疾病預(yù)防控制中心檔案的管理與利用研究

摘 要：伴隨疾控中心各項工作不斷深入和改革，加之疫情防控背景下疾控中心工作任務(wù)劇增，由此使得疾控中心日常管理以及業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的信息資源隨之增加，疾控中心檔案管理與利用工作面臨新的挑戰(zhàn)。在這種形勢下，如何從規(guī)范化、信息化、標準化的角度管理與利用檔案資源，是檔案人員必須正視的問題。為此，文章就疾病預(yù)防控制中心檔案管理與再利用的現(xiàn)實意義進行分析，闡述檔案管理與利用中的問題，結(jié)合檔案實踐以及檔案學(xué)理論提出建議，旨在能夠進一步幫助疾控中心建立一套符合單位實情的嚴密管理體系。

關(guān)鍵詞：管理;再利用;疾控中心;檔案;現(xiàn)實意義

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用的現(xiàn)實意義

作為疾病預(yù)防控制實踐中產(chǎn)生、形成的重要信息資源集合體，疾控中心檔案能夠真實反映單位的疾控活動、科研活動以及其他工作，對于疾控中心未來各項工作具有重要的參考意義[1 ]。做好疾控中心檔案管理與利用工作，能夠進一步節(jié)余檔案工作的整體成本，確保檔案工作提質(zhì)增效，推動疾控中心高質(zhì)量發(fā)展。對檔案信息資源進行深度開發(fā)、深入挖掘，能夠為疾控中心開展各項工作提供相應(yīng)的資料，能夠更好地為后期決策提供科學(xué)依據(jù)，全面提升工作的精準性和規(guī)范性。

2 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用中常見的問題

2.1信息技術(shù)應(yīng)用不足，數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作滯后

現(xiàn)階段，部分疾控中心檔案數(shù)字信息化管理的成效不明顯，仍然停留在傳統(tǒng)人工、線下管理的模式。不僅無法適應(yīng)疾控中心辦公自動化的需求，而且無法發(fā)揮新型檔案管理技術(shù)在數(shù)據(jù)處理能力上的優(yōu)勢，制約檔案的開發(fā)利用。一是檔案數(shù)字信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)滯后，系統(tǒng)功能較為單一，只能滿足疾控中心簡單的存儲需求，無法滿足數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)開發(fā)利用等深層次的需求，進而導(dǎo)致管理以及開發(fā)利用過程中仍然存在諸多問題[2 ]。例如，檔案管理系統(tǒng)與疾控中心病例系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)層面無法同步更新，信息數(shù)據(jù)形成部門無法直接將數(shù)據(jù)傳輸、同步至檔案工作部門，影響了線上立卷歸檔工作的開展。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)、云共享技術(shù)、自動算法技術(shù)的引進、更新以及應(yīng)用滯后，導(dǎo)致檔案資源數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)深度挖掘、實時共享、數(shù)據(jù)分布式存儲等目標，影響了檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.2 制度配套不完善，檔案工作的規(guī)范性待提升

對于檔案人員而言，開展各項檔案工作，需要嚴格依據(jù)相應(yīng)的工作規(guī)范，才能確保標準、流程以及內(nèi)容都符合相關(guān)要求，避免后期出現(xiàn)“二次返工”的現(xiàn)象，進而最大限度地保障檔案質(zhì)量[3 ]。然而，實踐中部分疾控中心制度配套不完善，沒有立足于本疾控中心需求以及相關(guān)規(guī)范性文件的要求開展建章立制工作，影響了檔案工作標準化、規(guī)范化建設(shè)步伐。

2.3 資源投入力度不足，檔案工作環(huán)境有待優(yōu)化

部分疾控中心尚未認識到檔案資源在信息決策、信息分析、疾控預(yù)防、疾控研判、疾控監(jiān)測以及其他工作中的價值，投入的人、財、物不足，導(dǎo)致檔案工作長期邊緣化。一方面，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配套不足，導(dǎo)致相關(guān)運行軟件以及管理硬件都無法高效運行，制約了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。另一方面，新形勢下疾控中心檔案工作不僅對現(xiàn)代化硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)的依賴程度高，且要求檔案室等存儲空間滿足“八防”的基本要求 [4 ]。在缺乏相關(guān)軟硬件設(shè)施的情況下，檔案管理以及再利用成效達不到既定的要求。

3 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用的有效對策

3.1 新型技術(shù)賦能檔案工作，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是新時期檔案工作的方向，直接影響疾控中心檔案工作成效。為此，疾控中心必須要利用新型技術(shù)的特性，尋找新型技術(shù)與檔案工作的契合點，實現(xiàn)檔案工作內(nèi)容與流程的再造。

3.1.1 要對現(xiàn)有的檔案數(shù)字信息化管理系統(tǒng)進行更新，建立檔案工作數(shù)字化平臺。一方面，檔案人員要按照“重點突出，分布進行”“存量與增量數(shù)字化同步”的基本原則，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化和加工，并對線上終端的電子文件進行立卷歸檔，確保檔案資源的完整性、準確性，避免出現(xiàn)盲目建設(shè)和開發(fā)的現(xiàn)象。另一方面，要從技術(shù)層面攻關(guān)，將檔案管理系統(tǒng)與疾控中心病例系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)并同步，打通數(shù)據(jù)鏈條，打破數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)一站式管理、存儲與開發(fā)的目標。

