新時代事業(yè)單位檔案管理的思考

摘 要：新時期事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些漏洞，加強檔案管理工作還要引進新型檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，進一步提高檔案管理的規(guī)范性、科學性與專業(yè)性，促進檔案管理工作體系深化改革。為了促進事業(yè)單位檔案管理健康發(fā)展，還要提出一系列的優(yōu)化改革措施，采用創(chuàng)新性的思路開展檔案管理工作，發(fā)揮檔案資源在服務公益事業(yè)中的積極作用。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;主要問題;深化改革

事業(yè)單位檔案管理工作受到廣泛關注，以往檔案管理形式日益不適應信息化、智能化與大數據時代的需要。還要從檔案管理技術的發(fā)展趨勢出發(fā)，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

一、事業(yè)單位加強檔案管理的價值

1.推進公益事業(yè)加快發(fā)展

隨著事業(yè)單位分類改革的逐步深入，公共服務體系的日益完善，事業(yè)單位的公益屬性也日漸加強。提高開展公益服務的履職能力，滿足社會對公共資源的使用需要，是當前及今后一段時間的重要使命。檔案是全社會的寶貴財富，是公共信息服務的重要組成部分，梳理現有檔案資源情況，創(chuàng)新檔案管理的服務方式，才能全面呈現公共服務事業(yè)發(fā)展面貌，滿足社會的檔案使用需要，形成公共服務信息有效供給機制，從而推動我國社會經濟的加速轉型發(fā)展。信息化時代還要求建立透明、公開和全面的公共信息服務機制，提高事業(yè)單位檔案管理水平，構建科學的檔案管理體系，才能滿足全社會的發(fā)展需要，符合服務對象日益?zhèn)€性化檔案應用需要。

2.降低檔案管理工作成本

檔案管理是事業(yè)單位重要的工作任務，隨著檔案價值被全社會廣泛重視，事業(yè)單位在檔案管理中投入的人力物力資源逐步增加。事業(yè)單位站在時代前沿創(chuàng)新檔案管理機制，優(yōu)化檔案管理設備，配置必要的檔案管理人才，可以滿足事業(yè)單位檔案管理的長期需要，在完成檔案服務職能的同時，可以有效降低檔案管理成本，進一步形成高效、系統(tǒng)、安全的檔案管理工作體系。在事業(yè)單位檔案廣泛使用，數據信息海量增加，檔案應用風險增大情況下，只有加強檔案管理工作，引進符合時代要求的檔案管理辦法，才能推動事業(yè)單位檔案管理工作科學化發(fā)展，才能減少各種不利因素對檔案管理的影響，在保證檔案安全的前提下發(fā)揮檔案的最大使用價值。

3.推動事業(yè)單位深化改革

推動事業(yè)單位分類改革，必須理清的職能，強化公益屬性，推動法人治理結構的廣泛實施。檔案管理對于梳理事業(yè)單位以往工作的得失，在回顧歷史的基礎上找準發(fā)展定位，加速推進改革有重要的現實意義。加強檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，加強檔案管理隊伍建設，可以清晰描繪事業(yè)單位為社會經濟發(fā)展做出的貢獻，可以有效找出事業(yè)單位發(fā)展中的問題，從而明確發(fā)展思路，做好長遠規(guī)劃，促進事業(yè)單位改革平穩(wěn)有序發(fā)展。凡是涉及重大工作決策、基礎建設、人事調整、機構并轉的重要工作都需要檔案數據的有力支持，需要依托扎實的檔案管理工作輔助各項工作的順利進行。強化檔案管理工作，提高檔案管理水平，保證檔案數據全面、精準、系統(tǒng)，才能為事業(yè)單位進一步深化改革奠定基礎，提高事業(yè)單位管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理的主要困境

1.檔案管理機制的困境

事業(yè)單位檔案管理的運轉機制較為傳統(tǒng)，改革創(chuàng)新的步伐相對較慢，不少事業(yè)單位的領導干部和基層職工沒能認識到檔案管理的重要價值，對檔案管理的重視不足，不能根據工作需要修訂檔案管理工作制度。一方面，檔案運轉機制不健全，各部門的配合不當，檔案管理運轉率較低，檔案的精準性不足，檔案處置的隨意性大，風險較高。另一方面事業(yè)單位檔案管理目標不明確，重管輕用的思想普遍存在，檔案管理長期以沿用舊有方式，檔案資源未能在重大決策、人事任免、崗位調配、科研創(chuàng)新中發(fā)揮積極作用。而且，當前事業(yè)單位檔案管理的信息孤島現象嚴重，檔案信息化建設水平較低，檔案管理未能發(fā)揮信息技術的重要輔助作用，還不具備大數據、云存儲與智能化管理的條件，不能在新形勢下修訂和完善檔案管理工作制度。

