以Excel作為CAATs工具實施會計分錄測試

胡曉明 陳建平

中注協于2020年3月印發《中國注冊會計師協會關于在新冠肺炎疫情下執行審計工作的指導意見》（以下簡稱指導意見）指出，審計項目組需要在審計準則框架下調整審計計劃，加強信息技術和數據分析在審計中的運用，以應對新冠肺炎疫情可能使實施常規審計程序受到限制的情況。由于采用遠程方式執行審計工作存在固有局限性和額外風險，以及各會計師事務所自身在審計信息化水平上的差異，指導意見列舉的各種非常規審計手段，可能只在那些信息化應用程度較高的事務所才具有較強的可操作性；而對那些信息化投入不多、審計信息化水平不高的事務所，能夠實操的非常規審計手段可謂微乎其微。

計算機輔助審計技術（Computer Assisted Audit Techniques，簡稱 CAATs），是指將計算機作為審計工具運用于審計工作中的信息技術。計算機輔助審計技術需要借助于工具軟件來實現，常見的CAATs工具軟件包括大部分會計師事務所廣泛使用的電子表格軟件Excel。本文以Excel作為CAATs工具，說明Excel在會計分錄測試中的實際操作步驟，為那些審計信息化水平不高的會計師事務所在特殊情況下執行非現場審計工作提供參考。

會計分錄測試是指“測試日常會計核算過程中作出的會計分錄以及編制財務報表過程中作出的其他調整是否適當”，以應對被審計單位管理層凌駕于控制之上的風險。《中國注冊會計師審計準則問題解答第 7 號——會計分錄測試》指出，在實施會計分錄測試時，注冊會計師可能需要分析大量的會計分錄，采用計算機輔助審計技術或電子表格（如 Excel），可以顯著提高會計分錄測試的效率和效果。注冊會計師通?？梢钥紤]要求被審計單位提供所需要的電子數據，如果能夠以標準的格式導出、驗證并傳輸所需要的會計分錄數據，則可以進一步提高會計分錄測試的效率和效果。以下是用Excel進行會計分錄測試的完整案例。

一、確定會計分錄測試的范圍

注冊會計師選擇測試整個會計期間的會計分錄，進行完整性驗證并且篩選出滿足如下條件的憑證：

·摘要中包含“調整”的分錄；

·金額尾數為 999.99分錄。

二、數據提取

數據提取是指從被審計單位會計信息系統中導出所有待測試會計分錄。在本例中，被審計單位采用的是用友 U8 財務系統，其科目余額表的數據字段包括會計年度、會計期間、科目編碼、科目名稱、期初借方、期初貸方、本期發生借方、本期發生貸方、累計發生借方、累計發生貸方、期末借方、期末貸方等。其序時賬的數據字段包括日期、憑證號、科目編碼、科目名稱、摘要、借貸方向、金額等。在被審計單位會計人員的配合下，利用用友 U8 財務系統的“輸出”功能，可以很便捷地導出Excel格式的科目余額表和序時賬。如圖1所示。

圖1 用友U8輸出數據

三、數據清洗與處理

如圖2所示，用友U8輸出的余額表數據，其尾部合計、損益小計等屬于無用數據行，應予清洗（刪除）。

圖2 用友U8輸出的余額表數據清洗

如圖3所示，用友U8輸出的序時賬數據，其金額表示為方向、金額，應處理成借方金額、貸方金額的形式。在J2單元格輸入公式：=IF(F2=“借”,I2,0)，在K2單元格輸入公式：=IF(F2=“貸”,I2,0)，然后選定J2:K2，雙擊選中區域右下角的填充句柄，則J列和K列均應用了公式，發生額數據就被處理成了借方金額、貸方金額的形式。

圖3 用友U8輸出的序時賬數據處理

四、完整性驗證

注冊會計師可通過以下三個程序驗證完整性：

1.序時賬借/貸方發生額按科目匯總＝科目余額表的借/貸方發生額。首先，加計從會計信息系統中導出的所有會計分錄的本期發生額，與科目余額表（包括期初余額、本期借方累計發生額、本期貸方累計發生額、期末余額）中的各科目本期發生額核對相符。在有序時賬數據的Excel工作表中，插入數據透視表，按科目編碼和科目名稱匯總借方金額和貸方金額，然后通過VLOOKUP函數，取得相關科目編碼的科目余額表中的“本期發生借方”和“本期發生貸方”兩列數據，并分別計算差異，如差異為零，則通過完整性驗證（如圖4）。

圖4 完整性驗證：從序時賬到余額表

其次，我們換一個方向，從余額表到序時賬，檢查是否存在差異。還是通過VLOOKUP函數，將序時賬透視表匯總后的科目借方與貸方累計發生額匹配至科目余額表的相同科目編碼中，計算科目余額表發生額與序時賬發生額的差異。在匹配的過程中，我們發現非末級科目在余額表中有數據，但在序時賬中無數據，此時需要使用函數IFERROR；如果末級科目核對差異均為零，則可忽略非末級科目的核對差異。圖5是從余額表到序時賬的完整性驗證。

圖5 完整性驗證：從余額表到序時賬

2.科目余額表的期初余額＋序時賬借/貸方發生額按科目匯總＝科目余額表期末余額。如圖6，通過設置P列的公式，重新計算期末余額，其中發生額數據取自序時賬，將計算出來的期末余額與科目余額表的期末余額進行比較，如差異為零，則通過完整性驗證。經過第（1）項審計程序的完整性驗證后，也可以直接在科目余額表中按照（期初借方－期初貸方）＋（本期累計發生借方－本期累計發生貸方）－（期末借方－期末貸方）的邏輯進行計算，以驗證科目余額表本身是否平衡。

圖6 完整性驗證：期末余額計算

3.序時賬每筆分錄借方發生額＝貸方發生額。雖然被審計單位的會計分錄應當滿足基本的借貸相等和平衡，但在實務中經常會發現各種例外情況，所以借貸平衡的測試仍然是必要的步驟。如圖7，在有序時賬數據的Excel工作表中，插入數據透視表，注意將“日期”和“憑證號數”這兩個字段作為行標簽，即對每一張憑證都要進行測試；將“方向”作為列標簽，對“金額”進行匯總，同時在E列設計公式計算借方和貸方金額的差異。

圖7 完整性驗證：分錄借貸平衡

五、異常分錄篩選

1.篩選“摘要”中包含“調整”的分錄。如圖8，在有序時賬數據的Excel工作表中，通過自動篩選，指定文本包含條件，即可篩選出“摘要”中包含“調整”的分錄。

圖8 篩選“摘要”中包含“調整”的分錄

2.篩選“金額”尾數為 999.99分錄。如圖9，在有序時賬數據的Excel工作表中，先設置輔助列“尾數999.99”，在J2單元格輸入公式：=RIGHT(I7,6)=”999.99”，并雙擊J2單元格右下角的填充句柄，對整列應用公式，然后通過自動篩選，只勾選為TRUE的條件，即可篩選出“金額”尾數為 999.99分錄。

圖9 篩選“金額”尾數為 999.99分錄