新時期推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究

李姍姍

摘 要：近年來，辦公OA自動進程的加快，以及新時期機關事業單位檔案管理現代化發展，推動了檔案管理規范化、標準化進程。本文分析了“規范化”“標準化”概念內容及其內部關系，提出機關事業單位檔案管理工作的內在邏輯、原因、原則及要求，并提出機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的具體對策措施，對推進新時期機關事業單位檔案管理工作具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：檔案管理;規范化;標準化;事業單位

概述

近年來，辦公OA自動進程的加快，以及新時期機關事業單位檔案管理現代化發展，推動了檔案管理規范化、標準化進程。《檔案數字化外包安全管理規范》《檔案資料目錄報送方案》《機關檔案工作業務建設規范》等規范性文件陸續頒布，《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362-2020）、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等國家標準、行業標準相繼出臺，檔案工作規范化、標準化體系輪廓初現，也催生了檔案工作規范化、標準化理論研究和實踐探索。

1 “規范化”“標準化”概念及其關系分析

根據《標準化法條文解釋》，“標準”被界定為：對重復性事物和概念所做的統一規定。標準是以科學、技術，以及各個領域的實踐經驗作為基礎，并經多方協商、一致，由主管部門或機構批準，以專門的方式對外公布，使其成為各方共同遵守的準則和依據。例如《檔案法》《檔案法實施辦法》《機關檔案管理規定》等的陸續頒布和實施，都使檔案管理邁入更加規范的范疇之中。[1 ]這其中，就涉及“標準化”，即，檔案管理的執行標準、制定標準、研究標準，甚至包括后期的修改及補充標準等。

檔案規范化管理最終落到制度層面，強調在檔案管理過程中體現檔案管理者的價值，并最終通過業已出臺的各項檔案管理規范等規章制度，實現檔案管理標準化[2 ]。

2 新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化內在邏輯及原因

機關事業單位檔案管理工作的規范化和標準化，突出強調要實行檔案的集中統一管理，由傳統的重經驗，朝著更加注重制度、規范和標準的科學管理轉變，適應新時期信息化、數字化檔案管理要求[3 ]。

2.1 檔案集中統一管理

根據《檔案法》第四條之規定，我國的檔案管理體制堅持的是“統一領導、分級管理”的原則，以確保檔案“完整”“安全”。具體到實踐中，主要表現在由國家設立統一的檔案管理機關（檔案局），實行分層（省、市、縣級）檔案局對其所屬轄區內檔案進行監督、檢查及指導。而其他具體的機關、事業單位和企業、團體等形成的具有保存價值的檔案資料，則需要按照相關規定、標準集中向檔案室、檔案館移交。因此，新時期機關事業單位檔案規范化、標準化管理是落實“統一領導、分級管理”的重要體現，從而有效規避部門、行業各自為政，影響檔案管理效率[4 ]。立法部門、行政機關以及部門出臺統一的規范、標準，以此來統領全國、各個行業檔案工作，從而使我國檔案管理工作更加規范、有序。

2.2 檔案由經驗管理向科學管理邁進

隨著經濟社會的發展，以及社會各行各業的進步，只有實行科學管理，才能更好地揭示機關、事業單位檔案活動的客觀規律，從而提煉出同類檔案業務的基本特征、規律，將日常檔案管理工作程序、工作方法上升為檔案管理工作標準，從而用“標準”“規范”的形式將其固化下來，實現機關事業單位管理由傳統依靠經驗管理為主的“人治”，向依靠規范標準管理為依據的“法治”，從雜亂、繁瑣向統一規范、簡單化管理邁進，極大地提升檔案管理工作效率。

2.3 檔案數字化、信息化管理需要

隨著計算機信息技術的發展應用，以及信息化、數字化時代的到來，計算機、大數據、云計算、檔案管理專業軟件等先進技術紛紛投入到機關事業單位檔案管理領域。[5 ]。在信息化、網絡化快速發展的時代背景下，只有通過標準、規范的制定和實施，才能有效約束數字化、信息化管理背景下的機關、企事業單位檔案管理行為，防止出現“信息孤島”，從而實現檔案信息資源的廣泛共享，發揮機關、企事業單位檔案價值最大化。

3 新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化原則及要求

新時期，做好機關事業單位檔案管理的規范化、標準化，既要堅守檔案原貌這一底線，也要把握經濟適用導向，將各項成熟的檔案管理信息技術應用到檔案管理中，為規范化、標準化提供技術支持和保障。

3.1 維護檔案原貌

機關、事業單位檔案規范化、標準化不能脫離檔案的基本特征，即，檔案工作的完整性、原始性[6 ]。機關、事業單位檔案工作的一切前提和基礎都要圍繞“真實”“原始”，要保證記載于檔案中的只字片語不能有改動。例如，根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求在機關事業單位在電子公文處理系統中設置符合安全要求的操作日志，以保證電子公文“真實性”，完整保留電子檔案的“背景信息”，使其體現檔案的本真、原貌。

3.2 經濟適用導向

經過各級檔案管理部門鑒定，納入歸檔范疇的檔案資料，需要對其進行永久或長期保存。隨著機關事業單位職能的履行，長久保存的檔案資料會越來越多，因此，在制定和落實檔案規范、標準時，既要本著長期保存原則，也要結合檔案領域實際，從經濟、社會、科技等方面考量，制定并實施技術可行、經濟適用的檔案管理標準、規范。

3.3 應用成熟技術

將先進技術應用到檔案管理中。如，檔案數據存儲用LTO磁帶應用、紙質檔案數字復制件光學字符識別技術、電子檔案存儲用可錄類藍光光盤技術、縮微攝影技術、檔案修裱技術、縮微膠片數字化技術，等等。避免因使用淘汰或不穩定的技術、載體，導致后期管理的不必要支出。

4 新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化對策措施

4.1 基礎前提：公文制發

具體來說，既要注重機關、事業單位公文文種的規范應用，格式的規范選擇，以及標題、正文等行文規范。也要選用規范、標準的公文紙張，幅面規格要標準、統一、規范，符合公文制作的相關規定和要求。公文排版、裝訂格式要符合規范要求。公文主送、抄送單位要準確，字跡，甚至是筆墨選用要符合要求，草擬、繕印等公文要規范，高質量的公文制發是確保機關、事業單位檔案管理規范化、標準化的前提和基礎。