2.檔案管理專業(yè)性較低

事業(yè)單位檔案管理工作缺乏專業(yè)技術人才的參與，事業(yè)單位檔案管理工作主要依靠兼職人員進行，專職檔案管理人員的素質較低，專職檔案員不掌握信息化環(huán)境下的有效檔案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引進機制，檔案崗位編制有限，在壓縮編制的大趨勢下加大了檔案管理人才引進的難度，僅憑系統(tǒng)內部人才流轉與一時的事業(yè)單位公開招聘，不滿足事業(yè)單位對高級檔案管理人才的需要。檔案管理人員參與專業(yè)培訓的機會少，僅憑上級部門組織的時間有限、內容單一、方式傳統(tǒng)的檔案管理培訓，是不足以在短時期內彌補檔案管理人員技術欠缺問題的。由于事業(yè)單位檔案管理人員非專業(yè)出身，而且年齡偏大，持續(xù)學習的意愿與能力不強，不能熟練掌握信息化環(huán)境下的檔案管理方法，檔案管理人員普遍缺乏新的工作經驗，這在很大程度上制約了檔案管理工作的深化改革，導致事業(yè)單位檔案管理長期滯留在初級階段。

3.設備技術手段待更新

事業(yè)單位缺少專業(yè)的檔案管理技術設備，檔案管理工作條件相對落后。不少事業(yè)單位不注重引進檔案管理設施設備，缺乏檔案管理設備更新長遠計劃，沒能根據檔案管理工作的需要擬定技術設備引進的預算。財政部門未能對事業(yè)單位檔案事業(yè)給予必要支持，有時壓縮了檔案管理設備經費，不能多方籌措和保證檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的資金，一定程度上制約了檔案管理改革進程。事業(yè)單位往往采用一次性大規(guī)模招標采購檔案管理設備的工作方式，導致事業(yè)單位檔案管理設備存在集中淘汰、集中更新的情況，不僅造成大量的技術設備長期閑置的情況，導致技術設備維護成本較高，檔案管理工作的費用增加，嚴重影響檔案工作進步。解決技術設備難題，持續(xù)開發(fā)專業(yè)系統(tǒng)，關注檔案管理硬件建設，才能促進事業(yè)單位檔案管理加速改革。

4.檔案管理的風險較高

檔案管理制度更新不足，檔案管理設備配置不當，從事檔案管理技術人員不能有效分析檔案管理工作的情況，不能采用針對性的優(yōu)化改革措施，加上全社會對事業(yè)單位檔案獲取需求的增加，使得檔案運轉的風險指數不斷提升。尤其在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位往往不具備應對復雜網絡風險的能力。紙質檔案的數字化，檔案在多元化渠道傳遞信息，檔案網絡互動的頻率增加，以及海量檔案信息增長，這些因素都增加了檔案管理風險。目前，事業(yè)單位檔案管理還缺乏專業(yè)技術單位的支持，僅憑事業(yè)單位有限的技術實力、人員配置是不足以全面應對各種檔案管理風險的，還要構建更加專業(yè)的檔案安全防控體系，減少珍貴檔案資源的各種潛在風險。

三、事業(yè)單位檔案管理遵循的原則

1.從實際出發(fā)原則

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，推動檔案管理工作的健康發(fā)展，消除傳統(tǒng)檔案管理工作方式的弊端，還要從事業(yè)單位的現實情況出發(fā)，擬定科學的檔案管理工作改革發(fā)展計劃。首先，全面梳理當前檔案管理工作的現狀，既了解檔案“家底”，還要明確檔案管理工作的漏洞，根據現實情況、工作需要、行業(yè)檔案管理趨勢，擬定切實可行的檔案管理工作方案，既考慮檔案管理的成本，又能設置檔案管理改革時間窗口，同時積極尋找檔案管理改革的政策支持，切實集中優(yōu)勢力量推動檔案管理改革，防止盲目冒進事業(yè)的風險，提高檔案管理質量的同時，逐步消除傳統(tǒng)檔案管理的隱患，形成良好的檔案管理氛圍，解決檔案管理現實問題。

2.信息化改革原則

事業(yè)單位檔案管理改革需要指向信息化，把推動紙質檔案的信息化作為檔案管理工作的核心任務。首先，切實了解檔案管理技術趨勢，認識到檔案管理信息化重要性，逐步促進紙質檔案管理向信息化檔案管理的方向邁進，奠定檔案管理信息化的必要基礎。其次，還要把大數據、云存儲、智能化作為檔案管理改革的主要目標，從相關工作任務出發(fā)明確階段性檔案工作改革的重點，科學的配置專業(yè)技術設備，持續(xù)性的推動相關工作進步，促進檔案管理信息化的加快進行。第三，檔案管理信息化還要考慮成本，分析潛在風險，找出有效的檔案管理改革路徑，真正站在時代前沿推動檔案管理改革，抓住機遇實現事業(yè)單位管理改革跨越式發(fā)展。

