疾病預防控制中心檔案的管理與利用研究

摘 要：伴隨疾控中心各項工作不斷深入和改革，加之疫情防控背景下疾控中心工作任務劇增，由此使得疾控中心日常管理以及業務中產生的信息資源隨之增加，疾控中心檔案管理與利用工作面臨新的挑戰。在這種形勢下，如何從規范化、信息化、標準化的角度管理與利用檔案資源，是檔案人員必須正視的問題。為此，文章就疾病預防控制中心檔案管理與再利用的現實意義進行分析，闡述檔案管理與利用中的問題，結合檔案實踐以及檔案學理論提出建議，旨在能夠進一步幫助疾控中心建立一套符合單位實情的嚴密管理體系。

關鍵詞：管理;再利用;疾控中心;檔案;現實意義

1 疾病預防控制中心檔案管理與利用的現實意義

作為疾病預防控制實踐中產生、形成的重要信息資源集合體，疾控中心檔案能夠真實反映單位的疾控活動、科研活動以及其他工作，對于疾控中心未來各項工作具有重要的參考意義[1 ]。做好疾控中心檔案管理與利用工作，能夠進一步節余檔案工作的整體成本，確保檔案工作提質增效，推動疾控中心高質量發展。對檔案信息資源進行深度開發、深入挖掘，能夠為疾控中心開展各項工作提供相應的資料，能夠更好地為后期決策提供科學依據，全面提升工作的精準性和規范性。

2 疾病預防控制中心檔案管理與利用中常見的問題

2.1信息技術應用不足，數字化轉型工作滯后

現階段，部分疾控中心檔案數字信息化管理的成效不明顯，仍然停留在傳統人工、線下管理的模式。不僅無法適應疾控中心辦公自動化的需求，而且無法發揮新型檔案管理技術在數據處理能力上的優勢，制約檔案的開發利用。一是檔案數字信息化管理系統的建設滯后，系統功能較為單一，只能滿足疾控中心簡單的存儲需求，無法滿足數據共享、數據開發利用等深層次的需求，進而導致管理以及開發利用過程中仍然存在諸多問題[2 ]。例如，檔案管理系統與疾控中心病例系統、監測系統、協同辦公系統及其他業務系統在數據層面無法同步更新，信息數據形成部門無法直接將數據傳輸、同步至檔案工作部門，影響了線上立卷歸檔工作的開展。二是大數據技術、云共享技術、自動算法技術的引進、更新以及應用滯后，導致檔案資源數據無法實現深度挖掘、實時共享、數據分布式存儲等目標，影響了檔案數據庫建設。

2.2 制度配套不完善，檔案工作的規范性待提升

對于檔案人員而言，開展各項檔案工作，需要嚴格依據相應的工作規范，才能確保標準、流程以及內容都符合相關要求，避免后期出現“二次返工”的現象，進而最大限度地保障檔案質量[3 ]。然而，實踐中部分疾控中心制度配套不完善，沒有立足于本疾控中心需求以及相關規范性文件的要求開展建章立制工作，影響了檔案工作標準化、規范化建設步伐。

2.3 資源投入力度不足，檔案工作環境有待優化

部分疾控中心尚未認識到檔案資源在信息決策、信息分析、疾控預防、疾控研判、疾控監測以及其他工作中的價值，投入的人、財、物不足，導致檔案工作長期邊緣化。一方面，相應的軟硬件設施配套不足，導致相關運行軟件以及管理硬件都無法高效運行，制約了檔案數字化轉型的步伐。另一方面，新形勢下疾控中心檔案工作不僅對現代化硬件設施、軟件系統的依賴程度高，且要求檔案室等存儲空間滿足“八防”的基本要求 [4 ]。在缺乏相關軟硬件設施的情況下，檔案管理以及再利用成效達不到既定的要求。

3 疾病預防控制中心檔案管理與利用的有效對策

3.1 新型技術賦能檔案工作，加快數字化轉型

檔案數字化轉型是新時期檔案工作的方向，直接影響疾控中心檔案工作成效。為此，疾控中心必須要利用新型技術的特性，尋找新型技術與檔案工作的契合點，實現檔案工作內容與流程的再造。

