信息化時代下企業檔案管理工作優化路徑研究

【關鍵詞】信息化;企業檔案管理;優化路徑

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）07-0172-03

1 企業檔案管理現狀及存在的問題

1.1 檔案運營管理模式和制度建設滯后

當前，企業檔案信息的采集大都處于手動處理層級，由員工識別信息并進行分類，再手動輸入信息，完成歸類管理工作 [1]。這就需要員工對各類檔案信息添加可識別標記，但是企業員工的流動性較大，剛來接手工作的員工不熟悉也弄不明白相關標記，不可避免地會引發延長信息檢索時間甚至丟失信息的問題。2015年，習總書記提出“創新是引領發展的第一動力”，全國各行業以創新為動力，致力于技術創新和轉型升級發展。但是在此過程中，很多企業忽略了現代管理體系和運行機制的配套建設與完善，在信息實施保證制度方面不夠重視，使得日漸繁雜的檔案管理工作的開展更加困難。首先，由于信息化手段不足，導致相近領域出現近似數據，造成這些數據歸檔過程中被覆蓋存儲等錯誤。近年來，為了應對日益龐大的檔案數據整理和存儲工作，檔案管理員的工作壓力越來越大 [2]。其次，無紙化檔案轉換過程中仍存在多種類型或結構性問題，例如將大數據管理技術直接集成到傳統管理模式中，不進行相應的自主適應性更改，會導致相似數據覆蓋、歸類不科學、權限設置不合理、信息失真等問題。

1.2 機構設置不合理

企業的歸檔工作是否科學、合理，既不是依賴于辦公設備的先進與否，也不依賴于檔案人員的數量，而是取決于檔案管理部門是否能夠真正發揮監督職能，對企業各類檔案進行全面、及時、準確地管理和分析，以滿足企業運營和發展的需求。然而現實中，大多數企業檔案工作沒有實現統一的領導、統一的管理和統一的標準 [3]。大多數企業檔案管理工作未包括在企業的工作計劃或領導和員工的責任制中，很少有專門的檔案管理機構，也沒有檔案評估權限和執行檔案管理應具備的功能，因此很難引入檔案管理系統。例如，某些企業將人事和會計文件放置在檔案管理倉庫中，但相應的檔案材料又分別由各執行部門負責，僅將尚未創建的舊產品檔案移交檔案管理員進行存儲，這樣的檔案組織絕不是一個全面的檔案管理組織，不能有效地執行各種檔案任務。

1.3 檔案管理人員水平較差

企業要順利完成轉型升級，人力資源的優化與管理是必不可少的環節 [4]。與企業檔案管理信息化相適應的優秀技術人才，是構建現代企業檔案管理系統的關鍵。然而，傳統檔案信息管理，僅僅是實現原始紙質文檔的數字化，造成檔案人員的信息水平差，甚至一些高新企業也缺乏專業的檔案管理人員，現有的檔案管理人員不了解檔案管理軟件，他們依舊采用傳統老舊的方法處理工作，制約了企業檔案管理信息化發展。要想在較短時間內提高檔案管理人員的素質和技能，使其達到較高的計算機水平并掌握信息化技術，企業必須花費大量的時間與經費對員工進行系統的培訓，這無疑又增加了企業的負擔。

1.4 缺乏建立檔案管理信息化的意識

作為一個經濟組織，企業將利潤最大化作為所有業務活動的終極追求。這也導致部分企業領導者對檔案管理工作產生偏見，認為檔案管理不像生產、銷售或技術研發一樣可以直接產生經濟效益 [5]，因此他們很少花費精力關注檔案管理工作，更不會對檔案管理進行投資。可以預見，隨著企業的轉型升級，后續必然出現存檔設備過時、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業領導層缺乏對檔案管理的重視及創新觀念，企業檔案管理人員意識不強也是制約檔案管理信息化水平提升的關鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理就是對信息進行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養較低，缺乏對檔案管理信息化的認知，認為檔案管理就是對紙質資料的整理歸檔，既不熟悉現代信息技術，更缺乏對檔案大數據支持企業經營管理重要性的認知。由于領導層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認知，因此進一步放緩了企業檔案管理信息化發展的進程。

2 企業檔案管理提升路徑

2.1 提升檔案管理人員自身素質和專業化水平，培養并強化檔案管理人員信息化意識

現代企業信息化建設的關鍵在于緩解人才缺乏的問題，企業檔案管理信息化建設要從源頭，即加強技術人才隊伍建設著手解決 [6]。具體可從以下幾個方面進行改進：一是增強企業管理層和檔案管理人員的信息化意識。企業管理層要充分認識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設的基石，因此企業要引進一批計算機水平高、熟悉檔案信息技術的專業人才。要培養檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時，要充分考慮人員后續的崗位適應性及軟件系統應用等問題，要根據檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設一支與企業轉型升級相適應的現代檔案管理信息化人才隊伍，有必要為此類人力資源提供優良的條件。三是加強崗位培訓。企業可以根據自身需求和信息化技術更新發展狀況，定期舉辦信息化技術應用培訓班，平時也可以發送各種檔案管理信息化技術和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學習和借鑒，提高他們的業務素質。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計算機的能力，提升管理人員學習的積極性，鼓勵他們積極參加企業舉辦的信息教育培訓，增強自身對檔案安全保護意識，并不斷提高專業知識水平和工作效率。除此之外，為激發員工的工作積極性和創新性，企業需要制定相應的激勵措施。

