現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策

陳卓

【摘要】? ? 隨著社會的發展，互聯網信息技術的迅速發展，使得這種科學技術被逐漸被應用到各行各業中，為了適應時代的發展，企業檔案管理改變了傳統的管理模式，嘗試將信息技術引入到管理之中，不僅推動了電力企業在檔案管理方面的發展，還提高了對檔案的管理以及利用的效率，使得企業獲得的利益有所提升。本文通過在現代信息技術下對企業檔案管理的影響進行簡單的描述，進而分析企業檔案管理的發展現狀，最后合理的將信息技術應用到企業檔案管理之中。

【關鍵詞】? ? 現代信息技術? ? 企業檔案管理? ? 影響? ? 對策

引言：

隨著各種企業的迅速發展，企業管理工作顯得尤為重要，在管理的過程中檔案發揮著重要的作用，首先企業的發展經過了漫長的發展過程，能夠客觀的記錄企業的發展歷程，其次，在企業運營過程中可能會突發某些重大的事件，可以參考其中的案例來解決當下遇到的困難，最后促進企業的正常發展。但是隨著信息技術的廣泛應用使得企業檔案在一定程度上受到了沖擊。因此要改變傳統的企業管理模式，針對現在的發展時局制定合理的企業檔案管理方案，保證檔案信息的真實有效，從而促進企業在市場中能夠占據一定的地位，獲得更大的效益。

一、企業檔案管理的發展現狀

1.1缺乏對檔案管理的認識

目前，企業管理者以及企業中的相關工作人員對于企業檔案管理方面的認識的比較淺，并沒有意識到企業檔案管理的重要性，缺乏創新意識，使得企業檔案的管理模式依然比較落后，同時企業為了在市場上能夠更具有競爭力，就會將企業管理的關注點放在經濟的獲利上，從而對于檔案的管理比較疏忽，此外在企業的內部對于檔案管理方面的體系還不完善，嚴重阻礙了管理工作的實施，員工的工作態度也存在一定的的問題，對檔案沒有深度的了解，對于領導者的能力也存有一定的質疑，由于在管理檔案的過程中缺少創新，大部分仍然采用傳統的企業檔案管理方式，在實際操作過程中工作的流程比較復雜，員工對此會出現消極怠工的情況，無法激起員工的工作熱情，從而導致企業整體效益比較低。

1.2管理體系以及設備整體落后

在企業的發展過程中，依舊按照傳統的檔案管理模式，無論是檔案的錄入或者是借出都需要經過復雜的工作流程，設備的落后導致工作的難度比較大，工作人員承受的壓力較重，并且隨著信息技術的迅速發展，對檔案的管理體系提出了更高的要求，但實際上我國對于檔案管理的改革還處于起步的階段，規范與標準還沒有統一，基礎的設備還未完善，信息無法達到共享與開放的目的，簡言之就是并沒有發生多大的變化，使得企業檔案管理體系已經無法滿足社會的需求，信息技術也并沒有完全融入到企業檔案管理中，檔案信息的價值被大大降低，企業的收益也受到了一定程度的影響。

1.3數據信息缺乏共享性

傳統的管理模式下，企業管理分成各個部門，導致檔案數據信息比較分散，沒有形成統一的網絡結構體系，導致各個部門只能了解到自己內部的檔案信息，對于其他部門的檔案信息基本不太了解，在第一時間內對于重大事件的數據信息分享上無法有效的傳達，數據的共享性比較差，導致企業日常的管理工作無法正常順利進行，同時各個部門都具有自身的獨特性，內部的之間缺乏相互溝通，對其他部門傳達信息的積極性較低，各部門缺乏有效具體的數據共享，這嚴重阻礙了信息技術的發展。

