獨立學院專業評估視角下的教學管理隊伍建設

邵丹迪

摘要：教務秘書作為學院教學管理的中堅力量，服務于教學，是學院和院系溝通的橋梁。文章以獨立院校專業評估為視角，對教務秘書的日常工作提出了建設性的建議。文中分析了目前教務秘書隊伍的現狀以及教務秘書在教學管理過程中工作性質，并就如何提高教務秘書的業務能力以及綜合素質能力也提出了解決方案，為獨立學院提升教學管理質量水平起到參考作用。

關鍵詞：獨立學院 教學管理 參考

獨立學院專業評估可以促進高校提升辦學質量，全面提高教師教學以及學院教學管理等各方面水平。為更好地實現以評促改、以評促建的目的，高校應該全面加強對專業評估的組織領導、統籌協調好評估和教學管理中的各項關系。獨立學院是由普通本科院校和社會力量合作辦學，是我國高等教育規模迅速擴張下的產物，其在擴大高等教育資源、促進高等教育大眾化等多方面產生了積極的影響。獨立學院一直以來都是民辦高等教育的重要組成部分，為了更好地管理和監督民辦高校的教學質量，促進其更加健康化、科學化以及規范化發展，教育部也先后出臺了《中華人民共和國民辦教育促進法》等一系列規范和法律條文，這些文件的頒布一方面促進了民辦高校可持續發展，另一方面也為民辦高校的專業評估提供了堅實的理論依據。

獨立院校專業評估作為江蘇省每年開展的一個重要教學評估項目，其可以起到評價、監督、保障和提升獨立院校教學質量的作用，是我國高等教育質量評估體系的重要組成部分。專業評估一般分為獨立學院自我評估，撰寫狀態數據表以及自評表三個部分，必要時省教育評估院會組織專家進行現場考察，學校根據現場評估專家給出的意見和建議進行有針對性地整改。專業評估難度高、責任大、任務重，涉及教學質量管理的方方面面。其中，評估報告撰寫前期，大量基礎數據采集和整理都離不開教務秘書，因此教務秘書在其中擔任很重要的角色，是專業評估的溝通者、服務者以及管理者，這三種角色相輔相成、相互統一。因此，教務秘書的工作能力和綜合素質對于高校審核評估的成效具有較為深遠的影響。作為一名經歷獨立院校專業評估的教務秘書，我將借助專業評估中需要完成的各項事務以及遇到的各類問題來談談我的切身體會，通過這次專業評估，讓我對教務秘書的工作性質、存在問題以及今后工作的努力方向有了更加深刻地理解。

一、教務秘書隊伍的現狀

教務秘書作為系部教學工作的主要執行者，事務性的工作較為繁多，再加上學院人員緊張，系部教務秘書還要兼任行政秘書以及承擔部分教學任務，在工作中往往力不從心，對工作質量提升存在一定影響。教務秘書大都是直接上崗，缺乏相關專業背景和系統的理論知識培訓，都是在工作過程中學習和摸索工作方法、總結工作經驗。部分教務秘書仍停留在事務性的工作上，在管理方面存在較多的經驗主義，對自身工作缺乏科學性、規范性的認知。此外，教務秘書從事的教學管理工作存在周期性，大部分工作都是按部就班地根據通知或者文件指示執行，工作瑣碎且難以量化，很難在自己的崗位上做出成績，幾乎沒有晉升的機會與空間，時間長了難免產生懈怠心理，從而缺乏主觀能動性。由于晉升空間狹窄，導致教務秘書的流動性較大，系部的教學管理工作無法形成良性、持久性的循環。

二、教務秘書在專業評估中所承擔的工作和特性

教務秘書是學院最基層的教學管理人員，是學院和系部開展教學工作的重要支撐，是聯系系部領導和師生、系部與學院教務處之間關系的橋梁和紐帶，是學院教學管理工作的主要執行者，對保障系部教學活動的質量起到了不可替代的作用。在獨立學院專業評估中，教務秘書也承擔著大量的工作，根據《獨立學院本科專業綜合評估狀態數據統計報表填報指南》以及《江蘇省獨立學院專業綜合評估指標體系》以及學院教學管理的實際要求，教務秘書必須具備一定的思想責任意識和相應的工作能力。

（一）教務秘書的工作性質

通過獨立學院專業評估，對教務秘書的工作性質有了更加深刻地理解。系部教務秘書的工作定位是在教學院長或者系主任的指導下，完成每學期課務管理、教學資料收集與整理，協助教務處管理系部教研活動和實踐教學、管理監控系部教學質量以及學生學籍和教學工作管理等。但是，通過此次專業評估之后，要成為一名合格且專業的教務秘書，在完成一般的事務性工作之外，還應積極發揮自身的主觀能動性，完成更多創新性的工作。教務秘書是專業評估關鍵環節的“守門員”，只有教務秘書在教學管理的各個環節嚴把質量關，才能滿足專業評估的各項指標，真正提升教學質量。

