高職院校學籍檔案利用價值影響因素分析及對策

摘 要：本文探討了高職院校學籍檔案具有內容多樣性、形成周期性、資料真實性和利用頻繁性等特點，并且學籍檔案在就業、校園文化宣傳中發揮著憑證、參考、激勵及服務價值作用。此外，還提出了影響高職院校學籍檔案利用價值的影響因素，即完整度、真實度和安全度，并針對高職院校學籍檔案的這些特點，提出了做好高職院校學籍檔案管理的對策措施，對提升高職院校學籍檔案工作具有積極的參考意義。

關鍵詞：學籍檔案;檔案利用價值;高職院校

概述

據統計，截至2020年末，我國專科層次職業教育在校生達到1480萬人。高職院校是我國教育的重要組成部分，肩負著為經濟社會建設與發展培養技能型、應用型人才的使命。2019年以來，黨中央、國務院高度重視職業教育工作，鼓勵高職院校大力培養具有“工匠精神”的應用型技能人才。高職院校學籍檔案是指高職院校學生通過考試，達到指定學校錄取條件并被錄取的過程記載，以及學生入校后德、智、體、美、勞全方面真實的情況。高職院校學籍檔案在就業、校園文化宣傳中發揮著憑證、情報、教育及服務的價值作用。

1 高職院校學籍檔案特點

1.1 內容多樣性

高職院校學籍檔案包括學生的個人基本信息、在校期間的學業完成情況、在校期間獲得榮譽，還包括后期社會實踐等重要資料[1 ]。具體來說，包括高職院校學生報名注冊登記表、個人基本情況、注冊學習專業、學習課程，以及考試成績表、學籍異動情況登記表，就業協議書，等等，內容十分豐富、多樣，成為全面評價高職院校學生的重要來源。

1.2 形成周期性

高職院校分為三年制、五年制，學生的學籍檔案根據其學制年份的差異，在內容形成上表現出明顯的周期性特點[2 ]。這就要求檔案工作者立足高職院校招生、培養的特點和實際，做好周期性學籍檔案資料的收集、分類、管理和歸檔，增強高職院校學生檔案管理的科學性。

1.3 管理動態性

高職院校學籍檔案是一個不斷累積的動態發展過程。相應的資料都應做到隨時收集、隨時記載，確保學籍檔案中的重要資料內容的完整性，準確反映高職院校學生的全面情況。

1.4 資料真實性

高職院校學籍檔案所記載的主要是反映學生基本情況，以及獎勵和懲處等情況的原始資料，這些原始資料常需要教務處、學工處等履行相關審批手續，如“優秀學生”資料審批，需要教務處學工對高職各個系（部）上報學生表現進行鑒定，并經審核后才能給予認定。因此，學籍檔案資料真實、可靠。

1.5 利用頻繁性

據統計，學籍檔案是高職院校各種檔案利用中最為頻繁的一類檔案資料，約占利用人次的85%以上。高職院校學生畢業后就業，以及升學深造等，都需要頻繁應用到學籍檔案資料。

2 高職院校學籍檔案價值

2.1 憑證價值

憑證價值是檔案的一項最基本價值，也是學籍檔案形成及特點所決定。高職院校學籍檔案記錄了學生從入學至畢業期間的學習歷程，客觀真實地反映了學生德智體美勞等綜合素能[3 ]。高職院校學生畢業后或就業，或深造，或參軍等，此時，學籍檔案將發揮法律憑證作用，證明學生的學歷、經歷和能力。

2.2 參考價值

學籍檔案真實記錄了高職院校學生在學校期間學習，以及社會實踐活動的原始記錄，通過學籍檔案資料的信息統計分析，能夠及時掌握專業就業情況、專業求學情況，根據學籍檔案信息的分析統計，分析高職專業的社會需求，從而為高職院校在專業的設置、修訂、完善，以及專業教學內容的改革等方面提供重要參考價值。

2.3 激勵價值

高職院校學生畢業后采取的是自主擇業，以及企業擇優錄取的雙向選擇，學籍檔案真實記錄了高職院校學生在校期間德智體美勞等情況信息，以及獲得榮譽和成果。學籍檔案中的這些重要信息，激勵在校學生刻苦學習、積極向上，具有教育、激勵和引導價值。

2.4 服務價值

高職院校的學籍檔案服務價值功能十分明顯。一方面，為高職院校的學科建設和改革提供參考，另一方面，也為廣大用人單位在選人用人等方面提供服務，幫助用人單位更加全面、準確地做好人員選聘工作。此外，學籍檔案還能夠為學生畢業深造提供輔助服務，根據要求提供高職院校學生的學籍卡、成績單等相關資料。

