簡析電子信息技術在企業檔案管理中的應用

郭鑫

摘要：改革開放以來，電子信息技術獲得飛速的發展，檔案管理工作也隨之進入信息時代。作為檔案工作的一個部分，企業檔案管理的工作在形成、傳遞、存儲等自身的運作過程中也發生著變化。人們要將電子信息技術更好地運用于企業檔案管理工作中，就應當積極應對信息化，探索基于檔案管理的新理念、新模式。本文首先講述電子信息技術下的檔案工作，再分析電子信息技術的運用對于企業檔案管理的意義，最后提出電子信息技術在企業檔案管理中的應用方法。

關鍵詞：電子信息技術;企業檔案管理;應用

引言：

電子信息技術在目前的企業管理工作中已經得到廣泛的運用，大大提高了企業的生產經營效率。檔案管理工作主要是管理企業重要資料的收集、保存以及應用，是企業管理中不可缺失的一部分，為企業的進一步發展提供不竭的源泉和動力。科學合理的運用電子信息技術于企業檔案管理工作中，不僅能提升管理水平，而且可以促進企業的良性發展。

一、電子信息技術下的檔案工作

（一）載體的變化

企業在實行計算機全程管理時，能夠適當的滿足數據方面的遠近傳遞交換和處理。電子信息能夠將檔案資料進行數字化的轉變，以數據的形式來進行管理，大大降低管理難度。在企業管理活動中，電子文件以其便捷傳送、快速傳遞的特點逐步替代了紙質文件[1]。并且，電子圖紙也以其方便快捷的特性出現在各個領域。利用計算機能夠輔助設計師進行更加便捷的操作，其數據的存儲、查詢和修改更加便利。比如，在項目較大，需要多份圖紙的情況下，可以利用之前產品的成果進行創新，利用電子圖紙更能夠彰顯其靈活性。另一方面，電子圖紙作為數據的存儲，相比較圖紙的保存是更加便利且省時的。

（二）分類方法的轉變

以往企業關于檔案文書的分類比較多且細，例如文書檔案、產品檔案、合同檔案等等。這些傳統的分類方式將不再被運用其管理工作中。因為企業引進電子信息技術時將采用企業信息集成系統，對其進行模塊的分類和流程的設置。一份檔案的信息將被分成不同的模塊存儲于相應的管理系統中，而整個系統的調取信息可以隨時根據相對應的要求和指令進行變化和調整[2]。每一家企業的檔案信息的分類方法都是有差異的，但是企業信息集成系統的使用，毋庸置疑的是會更加靈活地應對企業在生產經營過程中的各種情況，其分類也能夠更加快速高效和科學規范。

二、電子信息技術的運用對企業檔案管理作用

（一）提供有力支持

信息技術的使用加強了企業進行檔案信息搜集的能力，對于技術分析、分類存儲提供更加強勁的后盾。電子信息技術能夠在檔案管理的各個流程進行滲透，利用技術的優點來進行強有效的管理[3]。在這個過程中，企業可以憑借網絡設備進行檔案信息的采集，形成自動生成的檔案材料。在管理方面，利用信息技術還能夠增加資料的嚴密性，利用安全加密的形式、優化檔案的存儲環境來確保文件材料的安全性。傳統的檔案材料在存儲方面可以利用監測設備實時監控，才能確保存放環境的安全。

（二）提升檔案服務質量

利用電子信息技術對檔案資料進行數據分析，將對企業的領導決策提供有效直觀的支持和依據。與此同時，在檔案使用者進行查閱校對的時候也能夠提供準確服務，有效滿足使用者的要求，提升檔案服務質量，加強管理的力度，記錄查詢的歷史信息以防資料信息的外泄。

三、電子信息技術在企業檔案管理中的應用方法

（一）做好思想準備

要更好地將電子信息技術應用在檔案管理中，就應當積極轉變思想，充分認識到檔案信息資源的重要性。檔案信息作為信息的一個重要部分，隨著信息公開化的發展，檔案的性質也隨之產生變化，其利用的范圍也在不斷加大。如今的時代，唯有將檔案信息資源融入社會主義現代化建設中，檔案工作才能發揮作用，體現價值。所以，應當在有關規定的指引下，更加有效地利用檔案的歷史信息，將其變得更有價值意義。

（二）完善信息化檔案管理機制

企業中檔案管理部門應當結合實際情況，健全信息化檔案管理機制進行有效的服務水平提升，促進檔案管理工作對企業的發展產生積極的作用[4]。

相關管理人員應當努力學習相關的檔案管理知識，更好地應用電子信息技術，合理規范管理活動的過程，進行統一的監管，確保檔案管理制度能夠更好落實。與此同時，還要促進建成完備的保障制度，增設合理的積極機制，提供晉升的機會，培養管理人員的工作積極性，促進員工自主學習的能力，逐步增強員工自身的基本素養和應用信息技術的水平，招攬更多優秀人才加入。

（三）做好統籌規劃

將檔案信息全部轉化為電子資料的工程是非常龐大的。在這個過程中，首要工作就是對企業館藏資料的調查分析。這些基本信息需要包含檔案的種類、目前的狀況、數量多少等等。接著按照實際館藏的情況來進行合理的任務分配和規劃。其中包括儀器設備的購買以及檔案信息的錄入，這些工作都是循序漸進的完成的。值得注意的是要分清主次，分階段進行，對于常用到的檔案信息應該盡快錄入，進行數字化管理，才能夠方便工作的開展。

（四）增強對于檔案信息的保護

檔案管理的信息化，盡管方便了管理，但是還仍然存在著風險。因為檔案資料的安全容易遭到網絡威脅，出現漏洞時，如果沒有及時維護可能會造成極大的損失。因此，檔案管理人員應當要充分運用信息技術的作用，健全信息管理保護機制，確保檔案信息的安全。對于查看檔案信息的端口可以設置身份認證的環節，加強信息流傳的過程監管;對于系統中可能存在的漏洞，要安排每日的檢查，防止病毒入侵;最后應當加強管理人員的培訓工作，增加網絡安全意識。

四、結束語

科學合理的運用電子信息技術，能夠增加企業在檔案管理工作中的工作效率，充分發揮技術優勢，完善信息化檔案管理機制，以數據的形式來支撐企業在生產經營過程中所做的決策和決定，提供有力的支持，促進企業的健康發展。在這個信息化的時代，傳統的檔案管理模式已經不再適應企業的發展速度，因此要加快電子信息化的運用范圍和速度。只有這樣才能夠清理電子信息化的種種障礙，從封閉式管理走向更加開放式的管理模式，轉變檔案管理工作的性質和職能，實現更加科學有效、優化配置的信息資源分配。

參考文獻

[1]王利超.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J]. 檔案天地， 2010（11）：52-53.

[2]張雪莉.論電子信息技術在檔案管理中的運用[J]. 現代商貿工業， 2010， 22（002）：247-247.

[3]吳凱.電子信息技術在檔案管理中的應用研究[J]. 數字技術與應用， 2012， 000（008）：88-88.

[4]陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J]. 硅谷， 2010， 000（022）：113-113.