提升高職院校檔案管理工作規范性探討

宋春霞

摘 要：高職院校的檔案管理工作是衡量高職院校工作水平的重要標準，現階段高職院校的檔案管理工作中還存在很多問題，包括檔案管理工作缺乏信息化、檔案管理重視程度不夠、檔案管理工作人員專業水平有待提高、檔案管理工作制度不完善，為了解決這些問題，提出了相應的應對策略。

關鍵詞：檔案管理;管理工作制度

隨著我國教育事業的不斷發展，我國高職院校的規模逐漸擴大，檔案管理作為高職院校的重要組成部分，高校工作很多方面都涉及到檔案管理。因此，社會對高職院校的檔案管理工作也提出了更高的要求，傳統的檔案管理工作已經不能滿足當今社會的需求。當今我國的信息網絡技術發展迅速，將信息網絡技術融入到檔案管理中已經成為一種必然的發展趨勢，但是目前我國的檔案管理工作依然遇到一些挑戰，如何提升高職院校檔案管理工作規范性已經成為一個備受關注的問題。只有不斷完善高職院校的檔案管理工作才能從根本上提升高職院校的工作效率，促進高職院校全面發展。

一、提升高職院校檔案管理工作規范性的必要性分析

提升高職院校檔案管理工作規范性可以從實質上促進高職院校的進一步發展。現在我國正處于信息化技術飛速發展的時期，高校可以利用信息化的檔案管理模式來提升學校的管理工作水平，高校可以通過信息化建設來完善檔案管理。在學生就業工作方面，信息系統建設工作的落實可以加強企業和學校之間的交流，高職院校就業部教師可以根據本院校學生的實際情況與目標就業企業進行有效溝通，在這個過程中了解學生的真正心理訴求，提升高職院校的整體就業率。高職院校可以應用信息技術加強對檔案的管理，一般來說，檔案管理主要分為物理管理與數據管理，相比物理管理數據管理的內容更加復雜繁瑣，數據管理主要是處理學院信息系統的相關數據。與傳統的紙質化數據管理，信息化管理的優勢顯而易見，尤其是在檔案內容分類與查缺補漏方面，信息化的數據更容易保存，可以使學院的線管數據更為完整，在很大程度上降低了學院的人力和物力方面的消耗，有助于提升整個檔案管理工作的效率。很多學院的檔案管理工作主要是歸于學院的行政部門來進行負責，檔案管理工作本身沒有專門的部門，這使得檔案管理工作很容易陷入混亂，令檔案管理工作不能有序進行下去。所以，提升高職院校的檔案管理工作的規范性是確有必要的，而且有利于促進學院各項工作順利進行。

二、關于高職院校檔案管理工作的現狀分析

1.檔案管理工作缺乏信息化

現在很多高職院校的檔案管理工作都在一定程度上缺少信息化的管理，有部分學校的檔案工作室只有最基本的計算機等辦公設施，沒有完善的信息化辦公設備，這為高職院校的檔案管理工作信息化管理帶來了挑戰。大部分的檔案管理工作還使用傳統的手工錄入模式，對檔案錄入速度有很大的影響，這種傳統的紙質化辦公已經不能滿足當今的時代發展，高職院校每天都要面對大量的信息，紙質化辦公會慢慢被信息化辦公所取代。因為紙質化辦公不僅會使檔案的信息錄入速度減慢，也會使檔案信息保存困難，容易破壞原檔案信息的正確性，產生沒有必要的誤差。高職院校的檔案管理信息化發展已經成為一種必然發展趨勢，但是很多高職院校因為經濟和人才的原因，不能將信息化檔案管理工作建設提上學院的工作日程。部分高職院校的領導已經意識到這個問題的嚴重性，并且也在為檔案管理信息化努力。但是，具體實施起來還是需要更多的時間，不是一朝一夕可以完成。

2.檔案管理重視程度不夠

現今部分高職院校已經意識到檔案管理信息化的重要性，學院領導已經將本校的檔案管理工作模式改變成為紙質化和信息化相結合的工作模式。這種工作模式雖然在一定程度提高了檔案管理工作效率，但是在人機進行信息對接的時候也會發生錯誤，這種誤差是不可避免的。如果想盡量避免此類情況的發生，需要高職院校加大對檔案管理工作信息化建設力度，投入大量的人力、物力。目前，很多高職院校受到實際情況的限制無法做到，使得檔案信息數字化管理模式的優勢不能完全發揮。事實上，高職院校的檔案管理工作并不屬于學院的核心業務范圍，也沒有受到學校管理層的高度重視。高職院校更關注學院的教學質量和師資力量建設以及學生的收獲，以致學院的檔案管理工作備受冷落，不能實現信息化檔案管理和真正實現信息共享。事實上還有一部分高職院校沒有設置獨立的檔案室，學院的檔案分布在高職院校的各系的辦公室中，當高職院校的檔案管理工作缺少人手時，需要從別的部門調來工作人員協助完成工作，這種情況會造成很多檔案不能及時歸檔或者丟失，嚴重影響了檔案管理工作的順利進行。

3.檔案管理工作人員專業水平有待提高

部分高職院校因為沒有意識到檔案管理工作的重要性，把更多的精力放在了學院招生和教學管理方面，而忽略了本院的檔案信息化管理工作。從思想上就沒有意識到檔案信息管理工作的重要性，以致于學院沒有為檔案信息管理工作分配更多人的人力、物力資源。現在大多數檔案管理工作人員不具有檔案管理工作的專業水平，沒有充分的檔案管理工作的經驗，很多工作人員沒有接受過檔案管理工作方面系統的培訓，針對這種情況學校并沒有提出有效地解決措施，沒有給工作人員進行檔案管理方面的培訓，加上學院的硬件設施較差，即使有幾臺較為先進的信息化設備，一時間也很難熟練操作。這是學院檔案管理工作遇到的實質性難題。

4.檔案管理工作制度不完善

高職院校的檔案管理工作大部分會被劃分到行政工作的一部分，學院的管理層對此并不重視，實際上，學院的檔案管理工作內容非常龐雜，主要包括高職院校的所有管理層以及教師還有一部分技術人員的檔案、全校學生的檔案、教學資料檔案、學術研究檔案、黨務工會活動檔案等等，涵蓋的方面十分廣泛，檔案管理工作是保證高職院校所有工作順利進行的先決條件。在實際的檔案管理過程中，大多數高職院校對于檔案管理工作沒有系統的管理制度，使得檔案管理工作不能系統地服務于高職院校的其他工作。很多高職院校為了提升檔案管理工作的效率，引進了信息化的管理模式，但是在實際應用中，整體的信息化工作水平不高，很容易暴露本院的信息，只是單純的把目光放在數據共享和建立數字化檔案上，沒有對數據信息的安全性提高重視，導致學院的信息化平臺登錄方式過于簡單化，沒有針對系統安全性進行保密工作。以致學院的一部分信息有隨時泄露的可能。