文書檔案鑒定工作問題分析

摘 要：文書檔案鑒定雖然是檔案管理的一項基礎工作，卻能將檔案管理的整個過程有機連接起來。當前文書檔案鑒定工作存在一些問題，直接影響檔案工作的正常開展。本文試對文書檔案鑒定工作的幾個問題做一些分析，供參考。

關鍵詞：鑒定;文書檔案;問題;分析

文書檔案是單位各項工作的真實記錄，不僅能查考單位工作的一些歷史情況，還能對未來的決策起到較好的指導借鑒作用。鑒定是文書檔案管理工作的一項重要內容。加強文書檔案鑒定工作，能夠優化館藏檔案資料，促進檔案管理工作整體水平的提升。本文試對文書檔案鑒定工作的幾個問題做一些分析探討。

1 文書檔案鑒定的現實意義

1.1 優化館（室）藏檔案結構，提高資源利用效率

隨著工作的發展，各單位館（室）藏檔案數量不斷增加，與有限的庫房容量之間的矛盾日益明顯。推進檔案鑒定工作，能夠及時地對檔案的性質和價值進行鑒別，區分出優質檔案資源和一般的檔案資源，根據不同檔案資源自身不同的價值，采取不同的方式進行管理。還可以對館（室）藏檔案質量進行優化，使其結構更加清晰合理，提升檔案資源管理工作的整體效率和利用率。

1.2 決定文件是否成為檔案與檔案存毀

在進行文件資料的收集工作后，文件資料是否能夠成為檔案，需要通過鑒定工作來甄別。一些文件資料經過鑒定工作的甄別之后，能夠確定其具有保存價值，符合檔案的要求，才能對其進行整理和歸檔，并且還要根據檔案管理業務的實際需求，對檔案進行分類、排列、編號以及上架等。另外檔案保管的期限滿了之后，需要進行鑒定，以確定這些檔案是否還有繼續保管的必要，一旦沒有保管價值，就要對檔案進行銷毀。所以，鑒定工作對于檔案管理的開始以及結束都能夠造成直接的影響，檔案鑒定工作的質量能夠直接決定檔案存續及其作用的發揮。

1.3 發揮檔案功能，提升檔案利用價值

檔案的實際價值在于利用，對后續的工作起到依據、參考和憑證作用。只有通過科學的鑒定，才能有效地認定文書檔案的實際價值，確保檔案管理人員能夠根據檔案的不同價值，對于檔案的內容進行及時的開發利用。比如為了對某一階段的養老保險政策實施效果進行統計，相關的人員就可以通過檔案查詢的方式，對各個階段相關政策落實情況進行分析和對比，從而發掘出文書檔案的社會價值。如果館藏文書檔案沒有經過鑒定，雖然有存在價值，但容易被埋沒在眾多的檔案之中，無法發揮應有的作用。

2 文書檔案鑒定應遵循的原則

2.1 全面分析的原則

指在文書檔案鑒定過程中，需對檔案的各個方面進行評估與分析，而不能僅僅從某一方面作出決定。或者說，在進行鑒定時，應通過文件材料的來源、檔案材料的內在聯系和實際價值，進行全面綜合分析與評價，然后作出相應的鑒定結論。如在文書檔案的損毀鑒定之中，可通過檔案的來源及事情經過和時間，以及檔案之間的關系等進行分析判斷，確定檔案是否具有保存利用價值。

2.2 尊重歷史的原則

指在文書檔案鑒定工作中需根據文書檔案自身的原始記錄的特征與屬性進行判斷，使檔案鑒定人員能夠更加客觀地對文書檔案的應用以及實際價值進行判定，以確定是否需要保存。在實際工作中，應將文書檔案的價值放在當時的歷史條件中進行分析和判斷，結合單位發展的需求，確定是否有保存價值。此外，在鑒定工作中，還要用歷史的眼光對檔案進行分析，以發現其歷史價值所在，最終判斷檔案是否應該保存或者銷毀。

2.3 堅持發展的原則

指文書檔案在自身發展的邏輯軌道以及運動過程中所產生的價值判斷。辯證唯物主義強調事物是在不斷的發展以及運動的。文書檔案是從文書轉化而來的，文書是檔案的前身，文書檔案是文書歸檔轉化的結果。因此，在文書檔案鑒定過程中，應以發展的眼光去看待文書檔案內容，進行分析和評判，確定其價值。另外，檔案管理工作隨著社會的發展也在不斷進步，因此鑒定文書檔案工作的標準方式也在不斷地發展變化。所以檔案工作者在開展文書檔案鑒定工作時，既要看到文書當前存在的社會價值，也要用發展的眼光去看待它的價值。

