談如何有效利用病案庫房空間

文/濱州醫學院附屬醫院 劉洪云

病案室庫房是病案管理工作的關鍵環節，庫房存放大量的紙質病案原件，對其進行科學保管、延長病案的使用壽命是庫房管理工作的主要內容。相關文件明確規定，病歷的保存不能少于30年，有條件的可永久保存，因此有效利用庫房空間至關重要。原因如下：一是部分醫院通過租借場地或者是委托公司保管部分病歷，雖然暫時解決了庫房面積不足的問題，但是儲存和調閱病案的成本卻大大增加，而且很難進行集中管理；二是由于病案管理不能直接產生經濟效益，所以醫院往往是“重臨床醫療，輕病案管理”，爭取新的空間難上加難；三是目前各大醫院積極推進電子病歷提升等級，希望實現無紙化，但也要經過半無紙化狀態（即保存少量紙質病歷）。據數據初步統計，目前每份45頁的病歷無紙化后縮減到8頁左右，需紙制保存，完全無紙化是個漫長的過程；四是增速數量巨大，由“表1”可知，某三甲醫院自1977年建院至今病案約有120萬份，2012年庫房搬遷后總量倍增。在現有的條件下，醫院通過按架拆架去架和裝箱摞箱子的方法，緩解了紙質病案存儲緊缺空間，解決了目前病案管理面臨的主要問題。

一、按架子擺病歷

據了解，架子購置大多選擇密集架，移動密集架比固定架節約50%的空間，具體優勢說明如下：1.密集架架體是框式結構；2.每列密集架之間均有制動裝置，開閉方便。開架查取資料時只需拉出制動把手，架體不會被他人移動，可有效保證查閱人員的人身安全；3.密集架傳動機構采用精密內調心軸承，實心鋼，雙軸轉動，移動靈活，搖動輕便；4.密集架手柄可折疊，以避免通行障礙。

某三甲醫院于2012年在已有3個庫房20個密集架的基礎上，進行了搬遷改造，擴大為9個庫房100個密集架，密集架6層，每層5格，每格放150份病案，一個密集架兩面共放9000本病案。并通過不斷拆架裝箱摞箱的方法，滿足了現在120萬保存需求。詳見“表1”。

表1 拆架裝箱摞箱對照表

二、拆架子裝箱子

某三甲醫院每月新增病歷9000份左右，新增病歷回收錄入掃描裝訂后，交接分類依序上架，每月醫保約有200本借閱最新2個月的數量未上架；另外醫生職稱評審每年需要借閱幾百本病案原件，近幾年新生病歷必須有序擺放在架子上便于查找，只能將幾年前的歷史病歷陸續裝箱拆架層擺放。裝箱后所需要的庫房面積大大減少，密集架也節省30%空間，由“表1”“表2”可知，2014年70萬病歷需要63個架子,裝箱后只用了47個架子，一個架子放150箱（拆掉活動架層并包括架頂）。此方法更好地保存了原始病歷，便于調閱服務和移庫。

病案箱設計及裝箱要求：1.箱子內層有防潮塑料薄膜，前面是大字病案箱和醫院名稱，后面是庫房號、箱號、住院號，左面是妥善保管嚴格保密字樣，右面是箱號和防水防火圖標；2.裝箱時給每個病歷箱編號、裝箱上架登記本詳細記錄，并制作箱號對應電子清單、檔案總箱量表；3.箱子尺寸根據架子空格大小而定，每箱數量因病歷厚薄而不同，第一箱裝最早的病歷400本，每箱平均200本左右，由“表2”可知，圖書館一樓庫房歷史病案裝箱上架283200份，裝箱1042個，每箱平均277本，1~4號庫房420858份裝箱2102個，每箱平均200本。

表2 病案存放分布表

三、去架子摞箱子

2015年，某三甲醫院實行了病案數字化，對40年近百萬的紙質病案進行了掃描加工，建院慶祝40周年時統計4個10年的病案分析比較：前20年中最高的一年剛剛超過1萬份；第三個10年中最高的一年接近3萬份，即遞增兩倍；第四個10年中最高的一年超過9萬份，又遞增多倍。另外“表3”說明，近8年期間每月新生病歷由5917份到7683份再到目前9203份。病歷越來越厚，2018年100043本、4274522頁，每本平均45頁，由“表1”可知架子空間寥寥無幾，為此又采取去架子摞箱子的方法。

表3 病案年度統計表

箱怎么堆疊才能做到美觀、穩固，還能防潮？對接肯定是不牢固的，就是一層紙板要壓在另一層紙板上，稍微不注意堆疊的紙箱就全都倒下了；即便是不小心碰到了，紙箱也會搖搖欲墜。紙箱倒在地上，箱角就會折彎、受損。紙箱摞起來容易，但若想摞整齊漂亮，卻有一定難度，可嘗試采取以下辦法：1.加高地板防水；2.接縫處要搭接：根據空間大小選擇3、5、7花中一個形式，即選擇兩排3箱、兩排5箱、兩排7箱一組，隔層方向對轉交替疊摞，一般庫房堆放9層。2019年10月，醫院把30年前歷史病歷283200份1042箱，利用不規則小空間實行了去架子疊摞，節約了4個架子的空間進行應對病歷周轉。醫院多年經驗總結是：庫房創造空間、病案永久保存、提升服務質量，這些方法值得學習推廣。