企業物資采購全生命周期下的風險管理研究

張 帆

（中國石油物資采購中心，北京 100029）

一、引言

在世界格局復雜多變與國內經濟高速發展的新時期，物資采購企業處在重要戰略機遇期，也面臨著前所未有的風險與挑戰。作為規模化采購企業，采購數量大、品類多、采購環節復雜，采購風險普遍存在于采購計劃確定、供應商選擇、采購合同簽訂及履行、物流倉儲、物資驗收、質量保證等各環節中。通過對采購過程中可能出現的意外情況進行識別，企業能夠增強對風險的應對決策，降低意外的發生，減少由此帶來的成本與損失。

隨著行業轉型升級的加速，物資采購企業紛紛調整發展戰略，引入全生命周期管理理念，通過強化對采購從準備到實施全過程的統籌與控制，全方位、多角度管控風險，為企業發展打下堅實的基礎。物資采購全生命周期管理涵蓋采購各個環節，如采購計劃下達、供應商選擇及招投標、采購價格管理、采購合同簽訂、物資交付驗收、合同款項支付、物資質保等方面。全生命周期采購風險管理不再局限于傳統的采購實施中的物資質量與物流倉儲管理，將風險管控環節延伸至采購前期的需求計劃、方案選擇，采購后的運行維護、售后服務等，通過對復雜經營環境中全過程業務鏈潛在事件的識別，分析風險成因與特征，找出風險對企業目標的影響，擬定科學方案應對風險，把不利因素控制在可以承受的范圍內，能夠有效減少采購風險的發生，提高企業的采購經營效益，推動企業持續高質量發展。

二、物資采購全生命周期風險管理模型

1.物資采購管理風險因素識別

根據風險的來源與范圍，結合物資采購過程的各個環節，物資采購風險因素可以分為外部風險和內部風險。

第一，企業物資采購外部風險是由企業外部環境引起的可能會造成企業經濟損失的風險。外部風險主要有以下四個方面：

（1）價格風險。價格風險是由于市場價格的變化造成企業損失的風險。一是因原材料價格波動、通貨膨脹等外在因素，造成供應商被動提高產品價格。二是供應商互相串通，壟斷市場，惡意抬高價格，造成采購企業經濟損失。價格風險可以通過簽訂帶有特定條款的合同，進行一定程度的規避。

（2）質量風險。質量風險是在采購中因物資質量未達到標準產生的風險。一是因原材料的質量存在問題，而影響整個產品的質量。二是產品不符合合同約定的質量要求，無法達到驗收標準。質量風險容易引起采購物資不符合最終用戶需求造成采購無法完成，或因產品質量問題造成追溯至采購者責任，是影響程度較重的風險。

（3）欺詐風險。欺詐風險是一方故意隱瞞真實情況或告知對方虛假情況，欺騙對方從而騙取經濟利益。欺詐風險主要有以虛假的合同主體身份與采購企業簽訂合同，偽造單證騙取付款后逃逸，設置合同陷阱等。欺詐行為會造成采購企業經濟利益的損失。

（4）意外風險。意外風險是在采購全過程中因外界不可抗力等無法約束的客觀情況造成的風險，如自然災害、政府行為、社會異常事件等。不可抗力在合同中一般約定為免責條款。

第二，企業物資采購的內部風險是源自于企業自身經營業務的風險。相較于外部風險，內部風險更容易識別，可以通過一定手段有效降低和控制風險。物資采購內部風險主要包括以下五個方面：

（1）制度風險。制度風險是由于企業規章制度制定、執行及修訂不完善造成采購行為不符合法律法規造成的風險。制度風險主要包括制度的不健全，制度未及時修訂造成的部分無效，制度覆蓋面不夠等。制度風險容易造成企業依法合規管理的缺陷，是影響程度非常嚴重的風險。

（2）合同風險。合同風險是企業在訂立合同時，因缺少必要的約束性條款，債權債務主體界定不明晰，重點事項約定不明等造成的風險。一旦出現合同糾紛，企業則失去了有利依據，處于劣勢地位。企業應規范合同管理，制定合同標準文本，運用合同管理系統由多部門協同審批，進行嚴格的條款審查，除對文字表述的審查外，重點關注合同的關鍵性內容，如質量標準、付款條款、交付方式等。

（3）驗收風險。驗收風險是企業在物資驗收過程中，因貨物自身、人為等造成的風險。驗收風險主要有，貨物損失或數量短缺，驗收人把關不嚴未及時發現質量問題等。驗收問題會直接影響物資使用，是較為嚴重的風險。

（4）倉儲物流風險。倉儲物流風險是企業在物資運輸及儲存時的風險。倉儲及物流環境的規范是物資交付使用前的重要保障，企業需要嚴格管理倉儲環境和物流過程，如對精密、重要設備的包裝方式、吊裝裝卸過程嚴格執行QHSE規定、選擇適當倉儲方式定期檢查等，規避相關風險。

