關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔的探索

王永偉

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子票據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，電子會(huì)計(jì)憑證作為電子票據(jù)的一種，也逐漸步入人們視野，其應(yīng)用有利于減少紙質(zhì)資源消耗，節(jié)約票據(jù)成本，創(chuàng)新報(bào)銷憑證樣式，便捷賬務(wù)處理流程，提高了機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，但同時(shí)也給我們帶來了新的研究課題。

關(guān)鍵字：電子會(huì)計(jì)憑證檔案;歸檔;問題;探討

根據(jù)有關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，電子會(huì)計(jì)憑證作為電子票據(jù)的一種，已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案的重要的載體形態(tài)及組成部分。電子會(huì)計(jì)憑證在減少紙質(zhì)資源消耗，節(jié)約票據(jù)成本，創(chuàng)新報(bào)銷憑證樣式，便捷賬務(wù)處理流程，提高機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的同時(shí)，也給我們提出了新的課題，需要我們研究解決。

1 電子憑證檔案入賬歸檔應(yīng)思考的問題

1.1 電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔有無必要

電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔，是適應(yīng)新形勢(shì)下電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展的必然選擇。伴隨信息技術(shù)和電子商務(wù)、電子政務(wù)的發(fā)展，自2015年底國(guó)家稅務(wù)總局啟動(dòng)增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)工作以來，會(huì)計(jì)憑證電子化進(jìn)程進(jìn)入快車道。2017年，財(cái)政部啟動(dòng)財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)應(yīng)用工作;2018年，海關(guān)總署推行電子海關(guān)專用繳款書試點(diǎn)，同年，廣東省、深圳市等地稅務(wù)局相繼推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票試點(diǎn);2019年，中國(guó)鐵路總公司推行高鐵電子客票試點(diǎn)，南方航空公司推出電子行程單;2020年上半年，國(guó)家稅務(wù)總局啟動(dòng)增值稅專用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作。當(dāng)前，電子商務(wù)方興未艾，電子政務(wù)加快推進(jìn)，包括發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、客票、銀行回單等會(huì)計(jì)憑證的電子化是必然趨勢(shì)。尤其是在當(dāng)下抗擊新冠肺炎疫情過程中，多地人員活動(dòng)受限制，經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來受制約，復(fù)工復(fù)產(chǎn)加速推進(jìn)的迫切形勢(shì)下，電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用需求更加旺盛。會(huì)計(jì)憑證是基層單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的直接依據(jù)，也是檔案管理的重要內(nèi)容。為此，對(duì)單位取得的電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔勢(shì)在必行。我們應(yīng)做好相關(guān)工作，積極推進(jìn)這項(xiàng)工作。

1.2 電子會(huì)計(jì)憑證檔案的法律地位如何

《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于推行增值稅電子發(fā)票有關(guān)問題的公告》規(guī)定：“推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票，對(duì)降低納稅人經(jīng)營(yíng)成本，節(jié)約社會(huì)資源，方便消費(fèi)者保存使用發(fā)票，營(yíng)造健康公平的稅收環(huán)境有著重要作用;增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。”《財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》規(guī)定：“本通知所稱電子會(huì)計(jì)憑證，是指從外部接收的電子形式的各類會(huì)計(jì)憑證，包括電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證;來源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力;符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。”

通過上述政策法規(guī)，在全國(guó)范圍內(nèi)全面推行增值稅電子普通發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報(bào)銷憑證，電子發(fā)票的開票方或受票方，可僅以電子形式對(duì)發(fā)票進(jìn)行歸檔保存。開票方或受票方需紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件。這樣明確了電子會(huì)計(jì)憑證的法律地位，即合法的電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有同等法律效力。

1.3 電子會(huì)計(jì)憑證檔案有哪些優(yōu)缺點(diǎn)

1.3.1 電子會(huì)計(jì)憑證檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.3.1.1 方便快捷，不受時(shí)間、人員約束，一部電腦、一臺(tái)打印機(jī)，隨時(shí)隨地就能打印憑證。

1.3.1.2 電子平臺(tái)確認(rèn)，真假防偽識(shí)別簡(jiǎn)單，交易透明度高，公開可查，電子號(hào)碼不易改動(dòng)。

1.3.1.3 電子憑證在保管、查詢、調(diào)閱時(shí)更方便，便于電子商務(wù)網(wǎng)站為消費(fèi)者提供更加方便的服務(wù)。

1.3.1.4 減少紙質(zhì)憑證的資源浪費(fèi)，減少森林砍伐，節(jié)省隱形社會(huì)成本和能源消耗，符合綠色發(fā)展理念。

1.3.1.5 電子發(fā)票是國(guó)家規(guī)范電子商務(wù)納稅的必然方式，利于國(guó)家對(duì)網(wǎng)絡(luò)交易的監(jiān)管，也有利于維護(hù)消費(fèi)者的合法權(quán)益。

