淺談做好干部信息檔案管理工作的路徑

文/中共沂南縣委組織部干部信息管理中心 王明印

干部檔案是個人經歷和工作實踐的歷史記錄，記錄著個人成長歷程，是既能反映出個人的經歷、學歷及行政級別或專業技術職稱，又能反映個人的社會關系及獎懲情況的基礎性材料。干部信息檔案管理是一項服務性工作，更是一項政治性工作，是一項必須做好的工作。

一、干部檔案管理工作遇到的困難和問題

隨著干部檔案信息管理工作寬度和深度的延伸，干部檔案信息體制進一步擴展、機制進一步豐富，如何形成（或進一步規范）更加全面、清晰、科學、實用的規章制度、工作方法、操作規程，是干部檔案信息管理工作體制機制上的難點。

如何把干部檔案管理與數字化檔案建設緊密結合，發揮數字化檔案在干部日常管理工作中的功能，是提高干部檔案利用效率方面的難點。

從事干部檔案信息管理工作的人員既要具備過硬的專業技能，又要有較高的政治素質，同時檔案業務人員流動比較快，如何把好人員入口關、做好持續性培養工作，解決換人不斷檔的問題，是干部檔案信息管理隊伍建設的難點。

二、對干部檔案管理的意見建議

（一）注重隊伍建設，保證干部檔案工作有人負責。想做好檔案管理人員的培養工作，必須堅持先進后出、以老帶新原則，規定專職檔案管理員從事檔案工作不得少于2年，在脫離崗位前，必須確定好新的管檔預備人選接手，負責傳幫帶時間不低于1年。預備人選主要在參與集中整檔或到檔案室以干代訓的優秀年輕公務員、選調生中考察甄別。堅持檔案工作聯絡員制度。各單位設立檔案工作聯絡員，負責本單位檔案材料報送、檔案查借閱等工作，其他人員辦理檔案業務不予受理。檔案工作聯絡員調離工作崗位時，要報上級管檔單位，同時報送新檔案工作聯絡員基本情況，經批準后，方可交接任務。堅持AB角、實行輪幫制，隊伍建設不斷檔。一是堅持AB角，始終保持2名以上的專兼職人員，分別為A角、B角，平時工作中以專職A角為主，起到業務骨干和傳幫帶的作用，B角邊學習邊輔助，出現空缺及時角色轉換、填補空缺，形成以老帶新、角色替換的良性循環。二是實行輪幫制，挑選政治素質高、甘于吃苦耐勞的年輕公務員到檔案室幫助工作，時間為3個月左右，長年保持在2～3名，既能發現培養優秀的專業人員，又積蓄一批熟悉檔案業務的干部。

（二）注重材料收集，保證干部檔案的完整全面。結合檔案查核工作，做好集中收集。每年至少2次對干部檔案進行查核，逐卷摸清缺少材料底子，形成《檔案材料催收單》，采取召開會議集中安排的形式，將《催收單》下發，要求限期上交。對1次逾期未上報的，問責具體責任人，對2次逾期仍未上報的，向檔案涉及的干部本人反饋，由其督促完善，并將情況通報到單位主要負責同志。檔案材料送交與檔案利用掛鉤，落實責任制。把制度建設貫穿于檔案管理的全過程，健全登記、收集、存放、整檔、借閱、安全等各類制度，堅持“三不入、四不轉、五不查”等規定，嚴格遵循規章制度，用制度保規范，以規范促提升。一是及時報送。本單位入檔材料形成后，檔案工作聯絡員要在15個工作日之內報送。報送不及時的，對檔案工作聯絡員進行通報，下次仍未按時報送的，暫停對其所在單位的干部檔案利用服務，待檔案工作聯絡員寫出保證書，經單位領導簽字后，可重新開始此單位干部檔案的利用服務。二是限時辦結。報送的材料現場完成初審驗收，5個工作日內完成入檔；新轉檔案隨到隨整，時時更新維護干部信息數據，保障工作高效運轉，避免材料積壓。三是聯動協調，與審批職責單位業務科室定期溝通，加強協調，明晰需入檔的材料和要求，做到及時審批、及時轉交；對鄉鎮、縣直單位搭建業務交流平臺，定期組織業務培訓、評選先進單位、個人，定期通報，營造出良好的工作氛圍。四是倒查追責，對材料報送、登記、返回、入檔等關鍵節點，實行簽字留檔，入檔的數量、時間、經辦人等信息有據可查，追責到人，從機制上確保了零失誤、零差錯。

