淺談Excel在數據處理中的應用
——以學生管理方面數據處理為例

黨 倩

（陜西職業技術學院，陜西 西安 710038）

隨著時代的不斷進步，信息化技術的日新月異，很多工作都要依賴計算機來完成。而在各行各業的工作中難免會產生數據、使用數據，將直觀、清晰的數據提供給他人，方便他人理解和使用。因此，優化、處理數據十分重要。

1.如何使用Excel函數

Excel是微軟公司開發的基于 window操作系統的電子表格應用軟件。Excel中大量函數可以完成各種復雜的數據處理，得到使用者需要的數據結果。如何使用Excel函數，方法和技巧非常重要。

1.1 VLOOKUP函數

VLOOKUP函數可以用于查詢數據，核對數據，或者在單表和多表中導入對應數據等。具體的函數格式如下：

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

具體說明：

Lookup_value指的是查找數據是數據的源，要查找的標準和關鍵的列。

Table_array指的是需要查詢的數據池，也就是查找的數據表。

col_index_num指的是查找數據過程中，結果查找范圍數據表中的哪一列，具體為數字。

Range_lookup是一個邏輯值，具體為ture是VLOOKUP 查找時是近似匹配或 false是VLOOKUP 查找時精確匹配 。

1.2 MID函數

MID函數可以從指定位置開始提取的指定數量的字符，得到指定的部分字符串。具體的函數格式如下：

MID(text,start_num,num_chars)

具體說明：

Text 指 的 是 提 取 前 的 源 文 本 字 符 串。 Start_num 是指從文本字符串中哪一位開始提取，例如從文 本text中第3個字符開始提取的，則 start_num 為 3。 Num_chars 是指想要用MID函數從文本中提取的字符的具體個數。

1.3 TEXT函數

TEXT函數可以將其他類型的值，轉換成文本格式。具體的函數格式如下：

TEXT(value,format_text)

具體說明：

Value 可以為數值、計算結果為數字值的公式，或對包含數字值的單元格的引用，是要轉換成文本的其他類型的值。 Format_text 為“單元格格式”對話框中“數字”選項卡上“分類”框中的文本形式的數字格式。

1.4 REPLACE

REPLACE可以將部分文本用另外的其他文本字符串替換，例如把部分涉及隱私文本字符串，用其他通用的如“*”這樣的文本字符串替換。具體的函數格式如下：

REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)

具體說明：

Old_text指的是需要被替換的原文本字符串。

Start_num是原文本字符串需要其他字符替換的開始位置。

Num_chars是使用REPLACE函數其他字符需要替換原文本字符串中字符的個數。

New_text 是指替換原文本字符串中字符的新的其他文本字符。

2.利用VLOOKUP函數批量數據的查找

在學生管理的日常工作中，常常會有統計學生相關數據的數據統計工作，往往需要快速地統計出特定屬性的一些學生的基本信息，依靠手工篩查會耗時耗力，靈活地利用函數，則會省時省力且數據的準確率高。例如利用VLOOKUP函數核對尚未報到的學生信息。這種情況下，我們前期會掌握應到的學生數據信息，通過報到的過程，得到已報到學生的數據信息，如圖1所示，通過VLOOKUP函數，以應到的學生數據中的學號（在校學生唯一性字段）作為查找值，在已報到學生的數據中查找匹配，篩選出未查找的則為未報到學生的信息。

圖1

3.利用mid函數和text函數獲取學生出生日期信息

在學生管理的日常工作中，有學生的身份證信息，在學生入校時是從招生數據中獲取的，可在日常的管理中，需要學生的出生日期，收集和統計費時費力，結果數據的準確率也難以保障，而利用函數的結合從身份證中獲取學生的出生日期，結果數據不但準確，而且便捷。可以利用mid函數和text函數相結合，批量得到學生的出生日期。如圖2和圖3所示，MID(A2,7,8)取得身份證號碼中出生日期的數值，TEXT(D2,"00-00-00")或TEXT(D2,"00年00月00日")獲取需要的格式完成學生出生日期的提取。

圖2

圖3

4.利用REPLACE函數批量隱藏隱私信息中的部分內容

在學生管理的日常工作中，學生獎助學金的評定是每學期都要進行的工作。獲得獎助學生的學生選定后，要完成公示獎助學金獲得學生信息這一環節。這一環節中常常需要公示學生的個人信息，可又要保證學生信息的安全，為避免學生個人隱私信息的泄露，常將部分或者關鍵的內容用“*”號來代替，既完成公示的需要，又保護了學生必要的隱私信息。例如，批量隱藏學生身份證號碼和手機號碼中的部分數字。這里以隱藏學生的部分電話號碼為例，如圖4所示，隱藏學生手機號碼左起第4位開始的5位數字，用“*”號來代替，用函數REPLACE(C:C,4,5,"*****")，隱藏手機號碼的中間5位。使用同樣的方式，也可以得到隱藏部分數字的身份證信息，從而避免學生信息的泄露。

圖4

5.利用VLOOKUP函數快速合并兩表或多表中的學生信息

在學生管理的日常工作中，常常會遇到擁有之前收集好的學生基本信息，因管理和工作的需要，還需擴展一些學生的其他信息，如本人電話號碼、個人愛好等等。回收來的信息只有學號（學生唯一標識）和其他新增信息。將學生的基本信息和統計來的擴展一一匹配地合并在一個表里。手工統計很難，可以利用VLOOKUP函數，利用基礎表里的學生學號（學生唯一標識）即關鍵字信息，作為查找值，利用VLOOKUP(A:A,電話號碼!A:B,2,FALSE)將電話號碼一一對應地合并到基礎表里，利用同樣的方法也可以將學生個人愛好一一對應地合并到基礎表，從而得到更加完善的學生信息。

6.Excel中實現學生信息的查詢，得到指定一個或多個學生的信息

在學生管理的日常工作中，指定類型學生的個人信息報送工作也很頻繁，例如，報送入黨積極分子的信息，要求表里有姓名、學號、班級、本人電話號碼，往往評選的結果只有姓名和學號，想要快速地得到指定學生班級、本人電話號碼，可以提前設置好VLOOKUP函數如圖5所示，輸入或復制指定學生的姓名或學號，就可快速地得到指定學生的其他相關信息，這必須以擁有整體學生的足夠完善的信息為前提。

圖5

學生管理工作過程中，學生信息的收集、整理、查找、公示、報送是平常而頻繁的，學生的信息常常是和學生管理工作交織在一起，及時而準確地得到想要的學生信息，有效地掌握和應用Excel中的函數，快速地得到所需要的學生信息的具體內容，快速地解決工作中的許多問題，同時也能提高自身的工作效率。