國有企業人事檔案電子化管理風險與防范

劉希娟

摘 要：國有企業想要更好的發展，開展高效的人事檔案管理工作尤為重要，以此提升職工信息管理力度，促使員工在企業發展中價值最大化。國企應轉變傳統人事檔案管理模式，逐漸向著電子化的方向發展。基于此，本文通過對人事檔案電子化管理優勢的介紹，進而闡述了國企人事檔案電子化管理中常見的風險，并制定出相應的防范措施，為進一步提升國企人事檔案電子化管理提供重要幫助。

關鍵詞：國有企業;人事檔案;電子化管理;風險

人事檔案管理工作開展得好壞，直接關系到企業自身發展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉變，這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現一些風險，導致整個工作并未體現出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發生率，為國企更好的發展奠定良好基礎。

一、人事檔案電子化管理的優勢

以往階段，企業開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質管理模式為主，管理效果較差，不利于企業對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業正常運行，而人事檔案電子化管理的出現，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現在下述四個方面：

1.易于分類

對于國有企業來說，人員數量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據分析結果，結合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。

2.儲存量較多

紙質管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數百G，能夠存儲數億的文字、數字信息，遠遠高于以往的紙質存儲模式。

3.應用方便

對于以往的紙質管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統內，錄入所需要查找的關鍵詞，計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。

4.提升工作效率

對于傳統紙質管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊;若存儲場所出現火災，將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關技術將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環保作用，有利于社會可持續發展。

二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險

雖然，相對于傳統人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：

1.物理網絡安全風險

在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞;在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產生損壞，嚴重情況下，甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。