（三）注重規范基礎上創新，保證干部檔案工作水平提升。堅持“規范就是創新”的思路，根據干部檔案管理的規律，對檔案管理各環節的操作程序、注意事項、標準要求做詳細規定，注重科學操作，不斷總結經驗，在此基礎上創新出高標準、高效率的工作方法。注重信息化應用的效率性。進一步開發沿用干部人事管理信息系統和公務員管理信息系統的功能，尤其是拓展各類表格的生成功能、干部信息的查詢功能。進一步拓展數字化檔案信息系統的利用功能，提高信息化應用的效率，注重信息化應用的準確性。動態維護干部人事管理信息系統和公務員管理信息系統，從源頭上確保干部信息更新及時、準確。對日常收集的干部檔案材料，堅持邊整理入檔，邊充實進數據庫；對轉入、轉出的干部，堅持開具介紹信，同步啟動檔案整理和數據維護；對干部的考察、調整，堅持在考察、調整結束后，將個人思想工作小結、考察材料、家庭成員信息表，迅速錄入系統。注重信息化應用的保密性。干部檔案的日常查借閱，按照制度規定，由檔案聯絡員提前申請，嚴格審批，防止檔案信息泄露。干部人事管理信息系統和公務員管理信息系統由專人負責維護和輸出信息，除從事干部信息管理的工作人員擁有賬戶，可進入系統查看干部信息、進行操作外，其他人無法進入。

（四）嚴把干部任前檔案審核規范，對審核對象、審核標準、審核內容、審核程序進行具體的規范。1.明確審核對象。按照干部管理權限和“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”的原則，對以下人員干部檔案進行嚴格審核：一是擬提拔重用干部；二是擬調入本級黨委（黨組）管理范圍的交流任職干部；三是軍隊轉業干部等政策性安置人員；四是擬錄用、聘用、調任等新進干部（公務員）隊伍人員和其他需審核人員。2.嚴格審核標準。在嚴格執行《黨政領導干部選拔任用工作條例》的基礎上，結合中組部出臺的《關于干部人事檔案審核工作的問答》和上級下發的各項任前檔案審核意見，堅持實事求是，公道正派，按照“不能重復得利”和“從嚴把握”的原則慎重確認。嚴格控制檔案審核的質量，提升審核標準，對審核過程中發現的問題按照類型和嚴重程度分類匯總，形成干部檔案審核臺賬。3.嚴把審核內容。對干部檔案要進行全面審核，重點審核以下內容：一是檔案材料是否齊全。主要包括：參加工作、政審考察、學歷職稱、政治面貌、獎勵懲處、職務變動、工資待遇等材料是否齊全，能否完整反映干部的歷史；二是材料內容是否真實。上述各類材料是否有效，程序是否規范，手續是否完備，有無不實、涂改、造假；三是“三齡兩歷一身份”是否準確。出生年月記載是否一致，參加工作時間和工齡計算、入黨時間是否準確，學歷學位填寫是否屬實；四是在選拔任用、公開選拔和競爭上崗、考試錄用、入黨、入伍、入學等方面是否符合資格條件和政策規定，是否存在違規之處；五是檔案記載內容是否前后吻合、內在關系是否符合邏輯，干部基本信息認定是否準確等。將審核過程中發現的問題逐條逐項列出，結合整卷檔案綜合研判，對干部檔案中存在問題是否影響任用提出初步意見。嚴格審核程序。對擬提拔重用干部，按以下程序進行：一是在干部日常管理工作中，注意了解干部基本信息的準確性。在動議環節，預先審核有關人選干部檔案，填寫《干部基本信息審核表》；二是在民主推薦環節，考察組根據民主推薦情況，按照擬提拔人數2～3倍的比例審核干部檔案。重點審核干部的任職資格、條件和干部基本信息等情況，全面歷史地了解干部，填寫《干部基本信息審核表》，并提出是否影響選拔任用的意見；三是確定干部考察人選后，依據政策規定對有關人選的干部檔案及基本信息審核確認并提出意見，報經分管領導、主要領導同意后，出具《干部基本信息審核確認表》，向干部所在單位和本人反饋《干部基本信息審核確認表》的信息，干部簽字后存入本人檔案，干部所在單位要按照審核確認意見使用干部信息。四是依據《干部基本信息審核確認表》的信息填寫干部的呈報、任免表和有關材料，并據此對干部的基本情況等進行任前公示。經審核沒有問題，但入伍、入黨時的年齡、工作經歷等有特殊情況可能引起公眾質疑的，公示時作必要說明。在辦理檔案交接時，凡是沒有《干部基本信息審核表》的，一律不予接收。

三、結語

干部檔案管理工作是一項復雜而艱巨的工程，隨著人員管理體制和信息化時代的變革，干部檔案管理工作必須適應新時代要求，做到科學、規范。這就要求從事干部信息檔案管理相關工作的人員更新觀念，創新制度，加大投入，不斷提高管理和服務水平，促進干部信息管理工作逐步走上規范化、科學化、數字化管理軌道，更好地為干部工作服務。