企業電子文件管理的思考

楊祥 楊蕾

摘 要：隨著現代信息技術的快速發展，企業較多的業務均采用電子的形式進行統一管理，逐步實現了由傳統紙質到電子化管理模式的轉變，由此也引起了文件歸檔介質與方式的轉變。而業務信息系統的建設缺乏電子文件管理功能，導致了其歸檔管理遇到了諸多的困難。本文在對電子文件管理相關知識學習的基礎之上，結合公司運營管理的實際情況，對電子文件管理的相關工作經驗進行了總結。

關鍵詞：企業;電子文件;管理

隨著辦公自動化的不斷推進，企業越來越多的文件信息都以電子的形式存在，相應也對電子文件檔案管理提出更高要求。電子文件不僅成為經濟社會發展的重要組成部分，也在一定程度上影響了企業電子文件的管理和創新。因此對于企業而言，如何做好電子文件的收集、歸檔和管理成為了企業必須解決的現實問題。特別是企業檔案管理部門應該主動適應時代發展趨勢，將電子檔案管理作為主要工作方向，充分認識到電子文件管理的重要性，解決在電子文件檔案管理過程中出現的各種問題，進一步提升企業電子文件檔案管理效率。

1 基本概念與特點

1.1 電子文件定義

電子文件是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

1.2 電子文件特點

電子文件與傳統的紙質文件存在著明顯區別，由于電子文件更依賴于現代信息技術，因此其自身也體現出以下幾方面特點：

1.2.1 依賴性。電子文件的生成過程需要依賴一定的數字設備，由于不同歷史時期信息技術的發展水平不同，相應產生的數字產品也存在一定的區別，特別是在軟硬件更新換代之后，不同產品之間存在一定的兼容性差別，這就造成了電子文件在存儲讀取過程中對于原有的硬件設備和軟件環境產生了依賴性。隨著網絡信息技術的不斷發展，這一問題可能會得到系統的解決。但以現有的技術條件電子文件在生成和運行過程中還是對原始環境有較強的依賴性。

1.2.2 非直讀性。電子文件與傳統的紙質文件不同，不能直接進行閱讀和信息獲得，需要借助一定的軟硬件設施才能夠獲得電子文件的相關信息，這就需要采取不同的手段和措施，保持電子文件的長期可讀性，需要對原有的軟件設備進行留存。

1.2.3 分離性。雖然電子文件也依附于一定的載體，但載體對于信息內容不具有原始性。因此，電子文件與載體結合的相對松散，甚至電子文件通過一定的軟硬件設備，可以以其他載體的形式存在和讀取使用。

1.2.4 復雜性。隨著網絡信息技術不斷發展，電子文件的種類和形式也越來越多，進一步增加了企業對電子文件管理的難度。加之電子文件背景信息對文件的真實性和完整性產生的至關重要的影響。因此，在電子文件歸檔過程中，需要人工采取相應的技術手段對電子文件進行歸檔。

1.2.5 便利性。電子文件是在網絡以及軟件的基礎上進行利用，其信息共享與利用的優點得到了最大化的發揮，在標準化的前提之下，電子文件可以通過一定的信息技術實現信息共享，這一信息共享不受到時空限制。

1.2.6 安全性。電子文件的信息安全對電子文件保管和使用至關重要。因此，在采取必要的管理措施之外，還應該提升檔案管理人員的安全意識，并采取必要的技術手段實現電子文件存儲、保管和傳輸的安全。

2 電子文件管理面臨的問題

2.1 技術問題

電子文件的安全性和計算機保密技術息息相關，存在著不安全的隱患，由于電子文件對信息技術和軟件設備具有較強的依賴性，電子信息在傳輸過程中容易受到病毒侵襲和黑客攻擊[1 ]。在存儲過程中也存在數據丟失，數據亂碼等問題，這在一定程度上給電子文件的安全管理帶來了諸多不便，而且在保管過程中，電子文件具有一定的保管期限，文件載體也具有一定的壽命周期。此外，電子文件的載體易損壞，穩定性能較差，如遇到質量較差的磁盤，會影響電子文件的可讀性和壽命。

