實物檔案管理探析

王靜

一、實物檔案管理的現狀及問題

（一）實物檔案歸檔意識不強

很多機關、企事業單位在開展檔案工作時，對于文書、會計、音像等門類檔案都建立了一套比較完善的制度，而對于實物檔案卻不夠重視，嚴重缺乏實物檔案歸檔意識，實物檔案的收集速度和質量遠不及其他門類檔案。究其原因：一是大部分人對實物檔案的重要性并沒有詳細的了解，甚至還有很多人壓根不知道有實物檔案的存在，對實物檔案的認識不足，不了解實物檔案存在的意義，也就沒有實物檔案的歸檔意識。二是很多單位沒有建立相應的監管機制，造成實物檔案保管上的疏忽。三是溝通不及時，信息渠道的傳遞和交流不夠通暢，導致實物檔案歸檔不及時，很多具有較高價值的實物檔案沒有得到及時收集和充分利用，甚至部分實物檔案在管理過程中會出現損壞和丟失。

（二）實物檔案的作用體現不足

由于實物檔案來源廣泛，不同屬性的實物檔案大小、形狀不一，且不同類別的實物檔案使用頻率也不盡相同，因此很多單位往往采取集中管理方式，將實物檔案集中統一存放，管理的部門也相對較為集中，如檔案室、辦公室、機要室等。這種管理方式雖方便，但也容易導致很多其他部門以及人員壓根不知道有實物檔案保管部門的存在，使用和展示實物檔案的機會較少，從而造成實物檔案的利用率遠遠低于其他檔案的利用率。實物檔案在宣傳教育、弘揚文化等方面的價值未得到充分的體現。

（三）實物檔案的保管條件不能滿足需要

與紙質檔案和電子檔案相比，實物檔案在存放上對空間容量要求較高，而很多單位在進行實物檔案存儲和保管時，常常出現庫存空間嚴重不符合實物檔案妥善保管需求的情況，從而造成實物檔案全部堆放在一起，實物在體積、尺寸和形狀等方面存在較大的差異，過度堆積難免出現碰撞、損壞的問題，會破壞實物檔案的完整性，大大降低實物檔案的價值。

（四）實物檔案管理方式手段落后

很多單位對實物檔案沒有進行科學有序的整理，或者只是簡單編個號，而且很多檔案管理人員對實物檔案的空間管理，包括保管位置的編號等，大部分還停留在手工登記，保管隨意性較大。空間不足時，位置未必按照編號順序擺放，有時會任意騰挪。如有其他部門來借用實物檔案時，不能快速地查找到該實物檔案存放的確切位置;借用實物檔案歸還時，不能或者沒有將該實物檔案進行原位置存放，對實物檔案的編號信息也沒有及時進行更新，很容易出現編號前后不統一，導致對實物檔案查找困難。

二、做好實物檔案管理的措施

（一）強化實物檔案的收集

1.實物檔案的歸檔范圍

實物檔案的來源復雜、種類繁多、形式多樣，所以應根據實際情況，確定實物檔案的收集歸檔范圍。主要包括：本單位的集體或個人在公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等;本單位舉辦或承辦重大活動中形成的憑證性實物，如活動標志、紀念品和宣傳品;本單位在公務活動中獲贈的各種紀念品;上級領導、知名人士的題詞字畫等;本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印信（印章、徽標等）;其它有保存價值的實物。

2.實物檔案的收集途徑

從實際來看，實物檔案收集包括以下途徑：①正常收集。主要指由本單位各部門形成或其它單位贈送、轉送而來的實物檔案。②公民捐贈。主要是指由熱心公民將自己所掌握的文史資料等實物無償捐贈給檔案館。③網絡征集。即利用互聯網建立實物征集信息，并根據廣大網民的反饋所收集而來的實物。

