規(guī)劃管理檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制策略研究

魏玉龍

摘要：規(guī)劃管理檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，其對城鄉(xiāng)建設(shè)和發(fā)展有著重要的影響。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，規(guī)劃檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種主流趨勢。但在檔案數(shù)字化的過程中，檔案數(shù)字化質(zhì)量控制方面，依然存在著許多亟待解決的問題。本文闡述了規(guī)劃管理檔案及其數(shù)字化的必要性，并通過分析數(shù)字化管理的整體規(guī)劃、操作流程、基礎(chǔ)條件等方面存在的問題入手，對規(guī)劃管理檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制策略進行了探討。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃管理;檔案數(shù)字化;質(zhì)量控制;控制策略

1規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制要點

1.1規(guī)劃檔案的構(gòu)成和特點

規(guī)劃管理檔案的主要構(gòu)成材料有建設(shè)項目的立項批文、建設(shè)項目選址意見書、建設(shè)項目規(guī)劃許可證及批復(fù)文件、國土部門建設(shè)用地批文、用地位置圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及批復(fù)文件、建筑紅線圖、建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計要點、審查意見等。它具有四個特點：一是法律權(quán)威性。在我國的現(xiàn)行法規(guī)體系中，只有檔案的原件才具有無可置疑的憑證作用和法律效力。二是客觀真實性。規(guī)劃管理檔案直接反映建筑工程各方面的情況。三是唯一見證性。規(guī)劃管理檔案是工程項目合法建設(shè)的唯一見證，在辦理建筑物產(chǎn)權(quán)證，起的法律憑證作用是其他城建檔案無法比擬的。四是檔案的數(shù)量多，內(nèi)容廣泛。

1.2規(guī)劃檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的內(nèi)容

檔案數(shù)字化又可稱為檔案信息數(shù)字化，是指通過計算機錄入、掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)等，將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容（包括文字、圖像、聲音）等轉(zhuǎn)換成計算機可以識別的數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。據(jù)此，規(guī)劃管理檔案數(shù)字化可定義為：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)模擬形態(tài)的規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形態(tài)的信息，并將數(shù)字化成果納入到數(shù)字信息管理系統(tǒng)中，為合法用戶提供方便快捷的規(guī)劃管理檔案信息服務(wù)的過程。

1.3規(guī)劃檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的意義

開展規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化，相關(guān)單位和人員必須充分認(rèn)識規(guī)劃檔案的基本特點，才能有效地做好數(shù)字化的質(zhì)量控制。在開展規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化的工作中，相關(guān)單位必須根據(jù)規(guī)劃檔案的特點，認(rèn)真制定檔案數(shù)字化的工作規(guī)劃或計劃方案，才能更為有效地開展該項工作。

2.影響規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要問題

2.1對檔案數(shù)字化工作認(rèn)識不全面

質(zhì)量是檔案數(shù)字化的根本。檔案數(shù)字化不只是簡單地將檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，數(shù)字化后的規(guī)劃管理檔案信息可以通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進行管理和利用，從而極大地提高檔案信息資源的管理效率，充分實現(xiàn)規(guī)劃管理檔案的利用價值。

2.2檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件欠缺

檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證，如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費等。由于受到單位開展檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制，檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。例如：從檔案數(shù)字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化。

2.3檔案數(shù)字化人員的整體素質(zhì)有待提高

檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性較強的工作，對工作人員的要求也相對較高。在檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與，人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是檔案管理人員和檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對檔案數(shù)字化工作的影響最大。檔案管理人員一般都具有較專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識，對傳統(tǒng)載體檔案的整理、鑒定、著錄等技術(shù)工作具有豐富的經(jīng)驗。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度非常快，對計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性逐漸加大。

3.規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的對策

3.1有效提供檔案數(shù)字化所需的各項基礎(chǔ)條件

規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化離不開相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障，檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過上級主管部門和檔案主管部門依據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合規(guī)劃管理檔案的特點和實際需要，制定的相關(guān)制度和管理規(guī)范，為規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化提供相應(yīng)的組織保障和制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與人財物等方面的充分保障。具體建議是：城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門應(yīng)落實檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。

3.2做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

規(guī)劃管理檔案進行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體檔案的整理，這是順利開展規(guī)劃管理檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括：檔案鑒定、檔案修復(fù)和檔案規(guī)范化。檔案在長期保管過程中難免受到環(huán)境因素的影響而造成載體的損害。在檔案數(shù)字化建設(shè)開始之前，除了需要挑選出具體需要加工的檔案外，還應(yīng)當(dāng)對這些檔案中受到一定損壞的部分進行修復(fù)。

3.3 強化各個環(huán)節(jié)的驗收工作

檔案數(shù)字化工作開展過程中，需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，也是保證規(guī)劃管理檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進行，對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項參數(shù)等方式加以解決。

4.結(jié)語

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化是對保存在傳統(tǒng)載體上的檔案信息，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計算機可以識別的形式，使其能夠在數(shù)字環(huán)境下進行管理和利用的一種方法。這項工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。高質(zhì)量的數(shù)字化成果是檔案數(shù)字化所追求目標(biāo)。為了使這項工程能夠滿足規(guī)劃管理檔案管理和利用的現(xiàn)代化目標(biāo)需要，檔案數(shù)字化質(zhì)量控制策略的制定和實施就顯得尤為重要。城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門應(yīng)在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，加強質(zhì)量控制，強化項目參與人員的質(zhì)量意識和知識技能培訓(xùn)，在科學(xué)規(guī)劃、認(rèn)真實施、穩(wěn)步推進的思想指導(dǎo)下，開展數(shù)字化工作。在數(shù)字化工作中，城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門還應(yīng)做好系統(tǒng)規(guī)劃，注重考量規(guī)劃管理檔案所具有的特殊性，做好有針對性的規(guī)劃設(shè)計和計劃安排，并在實際加工工作時嚴(yán)格按照設(shè)計規(guī)劃、計劃要求進行加工;同時要加強質(zhì)量檢查和監(jiān)督，做好規(guī)劃管理檔案信息的深層次加工，不斷提高規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化質(zhì)量。

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