電子文件在收集整理管理使用過程中會受到多重因素的影響。一是在電子文件收集過程中，部分企業的檔案管理人員對于電子文件的背景信息和元數據重視程度不足，導致部分檔案信息不夠系統完整。特別是隨著網絡信息技術的不斷發展，電子文件的技術環境發生了深刻變化。信息技術發展越快，電子文件的形式和載體就越多，一旦電子文件離開了特殊環境，就難以對其進行系統的利用和開發。二是在電子文件管理過程中受到網絡信息、人員、規章制度等多方面影響，也在一定程度上影響了檔案信息的安全性，未來如何保障檔案信息安全，必然成為企業檔案管理部門必須思考的現實問題。

2.2 管理問題

在對電子文件的管理過程中，由于未能引起人們足夠的重視，部分企業在電子文件管理過程中忽略了與電子文件管理相配套的措施，致使企業電子文件在管理過程中出現了信息丟失問題。企業在電子文件管理過程中沒有形成相應的電子文件備份，一旦物理環境或軟件信息系統出現故障，難免存儲在硬盤或計算機系統的文件出現丟失或損毀問題。同時，部分企業在電子文件管理過程中，沒有看到電子文件與紙質文件共同歸檔的重要性，也容易在電子文件管理過程中出現文件丟失或損毀的問題。

3 電子文件管理的建議

3.1 提高科學管理的認識

不少企業檔案工作者都把重點放在保管檔案的數字化上，很少顧及企業業務工作產生的電子文件管理，這樣就加劇了信息處理現代化與檔案管理手工化的矛盾，使得檔案工作始終沒有擺脫被動服務的狀態。新形勢下，企業管理者應給予電子文件管理足夠的重視，加速推動企業電子文件信息化管理進程，結合電子文件管理的實際需要，對相應的制度機制進行完善和創新，確保電子文件能夠得到安全有效的保護和使用，避免電子文件浪費。

3.2 加強信息安全管理工作

電子文件在管理過程中應將信息安全作為重要方面，加強對電子文件的安全防護，確保電子文件的原始性和真實性。目前這方面的技術主要有：簽署名技術、加密技術、身份驗證、防火墻等，這些技術措施對于保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密都具有明顯的效果。因此在信息系統建設的過程中需加強對信息系統的管理，確保電子文件的安全。要提高信息安全意識，根據企業保密管理的相關要求，電子文件檔案管理人員應該系統學習相關保密知識，主動地運用到電子文件管理之中，防止出現電子文件內容失密、泄密[2 ]。同時要采取身份認證、數據備份、防火墻都多重安全措施，切實保障電子文件信息安全。

3.3 確保完整性和真實性

電子文件完整性的主要問題是電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能使一些電子文件還未來得及歸檔就已經丟失。為此，在檔案收集過程中，一定要做好銜接，既要明確檔案收集的范圍，也要與企業其他部門溝通，規定檔案收集時間，通過完善電子文件檔案收集制度，更好地約束檔案收集行為。在檔案收集的基礎之上，為了確保檔案電子文件的完整性和真實性，還要定期對電子文件進行存檔，對于更換或調整載體的電子文件要采取專門的備份措施。對于電子文件的任何修改、傳輸和操作都應該進行登記備案，以防止對電子文件內容進行惡意刪改，從而造成不必要的損失。

3.4 開展鑒定和歸檔

電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要包括識別文件價值和區分文件真偽，只有那些對本單位工作具有利用價值的才有保存價值，檔案部門所保管的電子檔案，應當是真實的電子文件，否則電子檔案就失去了憑證價值。文件編制部門必須將電子文件歸檔，以保持該電子文件的原始性，維護電子文件的憑證價值[3 ]。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定，主要包括電子文件內容的完整性、文件辦理過程的完整性等。歸檔可以完全打破傳統的歸檔方式和工作方法，利用文檔信息管理系統，及時將生成的電子文件進行在線接收與歸檔，以此保證電子文件的歸檔的及時性與完整性，其工作流程如圖1所示。

總結

隨著科學技術的不斷發展，及人們認知的提高和對電子文件需求的擴大，電子文件作為一種新的重要的信息資源會倍受青睞，一些困擾著我們的技術難題也在逐步解決，管理措施與制度也不斷的完善中。因此，根據電子文件自身的特點，制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的管理與利用，是每一個文檔管理人員需要思考的重要問題。

參考文獻：

[1]劉家真編.電子文件管理——電子文件與證據保留[M].北京：科學出版社，2009.

[2]馮惠玲編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2007.

[3]劉越男編.建立新秩序——電子文件管理流程研究/當代檔案學理論叢書[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

（作者單位：大亞灣核電運營管理有限責任公司）