3.實物檔案的歸檔要求

一是歸檔部門。在公務活動中形成、獲得或征集到的實物檔案應收集齊全、保持整潔、無破損，及時移交本單位檔案部門集中統一保存。任何部門和個人不得隨意丟棄、損壞、私存或轉送他人。二是歸檔時間。實物檔案應當隨時歸檔。如榮譽類、獲贈紀念品、禮品字畫等收到后立即歸檔，競賽比賽作品活動結束后立即歸檔。由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時留用的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門歸檔登記后再辦理借用手續。三是鑒定甄別。檔案部門在收集實物檔案時，應對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔，對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定，這樣才能使收藏和保存的檔案能夠全面體現出單位的發展歷史以及在發展過程中獲取的優秀成果，從而實現良好的應用價值。四是附文字說明。實物檔案移交時應附相應的文字說明，說明實物的名稱、產生的事由、發放者、數量、領取實物的時間、地點、人員等信息，便于檔案部門整理和實物利用。五是拍照歸檔。所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

（二）明確實物檔案的整理辦法

1.整理原則

整理實物檔案一是要遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管（分類）和利用的原則;二是要遵循外觀整齊一致的原則。

2.整理方法

一是按“件”整理。實物檔案應以“件”為單位進行整理。獨立存在的單個實物為一件，如獎牌計為一件;成套的實物計為一件，如一套紀念幣由8枚紀念幣組成，應將這套紀念幣計為一件。

二是分類。實物檔案一般采用“年度—保管期限”進行分類。同一單位應保持分類方案的一致性和穩定性。實物檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。

三是排序。按保管期限結合時間進行排列。

四是編制檔號。檔號結構格式為“全宗號-檔案門類·年度-保管期限代碼-件號”，若要跨年度編通號，檔號結構格式為“全宗號-檔案門類-保管期限代碼-件號”。全宗號為同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號;檔案門類由“實物”2位漢語拼音首字母“SW”標識;年度為實物檔案形成年度，以4位阿拉伯數字標注，如“2021”;保管期限代碼用Y、D30、D10表示;件號是實物排列的順序號。檔號結構格式中件號用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”，標簽件號不用“0”補足，直接填寫排列順序號。例如：1348-SW·2021-Y-0001 或1348-SW-Y-0001。

五是粘貼標簽。應將歸檔實物的基本信息制作標簽，并粘貼在不影響實物品像的合適位置，一般粘貼在實物的背面或底部，同類實物，粘貼位置要相對統一。標簽內容包括歸檔實物檔號、實物名稱、產生的事由、責任者（來源）、數量、領取實物的時間、地點、人員等信息。

六是編目。實物檔案應依據檔號順序編制目錄。實物檔案目錄應包括檔號、題名、責任者、時間、保管期限、件套數量、件數、存放地點、互見號、備注等項目。“檔號”按照檔號結構格式要求編制。“責任者”指實物檔案的形成（制發）單位或個人，如獎牌就填寫獎牌的制發單位，書畫就填寫書畫的具體作者，必要時在姓名后加上職務。沒有責任者的應當考證，考證出的責任者外加方括號“[ ]”，考證不出的留空。題名應直觀地反映出實物的主要特征和內容。獎杯、獎牌、獎狀、證書等實物在擬寫題名時要寫明授獎單位、獲獎單位、榮譽稱號等，如重慶市教育委員會某同志獲得的全市勞動模范的證書，其題名就要擬為：“重慶市人民政府授予XXX同志的2021年度重慶市勞動模范證書”;紀念品、宣傳品等實物要在題名中寫明活動名稱及質地，如全國第八屆少數民族運動會制發的紀念章，題名擬為“全國第八屆少數民族運動會銀質紀念章”。時間指實物檔案的形成時間，可以國際標準日期表示法標注年月日，如20010511，或填所屬年代，如“中華民國”“20世紀70年代”等，當實物上形成時間未標注且無法考證時，填寫“不詳”，考證出的時間外加方括號“[ ]”。件套數量和件數，這兩項目含義是不同的，“件套數量”指內容與功能上相互關聯的獨立個體集合，或對立個體本身的數量，而“件數”僅指獨立存在的個體或不可拆分的最小個體的數量，如前所述一套紀念幣共8枚，其“件套數量”為“1”，“件數”即為“8”。實物檔案目錄應制作封面，裝訂成冊。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、全宗號、年度、保管期限等項目。互見號填寫本實物拍照歸檔的照片檔案的檔號。備注填寫實物需說明的其他情況。