3.1.2 要綜合應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)，打造檔案數(shù)據(jù)庫。首先，要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，對標檔案檢索需求，實現(xiàn)對檔案的深度檢索。疾控中心要結(jié)合使用主體的需求對檢索功能、檢索模型進行完善，切實提升檢索實效。其次，要通過云儲存以及云服務(wù)技術(shù)，提升檔案的數(shù)據(jù)處理能力以及數(shù)據(jù)共享能力，確保相關(guān)的檔案資源能夠及時同步至云存儲終端，強化疾控中心檔案備份的能力。同時，也可以探索與醫(yī)院、衛(wèi)健委以及其他單位開展檔案共享與互通工作，進一步延伸檔案開發(fā)利用的領(lǐng)域，助力于“健康中國”戰(zhàn)略的實施。最后，要應(yīng)用人工智能技術(shù)以及自動算法技術(shù)，探索檔案流程自動化的檔案管理模式，減輕檔案人員的工作壓力。

3.2 健全檔案工作制度，形成規(guī)范化以及標準化的管理體系

作為一項精細化且涉及內(nèi)容眾多的工作，檔案工作需要配套以相應(yīng)的制度，才能確保各項任務(wù)準確落實。為此，一是要從組織建設(shè)的角度出發(fā)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。同時，要通過相應(yīng)的制度明確領(lǐng)導(dǎo)以及領(lǐng)導(dǎo)小組的權(quán)責(zé)，形成部門配合、資源統(tǒng)籌的檔案工作體系，加快檔案標準化建設(shè)進程。二是既要結(jié)合《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》等規(guī)范性文件、國家標準文件、行業(yè)標準文件，又要立足于本疾控中心檔案管理及檔案利用需求，從制度層面對檔案工作的流程、內(nèi)容、規(guī)范、標準等要素進行明確，為檔案工作人員開展相關(guān)工作提供科學(xué)依據(jù)，提升各工作環(huán)節(jié)的嚴謹性以及規(guī)范性。三是要健全檔案編研制度，優(yōu)化檔案再利用工作。要進一步從制度層面明確編研的要求、流程以及相關(guān)內(nèi)容，形成一批具有典型代表的檔案編研成果，全面發(fā)揮檔案的社會價值、文化經(jīng)濟以及經(jīng)濟價值。

3.3 加大資源投入力度，優(yōu)化檔案工作環(huán)境

疾控中心檔案數(shù)量多、內(nèi)容龐大且種類多元，這就決定了檔案工作是一項技術(shù)性強的高精度工作，不僅需要依托于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等工作環(huán)境，而且需要優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境。為此，疾控中心必須要加大資源投入力度，確保資源利用效益最大化。一是要對標當?shù)貦n案館在軟硬件設(shè)施配套中的相關(guān)標準，引進一批操作性能好、處理效率高的掃描設(shè)備、打印復(fù)印設(shè)備、檔案架、計算機、微縮相機等硬件設(shè)施，既加快紙質(zhì)類檔案資源數(shù)字化處理的進程，又確保檔案資源能夠在網(wǎng)絡(luò)終端進行管理、開發(fā)以及利用。二是要加大對標檔案庫房“八防”的基本要求，引進并更新相應(yīng)的防潮、防火及其他設(shè)施，確保相關(guān)紙質(zhì)類檔案能夠長期安全保存，為“紙質(zhì)檔案與電子檔案檔案雙軌制”運行提供有效支撐，形成工作合力。

結(jié)束語

新時代背景下，疾控中心只有著眼于檔案資源建設(shè)這一核心目標，應(yīng)用新思維以及新方式管理好各類檔案，才能真正發(fā)揮檔案資源在日常行政事務(wù)以及業(yè)務(wù)中的作用，提升疾控中心的信息決策能力、信息應(yīng)變能力以及迎檢能力。具體而言，一是要新型技術(shù)賦能檔案工作，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型;二是要健全檔案工作制度，形成規(guī)范化以及標準化的管理體系;三是要加大資源投入力度，優(yōu)化檔案工作環(huán)境。相信在檔案人員的努力下，疾控中心檔案工作水平會上升到新的高度，為疾控中心長遠發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

參考文獻：

[1]張寧.新形勢下疾控中心檔案管理水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：156—157.

[2]葛光明.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用研究[J].決策探索（中），2021（05）：90—91.

[3]張加華，唐海文.疾控中心檔案工作可持續(xù)化發(fā)展的新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（09）：128—129.

[4]葛楠.新形勢下疾控中心檔案管理策略探討[J].蘭臺內(nèi)外，2021（14）：19—21.

作者簡介：曹艷民，博士學(xué)位，濟南市疾病預(yù)防控制中心館員，研究方向：檔案管理。