3 文書檔案鑒定工作中應解決的難點

3.1 數量龐大

由于文書檔案涉及單位管理工作的各個方面，包括單位印發的各類通知、針對特定事項制定出的決定以及請示報告等文書資料，也包括單位內部各個年度的工作計劃與總結、各類決策性會議記錄、各種會議文件材料以及工作經驗分析、情況報告等。跟其他的檔案內容相比較來說，文書檔案的數量較為龐大，并且種類成分復雜。因此，需要納入鑒定范疇的文書檔案，數量十分龐大，需要花費很長的時間才能夠完成，所以無形之中增加了文書檔案鑒定的難度。

3.2 程序復雜

文書檔案鑒定工作是需要檔案管理人員一頁一頁進行，根據文書內容以及來源和可靠程度等進行多方面的審查完成的，一般情況下需要經歷多個程序步驟。首先是在歸檔時要確保文檔是否屬于歸檔范圍內的，將那些沒有保存價值的文檔資料交由其他部門保存一定時間后統一銷毀。其次針對已經歸檔的具有保存價值的文檔資料，需要確定其保管期限，通常這一部分是由文書立卷人員負責。再次是在文書檔案歸檔達到一定年限之后，對于文書檔案的價值再次進行復核。尤其是在后期階段到期后的復審工作，需要對一些文書檔案拆卷重新整理以及重新編號等，無形之中使鑒定工作的難度更大。

3.3 標準差異

文書檔案所涉及的文件材料種類較多，并且涉及各個部門，也包括業務部門形成的文書資料。因此，科技檔案或者專業檔案鑒定工作，無論是檔案的實際工作任務量，還是鑒定的數據內容都很多。當前的文書檔案鑒定工作，需要依據有關部門制定的相關規定開展，但是在工作中如果涉及某一領域的文書保管期限以及范圍，存在一定的不確定性，就會使鑒定工作的難度增加。

4 文書檔案鑒定的主要節點及要求

4.1 文書檔案收集環節的鑒定

文件資料的收集工作，是確保文書檔案鑒定工作開展的前提條件。文件的形成者以及使用者憑借自身的檔案意識，能夠對于檔案資料是否需要歸檔做出一個大致的判斷。因此，這一判斷也稱為文書檔案收集環節的前端鑒定。在此基礎上，檔案管理人員需要按照文件實際的形成、流轉以及存檔的整個過程，對文書檔案進行歸檔工作，并且對文件資料進行進一步的鑒別，以確保收集后的文件資料齊全完整、真實準確，能夠在后續發揮出較大的作用。

4.2 文書檔案歸檔環節的鑒定

在文書檔案的歸檔環節鑒定工作中，檔案管理人員移交文件資料也是文件成為檔案的一個重要環節。在工作中，檔案管理人員需要根據有關部門的相關規定，特別是文書檔案歸檔范圍的規定確認文書檔案是否需要歸檔，并且是否能夠符合立卷標準，移交手續是否完備。通過工作人員鑒定，確認檔案符合歸檔標準的，才可以對檔案進行接收，否則需要提出整改意見和建議。

4.3 文書檔案保管環節的鑒定

在文書檔案保管的時候開展鑒定工作，需要對于檔案管理的實際利用安全性進行鑒定。鑒定人員首先應對館藏的檔案信息資源能夠充分掌握，并且定期到庫房查看檔案資源，以確保檔案的保存環境能夠符合于檔案保管的實際要求。在檔案管理工作中，應加強對電子文書檔案以及數字化文書檔案的安全工作的重視度。工作中還應注意文書檔案在借閱時的手續，是否能夠符合借閱規定，以及借閱者所持的手續是否符合密級檔案的借閱規定，以確保文書檔案信息的安全保密。

4.4 文書檔案到期時的鑒定

在文書檔案保管期限到期之后，需要對到期的檔案進行價值鑒定，以確保其是否有保存利用價值，是否需要繼續保管，并且對一些涉密的文書檔案，要確定檔案是否需要解密。工作中應加強對檔案保存價值的鑒定判斷，避免出現不必要的損失。應通過到期檔案鑒定工作的開展，逐步減輕館藏文書檔案保管壓力，進一步優化館藏檔案資源結構，形成檔案接收、保管、利用和處置的良性循環。

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作者簡介：曾德宏（1978— ），中國工程物理研究院科技信息中心館員。