二、加強信息技術在企業檔案管理中的應用

2.1強化管理理念的認識

現代信息的迅猛發展，給各個企業都帶來了一定的沖擊與機遇。對于企業檔案的管理也提供了一定的便捷，強化管理理念是社會發展的必然要求，不僅能夠有效的促進企業的生存與發展，也能夠為企業提供克服挑戰的依據，從而為企業在市場中能夠更加具有競爭能力，其次，檔案工作的正常運營需要進行指引以及各個環節的相互配合，只有做到這樣有利于企業檔案管理一體化的有效實施。隨著互聯網科學技術的廣泛使用，企業為了提高在市場上的競爭力，就需要適應時代的需求，合理的將信息技術應用到企業檔案的管理之中，企業檔案作為企業管理的核心，應當加強對其的認識。首先，信息的共享開放使得企業的生產者擁有更大的自主權利，能夠打破固有的傳統觀念，將檔案的工作流程加以簡化精確，其次，在日程生活中，管理檔案的工作人員需要轉變傳統觀念，信息的復雜多樣，企業檔案也要做到與日俱進，將檔案管理的模式進行一定的創新，保證檔案合理完整的情況下能夠提高其的工作效率與質量。最后工作人員可以引入先進技術，有利于完善企業檔案管理模式，促進企業獲得更大的效益，能夠在市場上占據一定的地位。企業在平時的運營過程中，需要外界的指引加以完善，因此企業要根據新時代對企業的新要求來制定企業的新思想，在其的引導之下能夠促進工作正常的發展，之后對于工作人員要加強其傳統管理思想理念的轉變，能夠認識到檔案管理在企業中的重要性，他不僅僅是記錄這著企業發展的歷史，他還是在新時代遇到挑戰可以查詢從而提供解決方案的具體依據，而信息技術的利用能夠在查找或利用時更加方便快捷，利用先進的管理理念，提升檔案的管理地位，不斷完善新時期管理工作，能夠使管理更加規范準確。

例如：信息化現代技術的發展，對企業管理提出了更高的要求，為了使企業能夠獲得更大的效益，首先需要加強對相關工作人員管理理念的強化工作，管理者應當時刻關注社會信息的動態，改變傳統的落后的思想觀念，打破固有思維方式的束縛，打造一批能夠滿足社會需求的現代化人才隊伍建設，提高整體素質的同時能夠掌握更加熟練的技巧，從而將檔案管理方式以及流程更加便捷，通過利用新的管理理念，根據不同崗位部門對檔案的要求，培養全方面的管理型人才，加強對他們的培訓，提高他們的專業能力與技巧，使得管理者能夠適應現代化信息技術下企業的發展需求，能夠根據精確的檔案管理流程合理科學的管理檔案，在日常實際的管理過程中，逐漸改變固有的管理理念，加強對管理模式方法的探索創新，提高企業的競爭能力。

2.2完善設備管理

隨著社會信息技術的發展，先進的檔案管理設備能夠順應時代發展的需求。科技的迅速發展使得信息的來源或渠道錯綜復雜，所傳遞的信息內容豐富，樣式多樣，與傳統的檔案管理模式相比，信息化社會化的管理模式會使得檔案信息發生相應的變化，能夠不受時間以及空間的約束，能夠更加方便快捷的查找并利用相關的信息，而現代技術的應用到企業檔案的管理中，使得檔案管理的模式，方法都得到了一定的更新與完善，更加提高了檔案信息的共享性與時效性，此外，有利于加快一體化現代管理系統的建設，提高檔案信息的真實準確性，提升信息的質量。同時還能夠提高檔案管理的水平與質量，從而提高企業工作的效率，因此為了滿足現代化信息建設的需求，必須將企業的管理與信息技術相結合，可以引進大量的先進設備，對原有的設備加以完善與更新，其次為了企業的利益以及今后的長遠發展還可以引進先進的技術人員對設備進行實時檢查，促進企業的發展。

