淺談上海軌道交通防疫檔案的收集和整理

沈潔

摘 要：新冠疫情作為重大突發性公共衛生事件，對各行各業工作秩序都帶來了重大沖擊，軌道交通檔案管理工作面對特殊形勢，積極應對，努力探索，針對處于空白狀態的防疫檔案收集整理工作梳理出一套切實可行的工作方案和機制。本文就此做一探討，以期供今后有關工作參考。

關鍵詞：防疫檔案;軌道交通;收集整理

2020年突如其來的新冠肺炎疫情給人們的生產和生活帶了前所未有的影響。在這場全民參與的防疫抗疫阻擊戰中，各行各業共克時艱，與病毒全力斗爭，盡最大努力保障社會生活有序開展。上海軌道交通在新冠疫情期間，貫徹黨中央國務院和市委市政府各項決策部署，廣大員工凜然逆行、眾志成城，實現地鐵乘客零感染、員工零感染，為各行各業復工復產提供了堅強保證，也留下了大量具有保存價值的文件材料和影像資料。這些資料不但是上海地鐵防疫工作的真實寫照，也為今后上海軌道交通系統總結經驗教訓，再上新臺階提供了基礎。因此，防疫資料的收集和整理尤為重要。根據上海市檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的實施意見，申通地鐵作為疫情防控檔案成員單位（市檔案館接收范圍），在疫情平穩期間開展防疫檔案的收集和整理。防疫檔案工作以圍繞企業中心任務、服務企業需求為著力點，履行好檔案部門的職責和使命，收到了較好的效果。

防疫檔案，是指在防控突發重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態的原始記錄[1 ]。上海軌道交通防疫檔案涵蓋特殊時期地鐵客流組織和行車安排、項目建設復工復產、設施設備防疫要求、經營項目管理調整、員工思想動態疏導等各方面。疫情開始蔓延時，筆者嘗試查閱2003年“非典”時期相關檔案，但是遺憾地發現：由于過去缺乏規范、監督等原因，“非典”疫情期間所形成的各類文件材料沒能及時收集和有效管理，只能在年度報告等重要文件中找到部分段落，大部分與生產運營相關的防疫檔案散失、損毀，甚至未納入收集歸檔范圍，給檔案資源建設和日后查考帶來了損失和不便。因此，在防疫過程中提高檔案意識，做好防疫檔案的收集歸檔、管理與服務工作，是檔案工作的當務之急。在疫情暴發和存續期間，完整、齊全地收集防疫檔案，可以記錄疫情防控工作全過程，為掌握疫情狀況、調整防疫策略、查考有關事項提供依據和憑證。疫情結束后，這些檔案可被用于運營的案例研究、完善管理制度、認識規律修補短板等，為今后預防和應對類似疫情提供經驗教訓以及儲備知識。如何收集和整理這些檔案，是檔案戰線工作人員近一個階段研究的重要方向和目標。根據上海市檔案局《關于貫徹落實〈國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見〉的實施意見》[2 ]等文件要求，筆者在工作實踐中摸索，整理出一些可行性較強的檔案收集整理方案和路徑。具體包括以下幾個方面。

1 防疫檔案收集整理應堅持正確的工作原則

防疫及其檔案管理具有事發突然、涉及面廣、不確定性強等特點。針對這種情況，要做好防疫檔案的收集整理工作，應堅持正確的工作原則，確保這項工作有序進行。具體應堅持三項原則。

1.1 統一領導、協調溝通的原則

防疫檔案的收集來自于軌道交通建設、運營、經營等不同板塊、部門和單位，各有特點。開展防疫檔案的收集，應由檔案部門牽頭，設立臨時性的防疫檔案綜合協調小組進行，可將各單位及各部門現有的專兼職檔案人員納入該臨時協調小組，由檔案工作人員進行指導。

1.2 各負其責、過程控制的原則

按照“誰生成、誰歸檔”的要求，對防疫工作或防疫活動產生并形成的檔案資料，派專人管理，防止造成防疫檔案多頭管理或無人管理的極端情況。臨時協調小組按疫情發展的程度采取月度、季度或年度的時間節點開展定期的防疫檔案自查、互查、指導、監督。

1.3 完整收集、科學利用的原則

防疫檔案的收集應做到“應收盡收”，各單位檔案工作人員應主動出擊，不但注重檔案收集的覆蓋面，更要重視歸檔防疫材料的齊全性。同時利用檔案信息化管理系統對防疫檔案做好數字化加工和錄入，便于統計及后期的共享利用。

2 上海軌道交通在防疫檔案收集整理工作中的做法

2.1 強化檔案意識

防疫檔案工作得以順利起步并開展，得到了集團公司領導的重視和支持，將防疫檔案的收集和歸檔列入整個疫情防控工作體系之中。

各下屬單位在防疫攻堅戰中處于防疫處置的最前線，他們保存并能提供與防疫全過程直接相關的檔案材料，同時具備足夠的業務能力，通過防疫過程中的具體事件進行檔案收集和分析，產生具有參考價值的報告。此項工作起動后，各有關單位高度重視，安排專、兼職檔案人員參與此項工作。檔案部門對專、兼職檔案人員進行宣傳貫徹及業務培訓，并由各單位檔案管理人員進行單位內的二級宣貫（宣貫流程如下圖一），確保防疫檔案工作落實到全體工作人員，為后續工作的開展打下了堅實的組織基礎。

2.2 構建工作機制

按照防疫檔案“應歸盡歸”的原則，由檔案部門制定《上海申通地鐵集團有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作方案——歸檔范圍和保管期限表》，為防疫檔案收集工作的具體開展指明了方向。由于疫情的突發性和發展的不確定性，同時防疫材料涉及門類廣、來源復雜、載體繁多，歸檔范圍無法一次性界定。實踐中，以整理現有文書材料為切入點，由檔案收集單位根據半年積累的與疫情相關的收文和發文，找出規律并草擬歸檔范圍大類，然后根據收文處理涉及的單位（部門）和發文單位（部門），由專、兼職檔案人員深入業務部門調研防疫工作產生的材料，擬定重要程度;最后由檔案部門進行合并歸類，確定大類并細分歸檔范圍二級目錄及三級目錄，同步制定保管期限表。同時，文書類防疫檔案分類也可參考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》[2 ]，結合自身企業疫情防控工作特點，主要包括：上級機關和單位領導在防疫工作和活動中的重要決定、通知、指示和批示，印發的各種文件;上級單位對各業務方面防疫工作進行監督指導時形成的工作方案、情況報告、調研材料、重大措施實施情況記錄及報告等;集團在疫情開始之際及過程中成立領導機構、工作小組、專項小組的文件;各類與防疫工作相關的會議記錄、會議紀要;集團領導層作出的重要決策、實施方案、總結、報告、簡報、新聞宣傳材料等。