工程檔案管理工作存在的問題及對策研究

何思瑾

摘要：工程檔案資料數量眾多、種類眾多且涉及范圍廣，單純依靠人力資源予以管理，無法最大限度地提升檔案管理質量。因此，必須要從多個角度入手，不斷完善工程檔案管理體系，開創(chuàng)工程檔案管理工作的新局面。文章就工程檔案管理工作存在的問題進行分析，結合檔案學知識及實踐經驗，提出自己的看法，旨在能夠進一步打造完整性、系統(tǒng)性、科學性的工程檔案管理模式。

關鍵詞：對策;工程檔案;問題;信息化

一、工程檔案管理工作存在的問題

（一）工程檔案信息化建設滯后

許多單位都沒有利用好信息技術，無法依托于互聯(lián)網以及其他信息技術對工程檔案予以管理，難以適應檔案事業(yè)數字化轉型的趨勢。一是工程檔案數字化進程滯后，未及時應用數字掃描工具對工程檔案予以掃描并加工，更談不上后期直接在互聯(lián)網線上對工程檔案進行信息化管理。二是對大數據技術等新型信息技術的應用能力不足[1]。在這種環(huán)境下，檔案工作人員受限于技術條件，無法實現快速檢索、深度檢索以及工程檔案資源共享的目標，影響檔案開發(fā)利用的效果。

（二）工程檔案立卷歸檔質量低下

從現階段部分單位工程檔案歸檔實踐來看，部分單位存在“重工程建設，輕檔案管理”的問題，沒有認識到工程檔案資源的價值以及重要性，導致檔案資源在立卷歸檔過程中出現遺失、損毀的現象。一是立卷歸檔的范圍不明確，沒有將工程項目各個階段中產生的文字資料、圖紙資料、音像影像資料進行歸檔，導致后期在開發(fā)利用的過程中產生問題[2]。二是立卷歸檔的時限不明。隨著時間的推移，工程項目進程會加快，由此產生的檔案資料也隨之增加。然而，實踐中部分單位沒有建立嚴格的立卷歸檔責任制度，對立卷歸檔的時限也規(guī)定不明確，導致檔案資料在堆積存放、傳輸傳閱的過程中出現損毀、丟失的現象，損害了工程檔案的完整性、科學性。

（三）忽視工程檔案工作人才隊伍建設

作為工程檔案管理的“主力軍”，檔案工作隊伍的重要性不言而喻。然而，部分單位忽視工程檔案工作人才隊伍建設，檔案工作人員的素質與工程檔案管理的要求不匹配[3]。一方面，人才引進工作滯后。部分單位工程檔案數量與檔案工作人員數量不成正比，許多檔案工作人員的工作壓力較大，難以保質保量的完成任務。另一方面，人才培訓工作滯后，沒有結合工程項目的相關業(yè)務知識以及信息技術應用技術進行培訓。

二、工程檔案管理工作的對策

（一）完善工程檔案立卷歸檔工作，全面提升立卷歸檔質量

立卷歸檔的工程檔案管理的前端環(huán)節(jié)，這一工作的成效會直接影響到后期的檔案建設以及檔案開發(fā)利用。為此，必須要完善工程檔案立卷歸檔制度，確保檔案資料能夠及時整理、立卷并歸檔。一是要明確立卷歸檔的范圍。通常而言，可以按照工程項目的具體環(huán)節(jié)，對工程檔案進行分類，并收集相應的文件資料。在明確立卷歸檔的范圍時，要堅持“應收盡收，應歸盡歸”的基本理念，進一步細化范圍，全面確保檔案資料能夠反映工程項目的整體情況，為后期查詢、檢查等工作提供便利和支持。二是要明確立卷歸檔責任機制，合理確定立卷歸檔的時限。一方面，要理清資料員與檔案工作人員之間的關系，形成相互協(xié)作、分工明確的工程檔案歸檔機制。建議各個資料產生部門設立相應的兼職資料員，由該資料員與檔案工作人員對接工作，在既定時限內將資料送交檔案部門立卷歸檔。另一方面，要落實立卷歸檔的責任，做好簽收、鑒定工作，及時記錄工程檔案缺損的情況。對于不符合要求的工程項目檔案資料，要及時退回或者要求相關部門予以補充。

（二）加快工程檔案信息化建設進程，實現信息技術賦能的目標

一是要進一步通過數字掃描儀、微縮相機等掃描工具，對大量的工程項目檔案進行數字化處理，并將其上傳至工程檔案管理終端，形成工程檔案數據庫。該數據庫應當包含案卷級目錄庫，且每個案卷級目錄庫下面由包含若干文件級目錄庫。以工程檔案為例，案卷目錄庫的劃分標準可以根據工程進度進行劃分。例如，可以劃分為工程項目前期數據庫、工程項目中期數據庫、工程項目竣工驗收數據庫等等。具體的文件級目錄庫，則可以按照數字類工程檔案的呈現形式進行劃分。例如，可以劃分為電子文件目錄庫、音頻視頻目錄庫、電子照片目錄庫、其他形式文件目錄庫等等。通過這種方式，可以進一步形成結構合理、內容豐富、條理清晰的工程檔案資源體系。二是要通過大數據技術打通工程項目管理系統(tǒng)、工程檔案管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務系統(tǒng)之間的數據壁壘，實現數據互通互聯(lián)共享的目標，打造“一站式”的工程檔案更新、開發(fā)、利用體系。

（三）重視工程檔案工作隊伍建設，夯實管理基礎

一是要引進高質量人才。在招聘過程中要引進具有檔案學、圖書管理學知識背景以及相關工作經驗的人員，切實滿足新形勢下檔案管理工作的要求。二是要做好日常配村官工作。要組織檔案工作人員對工程招投標、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等基礎性知識進行學習，做到業(yè)務工作與檔案工作融合，切實打造復合型人才隊伍。此外，也要提升檔案工作人員應用信息技術的能力，開展相應的專題培訓。

三、結束語

工程項目從立項、審批到后期的監(jiān)理以及竣工驗收，各個環(huán)節(jié)都會產生大量的檔案資料，具有重要的憑證價值、參考決策價值。因此，必須重視工程檔案管理工作，創(chuàng)新管理方式，具體而言，一是要完善工程檔案立卷歸檔工作，全面提升立卷歸檔質量;二是要加快工程檔案信息化建設進程，實現信息技術賦能的目標;三是要加快工程檔案信息化建設進程，實現信息技術賦能的目標。

參考文獻

[1]陳智杰.建設工程檔案管理中的問題及解決措施[J].城建檔案，2021（03）：37-38.

[2]符聯(lián)雙.建設工程檔案歸檔移交存在問題淺析[J].陜西檔案，2020（05）：35+34.

[3]王建芳.建設工程檔案管理的問題與對策探析[J].決策探索（中），2020（08）：28-29.