3.1.1 要對現有的檔案數字信息化管理系統進行更新，建立檔案工作數字化平臺。一方面，檔案人員要按照“重點突出，分布進行”“存量與增量數字化同步”的基本原則，對紙質檔案進行數據化轉化和加工，并對線上終端的電子文件進行立卷歸檔，確保檔案資源的完整性、準確性，避免出現盲目建設和開發的現象。另一方面，要從技術層面攻關，將檔案管理系統與疾控中心病例系統、監測系統、協同辦公系統及其他業務系統的數據關聯并同步，打通數據鏈條，打破數據壁壘，實現一站式管理、存儲與開發的目標。

3.1.2 要綜合應用多種數字化信息技術，打造檔案數據庫。首先，要依托大數據技術，對標檔案檢索需求，實現對檔案的深度檢索。疾控中心要結合使用主體的需求對檢索功能、檢索模型進行完善，切實提升檢索實效。其次，要通過云儲存以及云服務技術，提升檔案的數據處理能力以及數據共享能力，確保相關的檔案資源能夠及時同步至云存儲終端，強化疾控中心檔案備份的能力。同時，也可以探索與醫院、衛健委以及其他單位開展檔案共享與互通工作，進一步延伸檔案開發利用的領域，助力于“健康中國”戰略的實施。最后，要應用人工智能技術以及自動算法技術，探索檔案流程自動化的檔案管理模式，減輕檔案人員的工作壓力。

3.2 健全檔案工作制度，形成規范化以及標準化的管理體系

作為一項精細化且涉及內容眾多的工作，檔案工作需要配套以相應的制度，才能確保各項任務準確落實。為此，一是要從組織建設的角度出發，明確檔案工作的分管領導，成立檔案工作領導小組。同時，要通過相應的制度明確領導以及領導小組的權責，形成部門配合、資源統籌的檔案工作體系，加快檔案標準化建設進程。二是既要結合《檔案法》《紙質檔案數字化規范》《黨政機關電子公文歸檔規范》《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》《檔案移動服務平臺建設指南》等規范性文件、國家標準文件、行業標準文件，又要立足于本疾控中心檔案管理及檔案利用需求，從制度層面對檔案工作的流程、內容、規范、標準等要素進行明確，為檔案工作人員開展相關工作提供科學依據，提升各工作環節的嚴謹性以及規范性。三是要健全檔案編研制度，優化檔案再利用工作。要進一步從制度層面明確編研的要求、流程以及相關內容，形成一批具有典型代表的檔案編研成果，全面發揮檔案的社會價值、文化經濟以及經濟價值。

3.3 加大資源投入力度，優化檔案工作環境

疾控中心檔案數量多、內容龐大且種類多元，這就決定了檔案工作是一項技術性強的高精度工作，不僅需要依托于互聯網、物聯網等工作環境，而且需要優質的紙質檔案存儲環境。為此，疾控中心必須要加大資源投入力度，確保資源利用效益最大化。一是要對標當地檔案館在軟硬件設施配套中的相關標準，引進一批操作性能好、處理效率高的掃描設備、打印復印設備、檔案架、計算機、微縮相機等硬件設施，既加快紙質類檔案資源數字化處理的進程，又確保檔案資源能夠在網絡終端進行管理、開發以及利用。二是要加大對標檔案庫房“八防”的基本要求，引進并更新相應的防潮、防火及其他設施，確保相關紙質類檔案能夠長期安全保存，為“紙質檔案與電子檔案檔案雙軌制”運行提供有效支撐，形成工作合力。

結束語

新時代背景下，疾控中心只有著眼于檔案資源建設這一核心目標，應用新思維以及新方式管理好各類檔案，才能真正發揮檔案資源在日常行政事務以及業務中的作用，提升疾控中心的信息決策能力、信息應變能力以及迎檢能力。具體而言，一是要新型技術賦能檔案工作，加快數字化轉型;二是要健全檔案工作制度，形成規范化以及標準化的管理體系;三是要加大資源投入力度，優化檔案工作環境。相信在檔案人員的努力下，疾控中心檔案工作水平會上升到新的高度，為疾控中心長遠發展創造良好條件。

參考文獻：

[1]張寧.新形勢下疾控中心檔案管理水平提升策略[J].辦公室業務，2021（10）：156—157.

[2]葛光明.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用研究[J].決策探索（中），2021（05）：90—91.

[3]張加華，唐海文.疾控中心檔案工作可持續化發展的新思路[J].辦公室業務，2021（09）：128—129.

[4]葛楠.新形勢下疾控中心檔案管理策略探討[J].蘭臺內外，2021（14）：19—21.

作者簡介：曹艷民，博士學位，濟南市疾病預防控制中心館員，研究方向：檔案管理。