新時期推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的研究

李姍姍

摘 要：近年來，辦公OA自動進程的加快，以及新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，推動了檔案管理規(guī)范化、標準化進程。本文分析了“規(guī)范化”“標準化”概念內(nèi)容及其內(nèi)部關(guān)系，提出機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在邏輯、原因、原則及要求，并提出機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的具體對策措施，對推進新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化;標準化;事業(yè)單位

概述

近年來，辦公OA自動進程的加快，以及新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，推動了檔案管理規(guī)范化、標準化進程。《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案資料目錄報送方案》《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等規(guī)范性文件陸續(xù)頒布，《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等國家標準、行業(yè)標準相繼出臺，檔案工作規(guī)范化、標準化體系輪廓初現(xiàn)，也催生了檔案工作規(guī)范化、標準化理論研究和實踐探索。

1 “規(guī)范化”“標準化”概念及其關(guān)系分析

根據(jù)《標準化法條文解釋》，“標準”被界定為：對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。標準是以科學(xué)、技術(shù)，以及各個領(lǐng)域的實踐經(jīng)驗作為基礎(chǔ)，并經(jīng)多方協(xié)商、一致，由主管部門或機構(gòu)批準，以專門的方式對外公布，使其成為各方共同遵守的準則和依據(jù)。例如《檔案法》《檔案法實施辦法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等的陸續(xù)頒布和實施，都使檔案管理邁入更加規(guī)范的范疇之中。[1 ]這其中，就涉及“標準化”，即，檔案管理的執(zhí)行標準、制定標準、研究標準，甚至包括后期的修改及補充標準等。

檔案規(guī)范化管理最終落到制度層面，強調(diào)在檔案管理過程中體現(xiàn)檔案管理者的價值，并最終通過業(yè)已出臺的各項檔案管理規(guī)范等規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理標準化[2 ]。

2 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標準化內(nèi)在邏輯及原因

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，突出強調(diào)要實行檔案的集中統(tǒng)一管理，由傳統(tǒng)的重經(jīng)驗，朝著更加注重制度、規(guī)范和標準的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新時期信息化、數(shù)字化檔案管理要求[3 ]。

2.1 檔案集中統(tǒng)一管理

根據(jù)《檔案法》第四條之規(guī)定，我國的檔案管理體制堅持的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，以確保檔案“完整”“安全”。具體到實踐中，主要表現(xiàn)在由國家設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機關(guān)（檔案局），實行分層（省、市、縣級）檔案局對其所屬轄區(qū)內(nèi)檔案進行監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)。而其他具體的機關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)、團體等形成的具有保存價值的檔案資料，則需要按照相關(guān)規(guī)定、標準集中向檔案室、檔案館移交。因此，新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標準化管理是落實“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的重要體現(xiàn)，從而有效規(guī)避部門、行業(yè)各自為政，影響檔案管理效率[4 ]。立法部門、行政機關(guān)以及部門出臺統(tǒng)一的規(guī)范、標準，以此來統(tǒng)領(lǐng)全國、各個行業(yè)檔案工作，從而使我國檔案管理工作更加規(guī)范、有序。

2.2 檔案由經(jīng)驗管理向科學(xué)管理邁進

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，以及社會各行各業(yè)的進步，只有實行科學(xué)管理，才能更好地揭示機關(guān)、事業(yè)單位檔案活動的客觀規(guī)律，從而提煉出同類檔案業(yè)務(wù)的基本特征、規(guī)律，將日常檔案管理工作程序、工作方法上升為檔案管理工作標準，從而用“標準”“規(guī)范”的形式將其固化下來，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位管理由傳統(tǒng)依靠經(jīng)驗管理為主的“人治”，向依靠規(guī)范標準管理為依據(jù)的“法治”，從雜亂、繁瑣向統(tǒng)一規(guī)范、簡單化管理邁進，極大地提升檔案管理工作效率。

2.3 檔案數(shù)字化、信息化管理需要

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，以及信息化、數(shù)字化時代的到來，計算機、大數(shù)據(jù)、云計算、檔案管理專業(yè)軟件等先進技術(shù)紛紛投入到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域。[5 ]。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的時代背景下，只有通過標準、規(guī)范的制定和實施，才能有效約束數(shù)字化、信息化管理背景下的機關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理行為，防止出現(xiàn)“信息孤島”，從而實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享，發(fā)揮機關(guān)、企事業(yè)單位檔案價值最大化。

3 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標準化原則及要求

新時期，做好機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、標準化，既要堅守檔案原貌這一底線，也要把握經(jīng)濟適用導(dǎo)向，將各項成熟的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，為規(guī)范化、標準化提供技術(shù)支持和保障。

3.1 維護檔案原貌

機關(guān)、事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標準化不能脫離檔案的基本特征，即，檔案工作的完整性、原始性[6 ]。機關(guān)、事業(yè)單位檔案工作的一切前提和基礎(chǔ)都要圍繞“真實”“原始”，要保證記載于檔案中的只字片語不能有改動。例如，根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求在機關(guān)事業(yè)單位在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，以保證電子公文“真實性”，完整保留電子檔案的“背景信息”，使其體現(xiàn)檔案的本真、原貌。

3.2 經(jīng)濟適用導(dǎo)向

經(jīng)過各級檔案管理部門鑒定，納入歸檔范疇的檔案資料，需要對其進行永久或長期保存。隨著機關(guān)事業(yè)單位職能的履行，長久保存的檔案資料會越來越多，因此，在制定和落實檔案規(guī)范、標準時，既要本著長期保存原則，也要結(jié)合檔案領(lǐng)域?qū)嶋H，從經(jīng)濟、社會、科技等方面考量，制定并實施技術(shù)可行、經(jīng)濟適用的檔案管理標準、規(guī)范。

3.3 應(yīng)用成熟技術(shù)

將先進技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。如，檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應(yīng)用、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別技術(shù)、電子檔案存儲用可錄類藍光光盤技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、檔案修裱技術(shù)、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)，等等。避免因使用淘汰或不穩(wěn)定的技術(shù)、載體，導(dǎo)致后期管理的不必要支出。

4 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標準化對策措施

4.1 基礎(chǔ)前提：公文制發(fā)

具體來說，既要注重機關(guān)、事業(yè)單位公文文種的規(guī)范應(yīng)用，格式的規(guī)范選擇，以及標題、正文等行文規(guī)范。也要選用規(guī)范、標準的公文紙張，幅面規(guī)格要標準、統(tǒng)一、規(guī)范，符合公文制作的相關(guān)規(guī)定和要求。公文排版、裝訂格式要符合規(guī)范要求。公文主送、抄送單位要準確，字跡，甚至是筆墨選用要符合要求，草擬、繕印等公文要規(guī)范，高質(zhì)量的公文制發(fā)是確保機關(guān)、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標準化的前提和基礎(chǔ)。