高校檔案從業人員法律素養提升的策略與途徑

王茜　閆鳳娟

一、高校檔案從業人員法律素養提升的必要性

法律素養在本文中指高校檔案從業人員在檔案工作各環節中認識法律、運用法律的能力和素質修養。這要求高校檔案從業人員掌握系統的法律知識，樹立較強的法律意識，增強正確的法律觀念，提升綜合的用法能力。法律素養是新時代高校檔案從業人員應有和必備的基本功。

1.高校檔案是國家檔案事業的重要組成部分。習近平總書記在浙江工作期間就強調：“……各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要。”隨著中國經濟社會的急速發展，檔案工作的結構與環境發生了極大變化，由傳統的實體管理逐步轉向了數字管理進程中，出現了很多新情況亟待明確。高校檔案工作隨著高等教育事業蓬勃發展打開了許多新局面，同時也面臨很多新問題、新挑戰。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）首次修訂，并于 2021年1月1日起施行，為檔案事業在新時代的高質量發展提供了堅實的法律保障，也對高校的檔案法治提出了更高的新要求。

2.在依法治校這項艱巨而復雜的系統工程中，高校檔案工作的制度化、法治化也是一項重要內容，其核心內容包括依法建檔、依法歸檔、依法鑒檔、依法管檔、依法用檔及做好檔案工作監督檢查等。只有檔案從業人員提升法律素養，才能在高校檔案工作各環節中實現檔案法治，為依法治校及學校內涵式發展奠定重要基礎，讓教育事業實現更高質量發展。

3.隨著社會法治化進程的加快，公民的法制、權利、主體意識不斷增強，維權意識愈發強烈。在高校檔案工作中，大部分檔案利用的服務對象是高知分子，這部分人對學校各項管理，尤其是和自己有切身關系的人事、科技教學成果等檔案管理是否依法依規十分關注。同時，在高校檔案館的社會化服務發展進程中，越來越多的社會公眾成為檔案利用被服務對象，高校檔案館是高校聯系社會的窗口，檔案管理水平成為學校管理水平高低的縮影，關系著學校的聲譽度。只有檔案從業人員嚴格依照法規，規范檔案管理行為，才能從根本上預防或避免可能產生的糾紛或檔案違法行為，維護學校聲譽。

4.網絡時代背景下，充分地應用大數據技術，能夠從龐大的檔案信息中挖掘出有價值的信息資源，進行有效整合，加快實現檔案信息資源共享。但與此同時，互聯網開放性和共享性的特點又使檔案信息化存在較高的風險[2]，電子檔案開發利用過程中數據濫用、信息泄露、隱私安全等日漸成為明患隱憂，對檔案工作是新的安全挑戰。修訂后的《檔案法》新增了“檔案信息化建設”專章，充實完善了七條有關檔案信息化建設，電子檔案效力、移交、保管、共享利用等的內容。在有法可依的前提下，高校檔案從業人員提升法律素養，更好地識法用法，能為檔案服務質量提升及檔案信息化建設打下堅實基礎。

二、高校檔案從業人員法律素養現狀

1.在依法治校進程中，各高校在開展普法教育、法律講座、法治宣傳等活動時，主要對象是廣大師生。對管理人員尤其是檔案從業人員開展的有針對性的法律教育宣傳不夠。高校檔案從業人員專業法律知識較欠缺，法律素養普遍不高。

2.檔案從業人員平時也有學習《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等，但整體法律知識水平較低，系統學習不夠，缺少有法律專業背景或熟悉法律的人員。檔案從業人員的學習、培訓也多以業務技能提升為主，對法制教育不夠重視，普遍認為檔案工作能做到不泄密就是遵守法律了[4]。

3.高校檔案館給部分人留下的固有印象是養老、空閑之地，因偏見影響，檔案管理人員逐漸被邊緣化，社會地位被忽略，部分高校對檔案館人員編制、待遇、晉升等也不夠重視。同時，檔案工作循環往復，繁雜而單調，導致檔案管理人員職業倦怠情緒普遍較濃，大部分人求知和進取精神大打折扣，覺得保持責任心做好份內工作就行，無心提升含法律素養在內的綜合素質。

4.兼職檔案人員分布于高校各二級學院或職能部門，負責日常學院（部門）內部產生的檔案收集、整理、立卷等檔案基礎工作，受專職檔案人員指導與監督。與此同時，這部分人本身就承擔了大量的本職崗位日常事務。沒有專業背景，崗位調整頻繁等，是兼職檔案人員普遍存在的問題。同時，高校缺乏對這類人群的有效考評獎懲機制，大量的檔案基礎工作不能量化為工作量，使兼職檔案員缺乏對檔案工作的歸屬感。檔案意識都稍顯薄弱，法律素養更無從談起。