3 影響高職院校學籍檔案價值因素

3.1 檔案完整度

高職院校學籍檔案能否發揮其應有的價值和功能，其中，很重要的一項影響因素，便是高職院校學籍檔案資料收集、整理、歸檔的完整度。完整度是評價高職院校學籍檔案的一個重要指標[4 ]。如果學籍檔案資料收集不完整，有缺項，或者有遺漏，尤其是重要學籍檔案資料有缺失，將會給后期的檔案利用帶來不利影響，出現查詢不到所需檔案資料的窘況。

3.2 內容真實度

雖然學籍檔案真實性較高，相關的檔案資料也通過校內各個系、部、處（室）的審核，但依然存在一些影響學籍檔案內容真實的情形存在。一旦學籍檔案資料真實性得不到有效保障，其相應的憑證、參考和服務價值勢必會大打折扣。

3.3 保管安全度

高職院校學籍檔案保管的安全因素較高，不僅需要保證檔案自身的保存安全，也要防止因后期的查詢利用過程中發生缺失、篡改等。如果安全保管難以保障，相關的安全保管條件、制度等存在短板，勢必會導致高職院校學籍檔案后期的查詢、利用的效率和效果也難以保障，甚至會出現學籍檔案丟失等嚴重事故。

4 高職院校學籍檔案價值實現路徑

4.1 提升學籍檔案管理認識

高職院校學生學籍檔案事關學生、學校、用人單位等多方利益，是學生權益的重要保障，也是學校發展重要成果，更是用人單位選人用人的重要參考。因此，作為高職院校檔案工作者及管理者，要在思想上高度重視學生學籍檔案管理工作，樹牢“四個意識”，增強“四個自信”，做到“兩個維護”，把學籍檔案管理工作與日常教學工作擺在同等重要位置，強化人財物保障力度。

4.2 嚴格學籍檔案管理規范

高職院校學籍檔案管理有其自身特點，且檔案資料繁雜、多樣，又表現出突出的周期性特點。因此，要始終把規范擺在重要位置，包括規范學籍檔案收集、整理的時間、責任部門，以及檔案資料整理的具體標準和要求，還包括學籍檔案原始表的規范填寫，檔案資料紙張、照片的規范等要符合國家及教育部門相關規定。

4.3 完善學籍檔案管理制度

高職院校學籍檔案管理需要嚴格遵守相關的規章制度，尤其是《檔案法》《普通高等學校學生管理規定》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規。要加強制度執行考核力度，自上而下出臺高職院校學籍檔案管理制度及相應的考核制度，并在高職院校官方微博微信公眾號平臺推送，在學校招生或就業指導中加大學籍檔案管理知識手冊宣傳，增強執行學籍檔案管理制度的行為自覺，使高職院校學籍檔案管理制度化、落實制度化。

4.4 強化學籍檔案管理流程

針對高職院校學籍檔案管理的動態性特征，要注重從學籍檔案資料建立、收集、整理、歸檔、立卷、錄入和信息化等各環節做好學籍檔案全流程管理。如：新生學籍檔案管理，需要在新生報到后規定時間內將采集的數據信息錄入完整，簽字并交教務處學籍科，畢業前領取原始檔案及高職期間檔案資料，組織裝檔并審核封檔，招生就業指導處統一收取封檔檔案加蓋公章，畢業典禮結束后交由系、科統一領取。針對學籍異動的，首先要登錄學校網站或者在教務處領取學籍異動表，由學生填寫并簽字，之后分別由教務處、校長或分管校長簽字，按要求返回各部門。

4.5 注重學籍檔案管理安全

在學籍檔案管理過程中，要做好學籍檔案安全，既要注重學籍檔案管理系統平臺的安全，也要注重內容信息的安全，防止被篡改等。在此基礎上，要打通教務處、學工處、財務處等多方信息壁壘，實現學籍檔案信息資源共享，發揮學籍檔案在高職院校學生、教學和管理中的應有作用，為學生、學校和用人單位提供優質高效服務。

參考文獻：

[1]汪恩萍.完善高職學籍檔案管理實現學籍檔案價值[J].科技資訊，2013（11）：223.

[2]孫童.基于高職學籍檔案“五化管理”的分析[J].智富時代，2019（2）：132.

[3]王娜.互聯網背景下加強高職院校學籍檔案信息化管理探析[J].蘭臺內外，2021（4）：4—6.

[4]王婧.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2021（3）：63—64.

作者簡介：黃麗萍，大學學歷，廣西衛生職業技術學院檔案室管理員，主要從事綜合檔案管理研究。