（5）財務風險。財務風險是企業在款項支付時可能遇到的潛在事件。財務風險主要有，外匯匯率變動造成的價格波動，企業現金流緊張造成的支付不及時，因物資質量問題造成的索賠等。財務風險可以通過事前計劃進行一定程度的控制。

2.物資采購全生命周期風險構成

物資采購全生命周期是從物資采購的提出需求、選商招標、生產發運、到貨驗收、使用維護到報廢處置的一系列采購相關行為的全過程。相較于傳統采購管理，全生命周期下的物資采購管理范圍更加廣泛，對采購管理者的要求也更加全面。物資采購全生命周期可以分為三個階段，分別是物資采購啟動期、物資采購實施期和物資采購評價期。

第一，物資采購啟動期是物資采購的前期準備工作，包括根據采購需求編制下達采購計劃、招標選取合適供應商、簽訂采購合同等。物資采購啟動期的風險管理主要涉及價格風險、欺詐風險、制度風險和合同風險等。

第二，物資采購實施期是采購合同的執行期，包括產品物資的生產、運輸、倉儲、安裝及驗收等。物資采購實施期的風險主要有外部價格風險、質量風險、欺詐風險和意外風險，內部制度風險、合同風險、驗收風險、倉儲物流風險和財務風險等。

第三，物資采購評價期是產品投產使用后的管理階段，包括對產品的日常維護、更新改造直至其報廢處置。物資采購評價期的風險涉及外部質量風險，內部制度風險、合同風險和財務風險等。

在物資采購全生命周期中，價格風險主要在采購啟動期和實施期造成影響，質量風險主要涉及采購實施期和評價期。在企業的內部管理中，企業規章制度作為管理的核心指引，對企業物資采購管理的全過程有著深遠影響。合同作為采購執行的主要依據，合同風險貫穿采購全流程，在物資采購各階段均存在發生潛在事件的可能，是企業需要重點關注的風險。物資采購全生命周期的各階段風險構成如圖1。

圖1 物資采購全生命周期風險構成

3.物資采購全生命周期風險分析方法

根據物資采購行業自身管理特點，選取流程圖分析法、統計推論法和敏感性分析法作為物資采購風險管理的主要分析方法。

（1）流程圖分析法。流程圖分析法通過對物資采購流程的各個環節逐一推演分析，發現其潛在的風險點及風險點形成原因，并分析風險可能造成的后果。在物資采購活動中，按照各階段順序排列為若干模塊，通過對每個模塊中采購活動進行潛在風險因素辨識，提出風險預防方法。對于規模化采購企業，流程圖能夠直觀明了反映復雜的采購過程，通過引入各模塊業務人員參與到流程圖的繪制中，能夠更加快速、準確的找出風險點，提出相應風險防范措施。

（2）統計推論法。統計推論法以歷史數據為依據，利用收集整理的與風險有關的歷史數據，確定評估指標，通過數學建模生成曲線，根據模型對未來的可能性與結果進行預測。物資采購企業長期從事采購業務，擁有大量歷史數據，數據來源充足可靠，模型可信度高，能夠得出準確率更高的結果。

（3）敏感性分析法。敏感性分析法針對潛在的風險，研究當不確定因素達到一定幅度時，對采購效果產生的影響與影響程度。采購管理中風險因素眾多，敏感性分析能夠找出對采購影響最大、最敏感的變量，為企業決策提供有價值的參考信息。在物資采購管理中，可以選取采購價格作為既定目標，通過計算風險因素對價格的影響系數，得出該因素對采購管理的影響程度。計算公式如下：

β＝△P/△D

△P表示采購價格對風險因素的敏感度系數，P為采購價格，D為風險因素。△P表示當風險因素D發生變化時，價格P的變動情況。△D表示風險因素D的變化情況。當β＞0時，采購價格與風險因素同方向變化；當β＜0時，二者反方向變化。β的絕對值越高，說明采購價格對風險因素的敏感度越高，該因素容易造成更大的風險；反之，說明風險因素對采購價格的影響較小。

4.物資采購全生命周期風險管理三維模型

1969年，美國工程學家霍爾將工程活動行為按時間劃分為若干步驟，分析完成這些步驟所需的管理過程與專業方法，建立了由時間維度、邏輯維度和方法維度組成的三維空間模型，用于分析工程研究的架構。三維結構模型能夠系統反映活動在每一個階段的工作內容與方法，結合專業管理知識，集中體現了現代管理的系統化與綜合化。

物資采購全生命周期風險管理三維結構模型基于霍爾三維模型。通過對物資采購管理過程按照全生命周期進行時間劃分，對采購過程中的風險按照管理過程列示，聯系風險分析方法，將物資采購全生命周期的風險管理有機結合，形成物資采購全生命周期風險管理三維結構模型。在采購生命周期維度和風險管理過程維度，三維模型集中體現了對風險全過程的管理思想，將以往的風險管理由靜態的分割個體連接，成為完整的、動態的風險管理。