七是存放。由于實物檔案的載體形狀、大小規格的多樣性，不易做到整齊存放，排列整齊，但實物檔案還是應盡量裝到裝具內，這樣既能起到保護作用也便于存取。實物檔案可根據其形狀、大小、載體等采用無酸紙檔案盒和其他適宜于不同載體長期保存的裝具，兼顧統一性和特殊性。可裝入A4檔案盒中的實物有：獎章、紀念章、紀念幣、證書、錦旗和小于A4幅面的獎牌等。以錦旗的存放方法為例：首先去掉竹桿（或木棒）;然后將錦旗折疊成A4規格，將有字一側折疊在內，無字一側折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕;再將錦旗背面（右上角）貼有“實物檔案小標簽”的地方露出在面上;其后將折疊好的獎旗裝入檔案盒中;最后在檔案盒脊填盒內所裝實物檔案的全宗號、門類、保管期限、件號等項。另外如題詞、字畫等大小不一，可選擇數量較多的字畫尺寸來訂制裝具，而體積相對較大的實物檔案可特殊處理，裝入與其體積相適應的特殊裝具內。

（三）加強實物檔案的保管

實物檔案一般應集中統一保管，在條件允許的情況下可以根據需要建立榮譽室或陳列室，對全部或部分實物檔案進行展覽陳列，同時應在綜合檔案室備份實物檔案目錄。榮譽室、陳列室要安排專人管理，根據不同實物材質做好實物檔案的維護工作，確保實物檔案保管保護設施到位，定期檢查，做好實物檔案存放庫房、櫥柜的清理、除塵等工作，以保證實物檔案的完好無損。

（四）拓寬實物檔案的利用

首先，應完善實物檔案查詢、借閱的流程，使實物檔案借出可追蹤、溯源，切實杜絕檔案丟失問題的發生。一般情況下，實物檔案不外借，若確需外借要按程序辦理審批手續和簽字登記。其次，應充分利用信息技術，搭建信息共享平臺，從而進一步拓寬實物檔案的利用途徑。如搭建數字檔案館，用戶可利用網絡查詢各種檔案信息。或是利用大數據技術，充分挖掘實物檔案的潛在利用價值，并建立相應的利用體系。還可因地制宜對實物檔案進行展示，如搭建實物檔案展示臺，展示走廊等，利用電視廣播、多媒體等宣傳途徑，充分發揮實物檔案的歷史記憶、文化傳承作用。最后，應健全獎懲制度，對捐贈實物檔案的行為予以表揚獎勵，對造成實物檔案丟失、污濁、破損的行為予以嚴懲。

（五）開展實物檔案的數字化

實物類檔案應在歸檔后進行數字化備份，刻錄制作成光盤歸檔，同時在兩者之間建立準確的標識關系。實物檔案可采用掃描或拍照的方式進行數字化處理。實物檔案數字化工作中應記錄使用的設備名稱、型號，使用的軟件程序版本等信息。隨著社會信息化的不斷發展，實物檔案數字化備份應及時進行轉換處理，以保障數字化信息的準確性和可識別性。

（六）提升檔案管理隊伍的業務能力和綜合素質

檔案管理人員是檔案管理工作有序開展的主體，管理隊伍的業務能力和綜合素質對檔案工作的成效有著直接性的影響。作為檔案管理工作者需要清楚認識到實物檔案的重要性，明確做好實物檔案管理工作的意義，強化實物檔案的歸檔意識，同時還需要具備過硬的業務能力和綜合素質，有強烈的工作責任感，不斷學習和掌握檔案相關歷史文化知識，強化檔案保管保護意識，并嚴格按照相關制度規定開展檔案管理工作，才能保證實物檔案管理工作的實際質量。

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