1.3.2 電子會(huì)計(jì)憑證的缺點(diǎn)

1.3.2.1 電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件具有易篡改、易復(fù)制且難察覺等特點(diǎn)，雖然原件與復(fù)制件在特性上無本質(zhì)區(qū)別，但每復(fù)制一次，失真的風(fēng)險(xiǎn)就增加一分，增加了財(cái)務(wù)人員查驗(yàn)會(huì)計(jì)憑證的難度，一旦單位或個(gè)人重復(fù)報(bào)銷、虛假入賬、篡改信息，出現(xiàn)財(cái)務(wù)造假、偷逃稅費(fèi)等行為，在實(shí)際工作中難以發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)重干擾和影響單位正常會(huì)計(jì)工作秩序，也使大量珍貴的電子檔案資源流失。

1.3.2.2 電子憑證在生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存、復(fù)制的每個(gè)階段都容易發(fā)生變化，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，且容易泄漏。

1.3.2.3 電子憑證具有易刪改性，在存儲(chǔ)、傳輸、復(fù)制過程中易遭到刪改、破壞，從而損害電子憑證的完整性和真實(shí)性。

2 工作中落實(shí)電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔的途徑和措施

2.1 加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔政策的宣傳培訓(xùn)工作

各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門應(yīng)充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo)。線上線下多渠道組織活動(dòng)，走進(jìn)企業(yè)，進(jìn)入社區(qū)，以開展電子憑證檔案主題知識(shí)辯論、舉辦電子憑證檔案歸檔實(shí)操競(jìng)賽、開辦電子憑證檔案經(jīng)驗(yàn)分享交流會(huì)等一系列活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓從業(yè)人員能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件，提高電子會(huì)計(jì)憑證檔案質(zhì)量。引導(dǎo)從業(yè)人員熟悉電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔要求及電子會(huì)計(jì)憑證檔案生成、入賬、歸檔、管理等具體操作流程。

2.2 加快推進(jìn)電子會(huì)計(jì)憑證檔案入賬歸檔工作。

加強(qiáng)單位信息化建設(shè)，及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，創(chuàng)立單位電子數(shù)據(jù)庫(kù)，完善電子檔案管理，明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子會(huì)計(jì)憑證檔案質(zhì)量。保證電子檔案的可利用性，建立嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，從電子會(huì)計(jì)憑證檔案形成就納入管理，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)紙質(zhì)或其他載體形式文件時(shí)，則在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。必要時(shí)，具有保存價(jià)值的電子文件，適時(shí)生成紙質(zhì)文件等拷貝資料。歸檔時(shí)，將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等拷貝件一并歸檔。對(duì)僅能取得電子會(huì)計(jì)憑證但暫時(shí)又不具備電子化報(bào)銷入賬歸檔條件的單位，在使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件報(bào)銷入賬歸檔的同時(shí)，應(yīng)妥善保存電子會(huì)計(jì)憑證，建立與有關(guān)紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.3 加強(qiáng)日常監(jiān)督管理

2.3.1 在實(shí)施日常管理中，應(yīng)將電子憑證檔案入賬歸檔的執(zhí)行情況納入績(jī)效管理范圍，增強(qiáng)大家對(duì)電子憑證檔案入賬歸檔工作的重視。

2.3.2 對(duì)移交的電子會(huì)計(jì)憑證檔案，應(yīng)當(dāng)編制移交清冊(cè)。個(gè)別需重新整理的，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)主管人員、經(jīng)辦人員共同整理，以分清責(zé)任。履行核實(shí)電子檔案完整性和有效性審核手續(xù)。核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。不合格的，應(yīng)重新制作。

2.3.3 加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)憑證檔案的檢驗(yàn)工作。配備相應(yīng)的處理設(shè)備，對(duì)歸檔的每套載體進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。還應(yīng)檢驗(yàn)載體是否有劃痕、清潔、有無病毒等。

2.3.4 細(xì)化電子會(huì)計(jì)憑證檔案的保管。歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫濕度應(yīng)選定規(guī)定范圍。應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。定期對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證檔案涉及的形成單位或檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子會(huì)計(jì)憑證檔案的載體轉(zhuǎn)換。

2.3.5 加強(qiáng)巡檢。設(shè)立安全巡檢檔案賬簿，明確巡檢內(nèi)容，明晰安全標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于在違反規(guī)定的行為，及時(shí)予以糾正。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法依規(guī)懲處，確保電子檔案安全。定期檢查電子檔案的整理情況，按規(guī)定辦理電子檔案的移交、銷毀手續(xù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家稅務(wù)總局.關(guān)于推行增值稅電子發(fā)票有關(guān)問題的公告[S].2015.

[2]財(cái)政部，國(guó)家檔案局.關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知[S].2020.

[3]財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[S].2015.

（作者單位：吉林省省屬改制企業(yè)檔案托管中心）