醫院檔案管理工作創新策略分析

摘 要：作為醫院文化、醫院歷史的傳承和記載資料，醫院檔案在科研、教學、醫療、人事、行政等領域發揮了重要的作用。新形勢下，要確保檔案管理效率進一步提升，除了要對傳統的檔案管理內容、管理方式進行創新，還需要轉變醫院檔案管理人員的管理思想，營造重視檔案管理的氛圍。鑒于此，文章對醫院檔案管理工作創新的必要性進行分析，闡述當前存在的主要問題，并結合實踐經驗與理論知識提出自己的觀點，旨在進一步促使醫院檔案為醫院發展提供有力支撐，幫助檔案管理人員找到適合醫院檔案管理的路徑。

關鍵詞：創新;檔案管理;必要性;策略;問題

1 醫院檔案管理工作創新的必要性

1.1 確保檔案管理工作長遠發展的必然要求

一個醫院檔案管理的效率會一定程度上反映出該醫院的整體建設水平。一方面，加快醫院檔案管理工作的創新步伐，努力實現檔案管理隊伍素質、依法治檔水平、檔案服務能力、檔案業務建設全面提升，能夠形成現代化、精細化、科學化的檔案管理新格局[1 ]。另一方面，隨著醫院檔案資料不斷增加，日常管理檔案的難度也不斷增加。在這種形勢下，只有切實革新檔案管理的內容以及方式，逐步建立檔案網絡管理模式，才能減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理規范化，減少檔案丟失、損壞現象。

1.2 全面發揮醫院檔案資料價值的內在要求

由于檔案資源是醫院一切活動的原始記錄，能夠反映醫院工作所留下的痕跡。因此，醫院必須要建立一個規范且完整的檔案管理體系，確保日后能夠做到有證可查、有據可依。尤其是在大力推進醫療衛生體制改革的現階段，醫院須頻繁面臨相關主管部門的督導檢查，院內各項工作均急需規范化、程序化管理。在這種背景下，創新醫院檔案管理工作，充分管理好檔案資源，能夠便于相關主管部門調檔查閱，確保醫院工作有序開展。除此之外，醫院檔案資源是一個醫院的文化沉淀，能夠反映出一個醫院的文化元素[2 ]。創新醫院檔案管理工作，進一步發揮檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，能夠提升醫院領導對檔案管理工作的重視程度，營造良好的管理氛圍。

2 醫院檔案管理工作中常見的問題

2.1 檔案管理基礎工作薄弱

當下，部分醫院對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，忽視檔案管理基礎建設。典型表現在如下方面：一是檔案收集工作薄弱。部分醫院檔案收集工作與醫院業務脫軌，缺乏收集重點，無法真正挖掘醫院檔案資源的潛在價值，導致利用效率低下。二是檔案收集體系不完善，未從制度層面明確檔案收集的種類、范圍、保管期限，無法確保檔案資料收集的完整性、保管的時限性、范圍的全面性[3 ]。三是制度建設滯后，未就醫院檔案管理工作配套以相應的制度，檔案管理過程中出現職責交叉、職責不明、效率低下、質量參差不齊等問題。四是檔案庫房管理不規范，檔案資料在管理過程中較為混亂，甚至出現隨意堆積的現象。

2.2 醫院檔案基礎設施建設滯后

部分醫院在檔案基礎設施建設領域未投入足夠的人、財、物，難以優化檔案管理環境，不利于提升檔案管理效能。一方面，必備的硬件設施和用品缺失，檔案庫房及其他場所難以滿足“八防”要求[4 ]。此外，部分醫院在采購檔案基礎設施的過程中缺乏針對性，所采購的設施容易被淘汰，且難以應用到具體的工作當中。另一方面，部分醫院檔案信息化建設緩慢，未結合未來檔案管理趨勢以及本單位需求，購置并引進相應的信息技術，難以實現檔案管理由傳統型向現代型轉型的目標。

2.3 檔案數字化信息建設不科學

一是部分醫院轉型步伐較慢，未充分應用數字壓縮技術、OCR技術以及數字掃描技術，導致紙質類檔案無法轉化為數字類檔案，影響后期檔案管理、開發及利用，難以滿足數字轉型背景下檔案數字化的要求。二是數字型檔案知識庫建設緩慢。典型表現為：未結合醫院的重點業務對數字類檔案進行建設，所形成數據庫缺乏利用價值;檔案資源格式未統一，后期處理難度大，不利于檔案數據庫建設;檔案管理系統無法兼容聲像、圖像等形式的文件;檔案資料自動識別、自動提取、自動檢索領域仍然存在缺陷。三是檔案安全管理滯后。一方面，事后備份不足。部分醫院云儲存技術的應用水平低，一旦出現檔案系統崩潰、硬盤損毀的情形，無法及時有效地對數字類檔案資源予以恢復。另一方面，事前防控能力不足。計算機及檔案管理系統容易受到病毒的威脅。