1.做好學院與系部良好地溝通橋梁

在教學管理的過程中，教務秘書是學院和系（部）、教師和學生之間的紐帶，是他們溝通的橋梁。教務秘書每天都會接收到很多來自各個部門的通知，在信息接收和傳達的過程中，教務秘書必須對每個通知做簡單地了解，再將通知轉發出去，以便解答教師和學生的疑問，在后期還需對通知中涉及的材料做相應的收集、整理以及上傳。將系部老師在教學過程中出現的疑問與困難及時向教務處及系部領導進行反饋，以便更好地提升教學管理質量。教務秘書要對系部的整個教學管理進行全盤統籌，無論是安排教學任務、安排考試都要根據學院、系部教師和學生的實際情況進行合理安排，當出現緊急問題時，要處變不驚，充分溝通，在符合學院規定的情況下靈活協調。

2.教學管理中的問題的發現與完善

教務秘書是系部教學工作的主要執行者，專業評估以及高校的教學管理不僅需要有決策力的領導，也需要一個好的參謀者。領導是規章制度的制定者和決策者，但教務秘書是對系部教學具體情況了解最為詳盡，因此，在制定的過程中，教務秘書需要將教學日常管理中的重要信息和支撐材料收集、整理并且匯總給領導，為更好地制定相關規章制度提供堅實的理論依據和實踐支持。此外，教務秘書最了解整個系部教學運行，在教學管理的過程中，需要及時發現教學管理中出現的問題并及時上報給系部領導。再者，作為教務秘書需要有豐富的管理經驗，在教學管理過程中，對于教務管理的安排上需要有一定的預見性，對于將來可能出現的問題做到未雨綢繆，在發現問題后及時向領導匯報，保障教學平穩運行。

3.教學管理信息化建設

教務系統是高校師生在教學過程中必須要使用的平臺，該平臺為學生提供選課、成績查詢、畢業審核信息查詢等，是教師的教學任務書的下達、教學大綱的上傳、成績的提交等工作的一個平臺，因此，教務秘書要充分理解教務管理系統的內容和意義，充分利用教務管理系統進行工作，保障教務管理工作的科學性和嚴謹性，提高工作效率。

教學檔案管理是教學管理過程中的重要環節，教學檔案的管理對高校的教學、科研具有重大意義，它不僅是促進獨立學院不斷發展的基礎性工作，是教育教學過程化管理的重要環節。因此，無論是從日常教學質量管理還是專業評估角度，教學檔案都是檢查的重要部分。在現場評估過程中，專家除了聽課之外，最重要的評閱手段就是通過調閱教學檔案發現問題，需要及時的將日常教學檔案進行科學化、規范化管理。隨著教學管理的縱向發展，高校的教學檔案管理愈發龐雜，傳統紙質化教學資料的歸檔工作量巨大、效率較低且后期翻閱麻煩，還存在丟失的風險，難以滿足日常教學管理和專業評估的要求。因此，教學檔案的信息化管理勢在必行，在信息化高度發展的今天，教務秘書應該充分利用現代信息化手段，依托專業評估的要求，推進教學檔案管理數字化、規范化、科學化，解決傳統教學檔案管理收集、整理、存放以及調閱帶來的問題。此外，教務秘書應該明確檔案管理對于高校教學過程管理的重要性，提高教學檔案的管理意識，提升教學檔案管理的能力。以獨立學院專業評估工作要求為標準，配合現代信息化管理手段，健全教學檔案管理的配套機制，構建完整的信息化教學檔案管理體系，推動教學檔案管理持續發展。

三、加強教務秘書隊伍的建設的措施

隨著高等學校教育改革事業以及信息化教育的不斷發展，教學管理中也存在著許多問題與挑戰，這就需要教務秘書通過學習來不斷更新知識儲備，更新知識體系，轉變管理理念，提升管理能力。此外學院需要定期舉辦培訓講座對教務秘書進行培訓，做到“走出去、請進來”。在信息化迅速發展的今天，教務秘書要不斷學習新知識，與時代發展理念相契合，提高辦公軟件的操作水平；學院需要加強教學管理信息化，營造良好的工作氛圍，積極發揮教務秘書的主觀能動性，在保證工作質量的同時提升工作效率。

作為學校和教學管理部門，要加強對教務秘書的思想教育，提升工作意識，同時要對教務秘書的工作給予認可，定期對教務秘書的工作進行評比、表彰，對于工作積極性高、表現出色的教務秘書在評職晉級、薪資待遇等方面給予政策傾斜，提高其工作積極性，發揮其主觀能動性，增加其對工作的認同感與歸屬感，保障教務秘書隊伍的穩定性，從而提高教學質量管理水平。

四、結語

高校的專業評估可以促進高校的辦學質量，全面提高教學質量，有效的教學管理則是教學質量的基本保障。作為教學管理隊伍的中堅力量，唯有全力提升教務秘書的內涵素質，提高教學管理能力，多角度切實提升其工作效率與精準度，才能更好地保障學院教學質量管理水平。

課題名稱：常州大學懷德學院教育教學研究課題2019年立項課題

（基金號：2019HDJY30）

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