探究文書檔案數字化路徑探析

葛瓊

摘 要：伴隨區塊鏈、大數據、云計算等高新技術不斷發展，文書檔案管理中可供使用的信息技術進一步增加，文書檔案管理的模式發生了轉變。過去一段時間內，部分單位文書檔案數字化進程緩慢，對于相關信息技術的應用仍然處于一個初步階段，難以進一步提升文書檔案傳輸的便捷性以及準確性。故此，本研究從加強文書檔案數字化管理必要性為切入點，結合文書檔案數字化管理存在的問題，提出有效的管理方法，旨在更好地指導文書檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案;數字化;管理策略

引言

網絡信息技術的發展推動了數字化技術在各個行業和領域的應用，傳統紙質文書檔案管理的劣勢凸顯出來。面對這一情況，有必要改變文書檔案的管理模式，將網絡信息技術和數字化技術用于其中，構建文書檔案數字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數據庫，從而快速地進行信息管理和利用，保障文書檔案信息的完整性和準確性。

1 文書檔案數字化管理的必要性

第一，滿足新時代社會發展需求，有效提高文書檔案的使用效率。將信息技術手段融合到文書檔案管理工作中，并在此基礎上構建完善的數字化信息平臺，以線上操作的方式監測整個文書檔案管理流程，有助于最大限度地提高文書檔案管理工作的效率和水平。與此同時，在當前社會各行業領域的交叉性愈發密切的前提下，社會公眾逐漸將重心轉移到其他行業的數據信息的獲取方面，而數字化管理模式的有效應用，不但能加強各個部門之間的互動交流力度，促使各部門主管人員實時共享與傳輸所需信息，還能真正意義上提高整個檔案信息的利用率。第二，完善檔案管理工作模式，推動文書檔案管理工作趨于數字化和智能化方向。在現代各行業領域快速發展的背景下，文書檔案管理工作正面臨著全新的機遇與挑戰，積極創新數字化管理模式已成為順應新時代文書檔案管理工作改革趨勢的必然結果。因此，在現代化管理改革過程中，相關工作人員應及時轉變傳統管理理念，充分利用各種先進的技術手段創新與優化新型管理模式，從而為整個文書檔案管理體系的實效性提供可靠保障。

2 文書檔案數字化現狀

2.1 數字檔案的法律效力得到認可

《中國人民共和國民法總則》《中華人民共和國電子商務法》《中華人民共和國電子簽名法》《中華人民共和國行政訴訟法》等都已明確承認電子數據（包括電子文件）的證據地位。國家檔案局14號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定“符合有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”。《國務院關于在線政務服務的若干規定》規定“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”。在2019年11月公布的《檔案法（修訂草案）》中，明確指出“電子檔案應當符合來源可靠、程序規范、要素合規的要求，不得僅因為電子檔案采用電子形式而否認其法律效力。”在法規政策層面，電子文件、電子檔案的證據地位已得到認可。

2.2 各地對文書檔案的數字化管理給予了高度重視

2016年，國家檔案局聯合國家發改委遴選了33家單位開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，目前共有13家企業完成所選業務系統的電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，并通過驗收。在實踐層面，部分機構、領域、行業、地區積極探索。可以看見，我國正逐步加快推進文件檔案管理的數字轉型。

3 文書檔案數字化管理策略

3.1 建構完善的數字化管理平臺，實時共享文書檔案資源

在文書檔案管理過程中，相關工作人員應結合實際情況積極建構完善的數字化信息管理平臺，有效發揮互聯網技術的實用性價值，進一步強化檔案管理工作的數字化程度。在文書檔案數字化信息平臺運行過程中，還應針對其管理工作的內部結構進行合理細分與優化，從整體上保障檔案管理工作的有效性。另外，在數字化管理過程中，還應將檔案管理軟件與計算機硬件進行有機融合，以此為各個部門搭建良好的溝通交流平臺，實現檔案管理資源合理配置目標。

