。不同形式的會展中心、展館、公司由于隸屬關系不同，為了各自利益，彼此之間獨立發展。會展檔案資源的不健全，缺乏專業性、流動性大、共享性等因素，制約了檔案管理工作質量提升。此外，與其他行業相同，由于檔案管理工作難以直接創造經濟收益，使得大多數當權者沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，會展業檔案管理工作需要進一步開放思想，更新管理理念，探索滿足新時期會展業檔案管理模式的方法[2]。

4 ?創新會展業檔案管理模式的有些對策

4.1 提升認知，更新理念

會展業要遵循法律法規完善各項檔案管理制度，提升會展業檔案管理工作規范與標準。會展業檔案部門與從業人員要對相關法律條款與問題進行深入學習，不斷完善檔案管理工作制度與規范。針對區域內具有一定規模、辦展業務較多的會展公司，需要根據相關法律規定，有針對性地對其檔案管理工作進行指導，建立并完善相關規范。會展業還要積極組織檔案管理人員參與專業培訓與學習，從而有效提升會展業檔案管理人員對工作的認識與創新能力。

4.2 構建網絡平臺

以省市展覽協會為基礎，將各種類型的會展中心、展覽公司、展覽館等構建起相互之間的聯系，建立區域性的檔案信息網絡平臺。結合各自的會展優勢與市場份額搜集的信息，建立答案無償交流與共享利用，進而構建起會展業檔案網絡系統，推動會展業檔案管理與區域經濟發展統一協調，從而創造出更多的社會效益與經濟效益。

4.3 完善工作流程

會展業檔案工作具有專業性與系統性，具體實踐較為繁瑣，單純憑借幾個具有專業檔案管理工作經驗的工作人員，是難以全面系統進行會展業檔案管理工作的。因此，相關單位需要對會展中兼職檔案管理的人員進行專業的培訓，并向其提出明確的工作要求，使其清晰地掌握檔案的具體搜集范圍及歸檔時間等，具備立卷、檔案整理的專業能力。此外，相關單位要加大對會展人員的指導力度，避免由于參展單位自身因素對檔案部門歸檔工作認識不到位，造成檔案資料損毀、遺漏等問題。其還需要定期進行跟蹤指導，針對原件缺失、擅自涂改等問題進行及時發現及時處理。與此同時，相關工作人員要第一時間組織驗收會展業檔案資料，在撤展的時候，要對檔案的真實性、完整性及規范性進行全面系統的檢查，及時做好查缺補漏，達到檔案管理的要求。對于沒有足夠時間整理的檔案資料，需要在撤展后與相關參展單位進行溝通聯系，最終達到歸檔標準[3]。

4.4 強化專職隊伍建設

會展業檔案管理部門的工作人員，不僅需要完成檔案管理工作，還要負責兼職人員的培訓與指導工作;在日常工作中，要創新并開發區域答案管理工作，提升日常工作的創新能力。為此，且需要具備一定工作水平的人員擔任此項工作。要想適應會展業檔案管理工作，首先，需要具備一定的文化素養，熟練掌握各種處理辦法，從而鑒別出歸檔文字的質量。其次，掌握信息化檔案處理方法，要熟練將互聯網技術、信息管理技術應用其中，并具備圖像處理能力、網頁制作能力。最后，要具備豐富的知識結構，能夠對各方面知識有所掌握，可以對會展知識進行培訓，能夠更加專業、有效地開展檔案管理工作[4]。

4.5 提升電子信息搜集能力

在信息技術高速發展的時代背景下，會展業檔案管理工作要逐漸開展電子信息搜集工作，要以電子文件的形成特點為基礎，對電子文件進行分類。首先，展覽計劃，其中包含了展會的所有關鍵信息，如具體策劃、舉辦時間、地點、布展與撤展日程安排等，還包括展前與展會過程中的日程安排等。其次，與上述電子形式文件相應的主管部門、參展企業的紙質文件?？紤]到會展業電子文件的形式與內容存在分離性，考慮到自身存在容易更改的特點，當前電子文件不宜鼓勵保存。在搜集相關文件時，需要附上一份內容一致且有簽章及說明的紙質文件，以紙質與電子的方式進行雙重管理[5]。

5 ?會展業電子信息檔案管理的保護對策

考慮到電子信息載體與內容之間存在分離性，因此在保護會展業電子信息檔案時，需簡要從載體與內容兩方面入手，需要保護文件的完整性、可存取性、可理解性。電子信息檔案是主辦單位的寶貴財富。隨著會展經濟的高速發展，需要加大對電子信息檔案的管理力度，同時能夠起到保護主辦方財產的作用。為了保證電子檔案信息資源不流失，可以采用如下方法。

5.1 加大對會展業檔案工作的全面管理

會展檔案管理層需要加大對會展業電子檔案工作的監管力度，將主辦單位檔案管理工作納入管理計劃中，確保會展業檔案工作符合會展業的進步與發展。此外，會展檔案管理層需要積極主動了解相關情況，為主辦單位提供有目標的服務，輔助其建立與會展體制一致的電子檔案管理體系，滿足會展業發展特點，并對電子檔案進行有效分類，為會展業檔案管理工作起到積極的推動作用。

5.2 健全會展業檔案管理機制

在準備會展活動的過程中，需要對檔案管理工作進行明確的劃分，并加大監管力度。這也是促進會展業檔案發展的重要基礎。為了在發展會展經濟的同時，保證會展業檔案管理工作質量，需要加大對電子檔案信息資源的管理與保護力度[6]。

6 ?結語

綜上所述，會展業需要反復進行客戶檔案搜集、管理與利用工作。在此過程中會展公司要想高質量完成會展營銷活動，需要快速、準確、高效地掌握客戶信息，并第一時間為公司提供客戶的動態信息，然后有針對地為客戶提供服務，從而促進會展業有序發展，不斷提升會展業的發展水平與質量。為此，會展業需要在檔案管理方面加大重視，并采取有效的管理手段，積極應用先進的信息技術，提升會展業檔案管理工作效率。

參考文獻

[1] 尹艷梅.會展檔案信息化建設研究與實踐——以湖南國際會展中心檔案信息化為例[J].辦公室業務，2018（4）：78-79.

[2] 于翔.基于IOS的某會展中心綜合信息客戶端系統的設計與實現[D].電子科技大學，2017.

[3] 鄭軼駿.基于ASP.NET的會展客戶資源管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2016.

[4] hawash b，mokhtar ua，yusof Zm， et al. The adoption of electronic records management system （ERMS） in the Yemeni oil and gas sector： Influencing factors[J].Records Management Journal，2020，30（1）：1-22.

[5] 盧秀麗.設計院DwG電子圖紙的檔案管理研究[J].蘭臺內外，2021（6）：28-29.

[6] 張淑萍.淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2021（2）：75-76.