（1）時間維度的分析。物資采購全生命周期風險管理三維結構模型的時間維度是指物資采購的全生命周期，具體指從物資采購啟動開始，經過采購實施，最后到采購評價的時間過程。在物資采購生命周期的每個階段都有不同的風險，通過時間維度，可以對不同時間段下物資采購的風險進行識別、分析與管理。

（2）邏輯維度的分析。物資采購全生命周期風險管理三維結構模型的邏輯維度是指企業對風險管理的過程，包括風險識別、風險評估和風險應對。風險識別是風險管理的前提，是對所有可能產生風險的因素進行判斷、整理的過程。風險評估是在風險識別的基礎上，運用數學知識估計、預測風險因素發生的概率及造成的損失程度。風險應對是在確定風險因素、了解其產生概率和影響程度的基礎上，根據企業對風險的承受能力制定相應的防范措施。邏輯維度是對企業風險管理過程的闡述。

（3）方法維度的分析。物資采購全生命周期風險管理三維結構模型的方法維度是企業為完成時間維度和邏輯維度下的風險管理所采用的方法總和。風險管理不是靜態、一成不變的，而是一項動態、復雜的過程，在工作過程中需要應用各種專業方法。根據企業物資采購的特點和管理需求，主要有流程圖分析法、統計推論法和敏感性分析法等。

在采購風險管理中，可以將物資采購的啟動期、實施期和評價期視為業務的特定階段，在時間線上對每個特定階段的風險管理均需要通過風險識別、風險評估與風險應對等過程來實現。對物資采購全生命周期風險管理三維結構模型進行切割，可以對任一維度下的每一個步驟進一步展開，形成分層次的樹狀結構，并加以分析應用。通過對模型中的三個維度交叉、循環使用，能夠使物資采購生命周期下的各項風險在一定程度上得到降低，并對風險進行有效的控制與應對，有利于企業戰略目標的實現。

圖2 物資采購全生命周期風險管理三維結構模型

三、物資采購全生命周期風險管理應對策略

隨著物資采購由傳統集中式管理向全生命周期管理的轉變，企業物資采購風險的情況更為復雜，需要持續完善風險防控措施，確保采購風險降到最小。

一是梳理完善物資采購管理全過程。根據全生命周期管理需求，組織采購過程的相關部門，如采購部門、安全部門、法律部門、財務部門等，全面梳理采購全流程。在此基礎上，逐一查找各個環節的潛在風險點，制定出物資采購全生命周期下的風險管理表單，并詳細列示每個環節可能存在的風險及其成因，提出相應風險控制方式，明確風險控制責任部門，建立全面風險防控體系。

二是健全供應商管理體系。不斷完善優化企業的供應商管理模式，加強對采購供應商的全面管控。設置多維度評價指標，對供應商提供產品的價格、產品質量、供貨能力、資質信用、售后服務能力和供應商財務狀況等進行考評，科學評價現有供應商，發展潛在優質供應商，完善供應商準入機制。在采購實施期，跟蹤物資及時到貨和驗收合格情況，保證供應商提供優質物資。在采購評價期，密切關注客戶在產品使用過程中的質量反饋，暢通與供應商溝通渠道，協助處理各項問題，及時收集記錄，作為對供應商考評的組成部分，協同促進供應商提升自身綜合能力。

三是建設應用一體化采購管理平臺。應用信息技術建立與供應商、客戶的互通平臺，開展標準化管理，實現信息資源共享，及時有效溝通，實現采購價值鏈下的多方共贏。供應商通過平臺及時獲得企業采購需求計劃，科學合理排產，提高物資供應效率。采購部門及時跟蹤物資生產與發運信息，節約時間成本，合理安排配套設施和人員。通過一體化平采購管理平臺的建設，實現與供應商的實時交流，加強企業間采購協作，保證采購信息的準確性，提高物資采購的標準化管理，從而提高工作效率、降低采購成本。

四是強化采購監管與問責力度。不斷提升采購業務人員工作能力，強化人員廉潔自律意識，根據國家相關法律法規，規范采購人員行為，合法合規開展采購招標活動，保證采購全過程的公平、公正、公開。主動加強對采購全過程、全方位的管理與監督，不流于形式，對發現的問題及時糾正、限期整改，對違法、失信行為嚴肅處理。加大責任追究力度，明確部門與個人在采購過程中的責任，切實守住風險底線。

全生命周期下的物資采購管理模式能夠更加有效的配置資源，為企業帶來更大的經濟效益，對提升采購供應鏈的質量有著重要意義。在企業管理不斷深化的今天，制定有針對性的風險防范對策，采取積極應對措施，建立有效的風險管控機制，才能助力企業高質量發展。