相關檔案管理部門在實際工作過程中，可從檔案專用服務器與備份軟件的安裝角度著手，科學實施OA與檔案信息的交接工作，進一步加強檔案管理工作的數字化建設力度。另一方面，在檔案管理軟件控制過程中，還應確保其與掃描儀和高拍儀的適應性，以此直接將紙質檔案掃描為電子檔案，并將其安全存儲到相應的軟件空間中。與此同時，相關工作人員還可以在指定的存儲系統中完成檔案資料的打印與檢索操作，通過搜索關鍵詞的方式高效檢索數據信息，真正為相關管理人員提供良好的便利服務。在計算機硬件設施建設過程中，相關檔案管理部門應結合實際情況成立專門的檔案管理工作室，在此基礎上對文書檔案、照片信息進行數字化加工，進而為社會公眾提供良好的檔案管理服務。但需要注意的是，在檔案管理軟件采購過程中，應嚴格遵循質量優先原則，并指派專門的工作人員定期更新與檢查檔案管理軟件中存在的漏洞問題，從源頭上降低電子文檔發生隱私泄露風險的可能性，有效解決文書檔案管理工作中存在的各種常見問題。

3.2 加大資金投入力度，構建系統的電子文檔安全防護體系

檔案管理部門對文書檔案信息進行管理時，應在資金允許的前提下適當加大資金投入力度，充分認識到有序開展文書檔案管理工作的重要性，并在此基礎上構建系統的電子文檔安全保護體系。結合文書檔案管理工作的實際需求，應將大數據技術作為整個管理工作的核心，及時調整與改進管理工作中存在的問題。在檔案管理工作實際開展過程中，極易受各種主觀與客觀因素的影響，在一定程度上增加了檔案信息被外來人員刪除或篡改的可能性，無法真正意義上保障文書檔案資料的安全性與可靠性。因此，在文書檔案數字化管理過程中，應安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護系統，確保整個檔案管理系統處于相對安全的運行環境下。相關工作人員還應有意識地限制檔案文件的瀏覽權限，認真落實重要檔案文件的防護工作。

在開展文書檔案管理工作時，可以將相應的檔案管理系統融合到具體的工作環節，實現檔案管理、存儲以及應用一體化建設，并通過國產軟件與硬件的有效整合，提高電子文書檔案管理的安全性與可靠性，最大限度地推動檔案數字化管理的可持續發展。與此同時，依托于以數字化為基礎的檔案管理平臺，推動云計算與大數據等技術手段的融合發展，還能更深層次地挖掘出檔案數據中隱含的實效性價值，從而在一站式管理模式的支持下提高70%左右的集成效率，真正意義上實現檔案管理工作的全過程監督與防護目標，在提高電子檔案數據安全性的基礎上將數據泄露的風險控制在合理范圍內。

3.3 強化檔案人才隊伍建設，提升管理人員的職業素養

在現代信息化進程不斷加快的背景下，文書檔案管理工作人員應及時轉變傳統信息化建設理念，不斷提高自身職業素養與專業化操作能力。在實踐過程中，相關管理人員還應及時調整檔案管理方案，在現有管理體系的支持下實現信息資源合理配置目標，真正意義上實現檔案管理數字化的戰略發展目標。另一方面，相關檔案管理部門還應定期組織管理人員參與培訓活動，通過再教育的方式提高檔案管理工作人員的核心素養，促使其熟練掌握工作崗位中必需的基本技能，以此為文書檔案數字化管理模式的有效應用提供人力方面的支持。例如，在培訓過程中，相關培訓人員應帶領檔案管理工作人員了解文書檔案的分類方式，促使其正確看待文書檔案管理的重要性，以此提高各歸檔單位對檔案管理工作的重視度。此外，相關檔案管理工作人員還應重點關注現代信息技術的應用情況，靈活運用數字化技術優化歸檔流程，從文書歸檔范圍、操作流程以及電子文檔交接等角度著手，幫助檔案管理人員熟練掌握各個環節的基本技能。

結語

文書檔案數字化管理具有較強的綜合性和實踐性特點，要求相關檔案管理人員充分認識到落實檔案管理工作的重要意義，在滿足現代化檔案管理需求的同時推動數字化進程長遠發展。在開展文書檔案管理工作時，可通過積極建構完善的數字化管理平臺，實時共享文書檔案資源;加大資金投入力度，構建系統的電子文檔安全防護體系;強化檔案人才隊伍建設，提升管理人員的職業素養等措施，全面保障文書檔案數字化管理工作的質量。

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（作者單位：山東省棗莊市山亭區人力資源和社會保障局）