2.2 加強制度建設，優化檔案管理部門結構

一個完整的檔案管理信息系統中，相關制度建設必不可少，包括管理制度、監控制度及安全制度。管理制度和監控制度：為了保證系統的正常運行，管理員可以采用特定的監督方法，制定針對檔案管理利益相關者的獎懲制度，并明確區分獎懲對象和標準。一方面，為保證檔案管理信息系統的平穩運行，必須對有違規行為的員工做出警告或處罰;另一方面，要加強對員工的監督，保證他們按時完成任務，并激發其工作熱情。安全管理制度：明確安全責任，規范安全措施。例如，檔案室需要配套各種類型的安全設施，并規定由專人負責，確保無意外事件發生。此外，企業要結合自身特點，制定并執行更具針對性的制度，例如文件注冊和查詢，并按計劃升級文件存儲系統，提高檔案的安全性和穩定性。同時，注意數據的安全性，通過加密等技術管理敏感數據，并確保存儲文件的密鑰由多名人員同時保管和共同開啟，防止競爭對手使用不正當手段操縱檔案管理人員違規操作，或利用黑客攻擊服務器并檢索數據，為企業帶來不可彌補的損失。

各項制度的推行效果取決于人，因此在使用信息技術替代傳統檔案管理處理重復性和簡單任務并進行模式創新的基礎上，要建立專門的檔案管理部門，對企業檔案管理人員實施“人性化+關愛化”的制度，即確保員工的付出與收入成正比，提高員工的獲得感和歸屬感。要做到這一點，就必須建立并完善檔案管理員的業務技能測試制度，達到正面鼓勵檔案管理員學習崗位知識的目的 [7]。

2.3 整合檔案信息資源，優化檔案管理模式

檔案管理工作的責任與目的是為企業的生產經營提供服務，以滿足生產經營過程中對信息的需求，這也是對其工作有效性確認的尺度。現在各企業的管理模式大部分分為以下兩種：集中管理模式和分散管理模式，這兩種模式很難滿足企業生產經營過程中對各方面數據的需求。因此，企業需要從一體化管理的系統模式入手，對檔案管理系統進行深入改革，建立檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息綜合為一體，滿足企業生產經營過程中對各方面信息的需求 [8]。

為了利用大數據技術創新檔案管理模式，企業的檔案管理部門除了要堅持對具體問題進行具體分析的原則，還需要對自身進行現代化改革，以管理的高效率為目的對檔案管理的模式進行創新，此外企業需要建立完備的專業管理體系，在完整、準確地錄入檔案的前提下，需要配備專業人員進行專業數據監督，同時建立追責制度，以便在發生問題的第一時間找到負責人，從源頭上第一時間解決問題。通過一系列制度的完善，確保高效率的管理，同時降低數據泄露風險。

2.4 融合知識管理，把握檔案管理發展方向

滿足企業在各生產經營活動過程中對各類信息的需求，是檔案管理工作開展的目標，因此檔案管理工作必須通過大數據等現代技術對檔案信息資料進行整合、歸類及開發，使其持續地向企業提供有效服務。從知識管理方面入手，能夠有效地加強檔案管理工作人員的知識服務意識和價值創造意識，以及對知識信息的理解，從而加強對有效檔案的再挖掘工作。

在日新月異的創新時代，企業檔案管理工作需要不斷地進行深化改革，以企業發展和檔案管理工作的深度融合作為風向標，讓檔案信息的管理工作延伸企業生產經營的各個方面。所以，企業管理部門需要加大力度開展信息收集工作，并多渠道地進行充分且有效率的信息收集，同時做好歸類整理和再挖掘，篩除無效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規律性。相關的檔案管理部門要通過科學有效的方法，對信息進行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類信息的有效性和有序性。同時，企業檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。此外，要提升自身的服務意識，熟悉檔案館藏中的各類信息，利用自身工作經驗預判用戶的使用行為，站在用戶的角度思考，將封閉的各類信息轉化為開放便捷的有序信息，為企業提供迅速而有效的服務，最大限度地滿足企業生產經營活動對檔案管理的需求 [9]。

3 結語

信息化是提升企業檔案管理效率必不可少的工具，也是現代檔案管理發展的主方向。在大數據時代背景下，信息化手段的使用能豐富有效信息的廣度和企業檔案管理的深度 [10]。然而，檔案管理信息化建設并不是一蹴而就的，而是需要根據信息化的不斷發展，持續保持更新的一項長久性工作。檔案工作管理者要樹立創新意識，努力克服檔案管理向信息化轉型過程遇到的困難，及時了解社會、時代發展的前沿、趨勢及企業發展的最新需求，使檔案信息化管理工作能夠保持理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠更好地服務企業和社會。

參 考 文 獻

[1]靳利敏.如何做好企業檔案管理工作[N].科學導報，2020-12-29（B03）.

[2]屠志萍.信息化背景下企業檔案利用服務實踐研究[J].辦公室業務，2020（24）：121-122.

[3]陸博瑤.現代企業制度下企業檔案管理研究[J].河北企業，2020（12）：38-39.

[4]王景玲.大數據背景下企業檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2020（22）：139-140.

[5]胡召義.關于檔案信息化建設與管理的幾點思考[J].文化產業，2020（32）：142-143.

[6]劉海波，王麗珩，阮師漫.大數據背景下檔案管理工作中的創新與研究[J].中阿科技論壇（中英文），2020（10）：

70-72.

[7]趙凱卉，吳宏方.企業檔案數字化建設研究[J].中國市場，2020（30）：196，198.

[8]賀莉.大數據信息化環境下企業檔案工作面臨的挑戰及對策[J].陜西檔案，2020（5）：46-47.

[9]詹艷輝.探析新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑[J].企業科技與發展，2021（4）：240-242.

[10]龔麗萍.基于大數據時代的企業檔案管理研究[J].企業改革與管理，2020（16）：48-49.