規劃管理檔案數字化過程中質量控制策略研究

魏玉龍

摘要：規劃管理檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，其對城鄉建設和發展有著重要的影響。數字化轉型背景下，規劃檔案的數字化管理已經成為一種主流趨勢。但在檔案數字化的過程中，檔案數字化質量控制方面，依然存在著許多亟待解決的問題。本文闡述了規劃管理檔案及其數字化的必要性，并通過分析數字化管理的整體規劃、操作流程、基礎條件等方面存在的問題入手，對規劃管理檔案數字化過程中的質量控制策略進行了探討。

關鍵詞：規劃管理;檔案數字化;質量控制;控制策略

1規劃管理檔案數字化質量控制要點

1.1規劃檔案的構成和特點

規劃管理檔案的主要構成材料有建設項目的立項批文、建設項目選址意見書、建設項目規劃許可證及批復文件、國土部門建設用地批文、用地位置圖、建設工程規劃許可證及批復文件、建筑紅線圖、建設工程規劃設計要點、審查意見等。它具有四個特點：一是法律權威性。在我國的現行法規體系中，只有檔案的原件才具有無可置疑的憑證作用和法律效力。二是客觀真實性。規劃管理檔案直接反映建筑工程各方面的情況。三是唯一見證性。規劃管理檔案是工程項目合法建設的唯一見證，在辦理建筑物產權證，起的法律憑證作用是其他城建檔案無法比擬的。四是檔案的數量多，內容廣泛。

1.2規劃檔案數字化質量控制的內容

檔案數字化又可稱為檔案信息數字化，是指通過計算機錄入、掃描技術、縮微與聲像檔案的數字化轉換技術、影像技術、數據庫技術、數據壓縮技術、數據存儲技術等，將傳統載體檔案的目錄與內容（包括文字、圖像、聲音）等轉換成計算機可以識別的數字形式，形成檔案信息數據庫的過程。據此，規劃管理檔案數字化可定義為：利用現代信息技術，將傳統模擬形態的規劃管理檔案的內容轉化成數字形態的信息，并將數字化成果納入到數字信息管理系統中，為合法用戶提供方便快捷的規劃管理檔案信息服務的過程。

1.3規劃檔案數字化質量控制的意義

開展規劃管理檔案的數字化，相關單位和人員必須充分認識規劃檔案的基本特點，才能有效地做好數字化的質量控制。在開展規劃管理檔案的數字化的工作中，相關單位必須根據規劃檔案的特點，認真制定檔案數字化的工作規劃或計劃方案，才能更為有效地開展該項工作。

2.影響規劃管理檔案數字化質量的主要問題

2.1對檔案數字化工作認識不全面

質量是檔案數字化的根本。檔案數字化不只是簡單地將檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體。在網絡信息環境下，數字化后的規劃管理檔案信息可以通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理和利用，從而極大地提高檔案信息資源的管理效率，充分實現規劃管理檔案的利用價值。

2.2檔案數字化的基礎條件欠缺

檔案數字化工作是一項復雜的系統工程，需要一定的基礎條件作為保證，如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位開展檔案數字化工作基礎條件的限制，檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。例如：從檔案數字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數字化和檔案全文數字化。

2.3檔案數字化人員的整體素質有待提高

檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，對工作人員的要求也相對較高。在檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與，人員素質的高低直接影響著檔案數字化的質量。其中主要的是檔案管理人員和檔案數字化加工人員的素質對檔案數字化工作的影響最大。檔案管理人員一般都具有較專業的檔案管理相關知識，對傳統載體檔案的整理、鑒定、著錄等技術工作具有豐富的經驗。但是，現代信息技術發展速度非常快，對計算機及網絡技術的依賴性逐漸加大。

3.規劃管理檔案數字化質量控制的對策

3.1有效提供檔案數字化所需的各項基礎條件

規劃管理檔案的數字化離不開相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障，檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過上級主管部門和檔案主管部門依據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，結合規劃管理檔案的特點和實際需要，制定的相關制度和管理規范，為規劃管理檔案的數字化提供相應的組織保障和制度、標準、規范與人財物等方面的充分保障。具體建議是：城鄉規劃管理部門應落實檔案工作領導負責制。

3.2做好檔案數字化轉換的前期整理工作

規劃管理檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體檔案的整理，這是順利開展規劃管理檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括：檔案鑒定、檔案修復和檔案規范化。檔案在長期保管過程中難免受到環境因素的影響而造成載體的損害。在檔案數字化建設開始之前，除了需要挑選出具體需要加工的檔案外，還應當對這些檔案中受到一定損壞的部分進行修復。

3.3 強化各個環節的驗收工作

檔案數字化工作開展過程中，需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是規劃管理檔案數字化質量控制的重要環節，也是保證規劃管理檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行，對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。

4.結語

規劃管理檔案數字化是對保存在傳統載體上的檔案信息，通過現代化的技術手段轉化為計算機可以識別的形式，使其能夠在數字環境下進行管理和利用的一種方法。這項工作是一項復雜的系統工程。高質量的數字化成果是檔案數字化所追求目標。為了使這項工程能夠滿足規劃管理檔案管理和利用的現代化目標需要，檔案數字化質量控制策略的制定和實施就顯得尤為重要。城鄉規劃管理部門應在規劃管理檔案數字化項目建設的各個環節，加強質量控制，強化項目參與人員的質量意識和知識技能培訓，在科學規劃、認真實施、穩步推進的思想指導下，開展數字化工作。在數字化工作中，城鄉規劃管理部門還應做好系統規劃，注重考量規劃管理檔案所具有的特殊性，做好有針對性的規劃設計和計劃安排，并在實際加工工作時嚴格按照設計規劃、計劃要求進行加工;同時要加強質量檢查和監督，做好規劃管理檔案信息的深層次加工，不斷提高規劃管理檔案的數字化質量。

參考文獻

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