3.精準化服務原則

檔案數據信息滿足時代發(fā)展需要是檔案管理改革的核心任務。應當構建精準化的檔案管理服務體系，從滿足用戶的使用需要出發(fā)，提高檔案管理的整體水平。首先，高度重視發(fā)揮檔案資源的使用價值，從提高檔案應用價值出發(fā)，開展具體的檔案管理工作，更好的滿足服務對象的檔案使用需要。其次，從服務對象日益多元化、個性化檔案的使用需要出發(fā)，著力優(yōu)化檔案配置方式，大力開發(fā)特色檔案，保持檔案管理的專業(yè)性，達到全面提高檔案管理工作水平目標。第三，精準化檔案管理工作還要把握行業(yè)檔案的發(fā)展趨勢，了解當下檔案管理工作的問題，構建廣泛聯系檔案服務機制，實現多方面的廣泛配合，從而構建一個更加綜合性的管理機制。

四、事業(yè)單位檔案管理的改革路徑

1.加強檔案管理工作領導

事業(yè)單位還要加強檔案管理工作的領導水平，根據檔案管理工作目標梳理現有檔案管理工作存在的問題，把檔案管理深化改革納入議事日程，加快檔案管理改革的步伐。事業(yè)單位的上級主管部門、檔案管理行政機關應當督促事業(yè)單位開展好檔案管理改革工作，監(jiān)督檔案管理改革的進程。事業(yè)單位領導需要明確檔案管理人員職責，督促重要檔案管理改革工作的實施，明確檔案管理人員的任務、目標與工作標準。還要建立健全檔案管理網絡體系，形成相互配合的檔案運轉機制，領導班子與分管領導應當及時研究檔案管理的問題，保證檔案管理需要的人力物力資源。加快修訂檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進新型的檔案管理工作方式，促進全單位人員參與到日常檔案管理當中，從而有效解決以往檔案管理工作存在的問題。

2.建立優(yōu)質檔案管理隊伍

專業(yè)的檔案管理隊伍對于提高檔案管理工作水平，解決檔案管理的現實困境，加速推動檔案管理改革工作，發(fā)揮檔案資源的使用價值有重要意義。新時代還要建立更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調流轉專業(yè)檔案技術人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性的培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業(yè)技術能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業(yè)務操作能力，通過網絡培訓的方式促進兼職檔案員自學相關技術。第三，還要建立檔案技術人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業(yè)技能，從而推動檔案管理事業(yè)深化發(fā)展。

3.提高檔案管理的規(guī)范性

為了加快事業(yè)單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標準化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現有檔案運轉流程與操作規(guī)程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在 的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規(guī)范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

4.加速檔案管理的信息化

信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，為了發(fā)揮信息技術的檔案管理價值，還要大力引進專業(yè)的技術設備，滿足檔案管理信息化的現實需要。一方面，應當擬定檔案管理信息化的工作計劃，做好檔案管理信息的年度預算，根據檔案的需要合理申報設備采購申請，保證檔案管理設備及時更新換代。另一方面，開發(fā)專業(yè)的檔案管理服務系統(tǒng)，提高檔案管理的軟件水平。尤其開發(fā)業(yè)務檔案管理軟件，實現檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)廣泛聯系，做好檔案信息的自動化采集。新時代還要采用檔案信息化建設的外包模式，針對事業(yè)單位檔案管理信息技術能力不足，人員素質有限的現實，采用招標采購方式打包購買檔案管理服務，要求中標單位在幫助事業(yè)單位加強檔案管理軟硬件建設的同時，承擔技術服務的任務，由專業(yè)機構代為培養(yǎng)檔案管理人員。還要保證檔案管理安全性，重點加強檔案信息安全建設，做好檔案數據信息的日常維護工作，開發(fā)和優(yōu)化數據庫的運行工作，從而保證檔案數據信息在網絡環(huán)境下得到有效共享。

結論

檔案管理是事業(yè)單位的重要工作任務，新時代還要明確事業(yè)單位檔案管理改革的現狀，從社會對事業(yè)單位檔案的需求出發(fā)，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術的引進更新，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平和服務質量。

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（作者單位：山西省呂梁市文水縣委機要保密技術中心）

作者簡介：趙錦秀（1980-），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。