三、高校檔案從業人員法律素養提升途徑

1.《國家教委、國家檔案局關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》（[87]教辦字016號）第三條規定：高等學校綜合檔案室的人員編制，可根據學校性質、規模，在學校總編制內，參考下列意見配備：專科學校1～3人，本科院校3～5人，重點院校5～8人;工作量特大的院校，經主管部門同意，可以從實際出發配備。出臺于上個世紀八十年代的規定，在二十一世紀的今天，仍有不少高校未達到該要求，檔案工作的人員編制缺口大。面對越來越紛繁復雜的檔案事務，各高校應根據實際情況和需要，逐步引進或調配校內有法學等專業教育背景的人才，補充到專職檔案管理崗位，優化法律從業人員結構。

2.高校通過官網發布、官微推送、櫥窗展示及知識競賽等活動，加大對新《檔案法》及檔案業務其他相關法律知識、政策解讀等的宣傳。制定全年檔案從業人員培訓規劃，除業務技能培訓外，增加對檔案法律法規及違法案例的學習，以法示人，以案示警，以案釋法。創新法制教育形式，采取“請進來，走出去”方式，提升檔案從業人員法律知識、法律意識與用法能力，如：根據需要選送檔案從業人員到政法院校、法務機構培訓學習，適時到兄弟院校調研，邀請專家學者或業界標桿來校舉辦專題講座，交流經驗體會等[4]。

3.我國檔案法律法規政策建設已經形成了自上而下的網絡，這個體系包括檔案法律、檔案行政法規、行政規章以及一些檔案行業標準[5]。高校檔案工作作為國家檔案事業的重要分支，在施行上級法規和制定本校制度的同時，應結合學校實際和當前檔案工作新形勢、新問題細化完善校內制度，建立指導性強、操作性強的檔案工作規章制度。強化對檔案工作的日常監督檢查，除業務檢查外，還應適時開展管檔用檔依法守法性檢查，對苗頭性傾向性問題做到早發現、早防范、早處置，讓每一位檔案人都形成敬法畏法共識。

4.高校應充分利用學校法務或法律顧問資源，建立法務部門與檔案館（室）的協同工作機制，加強法律人士對鑒定歸檔、利用服務、信息安全等更大概率涉及法律風險的檔案工作重點環節的專業指導。研究制定并在檔案從業人員中推行校內檔案工作權力與義務清單制度，強化兼職檔案員責任與法律意識，從收集立卷檔案工作源頭規避法律風險。

5.提升檔案從業人員保密意識，杜絕檔案工作中的涉密違法行為。在學校信息化建設方案中，加大對檔案信息化系統工程建設投入，加強軟硬件建設，利用技術手段保證檔案信息安全。在檔案業務相關法律知識外，加強對《中華人民共和國保守國家秘密法》等的學習，開展保密培訓。編印學校關于電子檔案歸檔、管理、使用、借閱的工作手冊，制定學校電子檔案保密制度[6]，并在全校范圍內做好宣傳與貫徹。

6.穩定高校檔案從業人員隊伍，制定出臺檔案從業人員薪酬指導政策，建立合理的薪酬制度和獎勵政策，改善檔案從業人員的福利待遇和工作條件，切實提高檔案從業人員的職業認同感。建立完善檔案工作人才培養體系[7]，調動檔案從業人員工作與學習積極性，主動適應高校檔案工作新形勢，增強責任意識，主動將法律知識內化為法治修養，在檔案工作各環節中，提高政治與法律意識敏感度，有效避免檔案涉法行為。

參考文獻：

[1]張海秀.提升高校檔案管理人員素養的策略與途徑[J].辦公室業務，2020（14）：168+173.

[2]張慧鑫.大數據時代檔案信息化建設措施[J].卷宗，2019，9（36）：106.

[3]陳水生.論高校檔案機構人員編制依據[J].城建檔案，2016，（2）：81-82. DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2016.02.034.

[4]羅俊.淺析高校人事檔案管理人員法律素養的提升[J].管理學家，2013，（1）：355. DOI：10.3969/j.issn.1674-1722.2013.01.296.

[5]劉大巧，徐娟.依法治檔視角下的高校檔案利用服務研究[J].蘭臺世界，2018（11）：120-123.

[6]王文明.淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作[J].中國管理信息化，2017（1）：182-183.

[7]王元媛.加強基層檔案人才隊伍建設的思考[J].蘭臺世界，2017（A01）：92-93.