3 醫院檔案管理工作創新的策略

3.1 完善檔案管理基礎工作，樹立整體思維

檔案管理的各個環節不是相互割裂的，而是具有整體性。為此，醫院必須要完善檔案基礎管理工作，統籌全部環節進行綜合考量。一是要做好檔案收集工作。要圍繞醫院檔案管理重點對相關資料進行收集、整理和匯編，以不同渠道實現對原始資料的整合。二是要從制度層面明確檔案收集歸檔的內容，合理劃分收集歸檔的種類，明確收集歸檔的范圍以及相關材料的保管期限，嚴格按照“資料齊全、應歸盡歸”的基本原則對資料進行收集，實現檔案管理工作良性發展。三是要從制度層面確保檔案管理各個環節能夠有效銜接，理清各個環節的責任人員，保證檔案管理工作的流暢性。四是要進一步加強檔案庫房管理制度建設，并將制度公布上墻，明確檔案保管、利用、移交、銷毀等方面的規范與流程，為管理工作提供明確指引，提升檔案管理的透明度。

3.2 加快檔案管理設施建設，提升工作效能

從長遠看，醫院只有加大投入，加強領導，抓好檔案管理基礎設施建設，才能更好地實現對各種載體和門類檔案的集中統一管理，提升工作效能。為此，一是要進一步結合檔案管理需求，配備并更新計算機、打印機、掃描儀、保密柜、防磁柜、防蟲藥劑、溫濕度計、窗簾、氣體滅火器、檔案密集架等必備設施，確保檔案硬件設施能夠符合“八防”要求，實現科學管理目標。二是要進一步結合當前信息化建設的要求，引進并購置相應的檔案管理系統、大數據技術、云儲存庫，促進檔案管理質量有效提升。

3.3 推動檔案數字化信息建設，實現技術賦能

為更好地豐富檔案管理的內容和形式，實現對檔案管理空間的擴充，醫院必須要推動檔案數字化信息建設，將信息技術應用至各個環節，打造現代化的數據管理平臺。一是要充分應用數字壓縮技術、OCR技術以及數字掃描技術，對紙質型檔案進行數字化轉化的同時，構建數字化管理體系。二是要以醫院業務鏈為核心，探索構建數字型檔案知識庫，更好地發揮檔案資源在醫院各項業務中的作用，全面挖掘醫院檔案的潛在價值。首先，要進一步借助數據挖掘、知識圖譜、機器學習等工具對醫院檔案進行深挖，理順檔案知識間的相關關系，確保數據庫建設符合一定的邏輯。其次，做好檔案利用需求調研工作，確保數據庫建設的可行性和針對性，滿足不同主體多元化的檔案需求。最后，依托于檔案管理系統、大數據技術，實現對檔案資源的字節檢索，切實提升檢索和查閱效能，實現“一套檔案、多次利用”。三是要做好檔案安全管理工作。就醫院檔案而言，保密性、安全性是其核心屬性。在應用信息技術的同時，醫院不能忽視安全建設。一方面，要充分利用云共享技術以及云儲存終端，實現檔案資源實時傳輸備份，提升醫院檔案工作的抗風險能力。另一方面，進一步做好安全環境管理工作，充分利用防火墻技術、病毒查殺技術、區塊鏈技術、數字水印技術對醫院檔案文件、計算機操作系統、檔案管理系統進行加密處理，做好信息技術應用于安全防范并重。

4 結束語

新醫改背景下，信息技術、新型檔案管理理念對醫院檔案管理工作的影響進一步加深，醫院檔案管理改革已成趨勢。由于醫院檔案建設系統性強，涉及面廣，管理方式、內容都會影響檔案管理的成效，所以檔案管理人員要培育自身全局意識、創新意識以及責任意識，用新思維解決醫院檔案建設中存在的問題，確保檔案資源齊全、規范、完整、安全、有效、真實。具體而言，一是要完善檔案管理基礎工作，樹立整體思維;二是要加快檔案管理設施建設，提升工作效能;三是要推動檔案數字化信息建設，實現技術賦能。相信在醫院檔案管理人員的切實努力下，檔案管理轉型步伐會進一步加快，檔案管理工作會呈現出嶄新面貌。

參考文獻：

[1]吳正榮.新時代背景下檔案管理在醫院管理中如何發揮新作用[J].科技經濟導刊，2021，29（09）：219—220.

[2]馬真.大數據時代公立醫院檔案管理工作創新思路研究[J].中國衛生標準管理，2021，12（06）：1—3.

[3]李偉，王允波.淺析醫院辦公室檔案的應用及管理特點[J].辦公室業務，2021（06）：139—140.

[4]史東萍.大數據時代醫院檔案數據管理[J].辦公室業務，2021（06）：141—142.

作者簡介：曹妍，大學學歷，天津市胸科醫院副研究館員，研究方向：檔案專業。