例如：在檔案管理的工作中，首先要對企業的設備加以完善優化，對于紙質檔案要加強對其的保存與復印工作，這是就需要對檔案的錄入設備以及復印設備加以完善優化，保證其正常的運營，避免造成檔案信息的錯誤以及缺失，其次引進先進的技術人員要對管理人員對現代先進設備的操作加以引導，使其能夠逐漸了解并掌握相關的知識以及具體的操作流程，保證數據能夠有效的被保存下來，在操作上也足夠的規范。最后相關部門可以利用不同的渠道，鼓勵管理人員對于已有設備進行創新，擁有屬于企業自身獨特的產品以及核心技術。時刻關注社會發展的動態能夠及時對設備加以完善優化，進而應用到日常生活中，使企業檔案管理工作能夠順利的開展，打造更為完善的設備，促進企業逐漸滿足社會的需求。

2.3提高綜合素質的培養

企業在日常生活中能夠正常運營，需要工作人員的辛勤付出。將現代信息技術引入到企業檔案管理體系中，能夠使工作人員在意識上有較淺的轉變，意識到新時代已經到來，傳統的思想管理無法滿足社會的需求，其次，為了能夠不與社會脫節相關工作人員需要提高自身的技能，由于每個人都能力或多或少存在著一定的差距，因此需要對人員進行能力的劃分，從而負責檔案的不同方面，提高人員的利用率。最后，原有的知識儲備可能無法滿足當代企業發展的需求，因此相關員工要學習先進的管理理念，加強對信息化建設的要求，掌握具體的操作流程，從而能夠促進人員素質的提升也有利于數據信息的真實準確。為了能夠合理的將現代化信息技術融入到企業檔案管理中，需要加強對管理人員知識與技能的培養 從而提高管理人員管理能力，同時企業中對于檔案管理的不同部門應當加強相互之間的合作交流，進而對檔案進行分類整理，加強溝通開展業務工作，勇于創新開拓，利用現代化信息技術對檔案進行智能化管理，使得查找利用現代化信息更為便捷。

例如：企業在日常經營過程中，要認識到管理人員的重要性，首先，要加強對企業檔案管理人員的系統性培訓，使其能夠意識到信息時代到來下對于其的要求，從而提高他們的學習積極性與主動性，能夠更深層的學習檔案管理的相關知識，提升他的專業技能，能夠對現有的管理模式進行創新與精簡，創造出一個更完善的管理系統，同時企業的發展狀況實時變化，各個部門對于信息的分享溝通能力比較差，因此，要結合企業自身的發展狀況制定屬于其的管理系統，可以采取到相關專業的教育機構進行培訓，讓他們集中培訓，能夠在內部之間形成團結競爭的良好氛圍，從而引起員工的積極主動性，提高他們的綜合素質。此外針對各個部門分散的情況，應當加強各自部門與其他部門的合作交流，各部門可以采取聯誼或者是聚會的形式來達到信息的共享，從而能夠有效的將企業不同類別的檔案資料進行完善與整合，提高檔案的利用率，也可以利用現代信息技術構建線上的聯合合作機制，通過聊天軟件來加強各部門之間的溝通交流，完善相關的網絡系統，將紙質檔案保存在網上，有效的轉化檔案資源，以及優化資源的管理，管理者根據互聯網等對于信息要實時更新，改變傳統的思想，開拓創新思維，促進管理工作的有序進行。

三、結束語

現代信息技術的發展使得企業的檔案管理工作受到了一定的沖擊，但同時也帶來了發展的機遇，從而使企業能夠在市場上更加具有競爭力。本文通過對檔案管理方面的發展現狀進行闡述，其次分析了現代信息技術對于檔案的影響，最后根據帶來的挑戰提出了要強化管理理念，提高工作人員的綜合素養以及完善設備三個方面的措施來解決遇到的挑戰，從而促進企業檔案管理工作的正常運營，能夠逐漸適應社會的發展，滿足社會的需求。

參? 考? 文? 獻

[1]單影.現代信息技術對事業檔案管理的影響及優化策略探討[J].科技經濟導刊，2020，28（23）：28.

[2]楊學兵.現代辦公技術對檔案管理的影響及對策[J].蘭臺內外，2020（19）：28-30.

[3]孫彥.現代辦公技術對檔案管理的影響及對策[J].辦公室業務，2020（12）：189-190.