淺析HR醫藥存貨內部控制問題及對策

吳斌蓉

（江西農業大學，江西 南昌 330000）

一、研究背景

目前經濟全球化的影響已深入各國，全球的經濟個體之間的聯系與影響也隨之越來越緊密。從2012年經濟危機的爆發就可見一斑，在其他國家面臨經濟下滑危機的同時，雖然我國經濟還呈現著頑強的生命力，但如果國內企業不提前采取應對措施，也無法保證企業經濟能永葆活力。改革開放以來，隨著社會科學的進步和人民對健康水平的重視，醫療支出在逐年增加，我國醫藥市場規模一直在迅速增長，成為僅次于美國的世界第二大藥品市場。

面對目前這個特殊的時代背景，醫藥企業有必要結合市場及行業特點，調整自身的管理制度。企業的存貨管理效率高低、流動資產結構是否合理、管理制度是否完善絕大部分取決于企業存貨管理的優劣。我國醫療市場體系制度越來越成熟，與此同時醫藥企業面臨的的挑戰也越來越嚴峻，因此這時加強企業的存貨內部控制就顯得尤為重要。如果存貨的內部控制能加強，企業已擁有的資源自然能重新整合，資源的運用手段也得以完善，一舉兩得。本文經過對HR醫藥存貨內部控制進行分析和研究，挖掘該企業可能出現的存貨管理問題，實施適用的手段改正，以期能為企業的經營與發展提供有效的意見。

二、HR醫藥存貨內部控制現狀分析

HR醫藥公司是1997年經江蘇省政府的批準及多位股東的努力創立的一家醫藥企業。公司的主要研究項目是針對抗腫瘤藥、手術用藥及造影劑。建設屬于中國人的跨國制藥集團是HR醫藥這么多年以來一直在為之奮斗的目標，但在發展過程中，不可避免會存在一些問題。

1.存貨采購環節分析

HR醫藥的采購流程與大多數企業是相似的，先由采購部根據企業的生產經營需要制定存貨采購計劃，但由于采購部為了防止出現供貨不及時的情況，設置的最低庫存量往往要遠遠大于實際生產需要量。其藥品的庫存增長量較大，可能會造成庫存負擔。而且有些藥品存在季節性，大量的堆積只會增加儲存的負擔，領導審批時也很少核實真實需求量，基本是選擇相信采購部提供的采購數據。挑選供應商時要事先了解各個可能的供應商的相關情況，結合相關供應商的庫存情況、價格情況、信用情況以及貨品的質量情況，挑選出現階段最合適的供應商，不必要一直與原有的供應商保持會危害本公司利益的商業合作。

2.存貨倉儲環節分析

表1 2016年至2018年HR醫藥存貨結構

HR醫藥一直注重“創新”的理念，但研發新藥品，不可避免要大量采購原材料。而創新藥從研發到投產上市基本要耗費10年之久，時間長風險高，產品可能得不到良好的效益。自然存貨就會出現積存的情況。HR醫藥的存貨主要為庫存商品、在產品及原材料，而從近幾年的數據來看，庫存商品從來都是存貨結構中的重頭，由此可以得出結論庫存商品積存是導致存貨積存的主要原因。作為生產制造型企業，良好的存貨結構應滿足生產略大于銷售即可。而其現有的存貨結構顯然不合理，從財務數據中也顯示，近幾年營業收入中管理費用的比重逐年增加，預示著近幾年企業管理控制不到位，這也是存貨積存的一個原因。

把HR醫藥和同行業的其他幾家企業對比，發現其資金變現能力確實偏弱。對比2015年的存貨周轉情況，可以明顯看出HR醫藥140.92天的周轉天數遠高于HD醫藥。通過對近幾年醫藥企業的總體趨勢分析，醫藥企業近幾年的存貨持有量占比是呈下降趨勢，且存貨周轉率也是呈下降趨勢，但HR醫藥近幾年的存貨周轉率基本不變，在整個行業發展狀況良好的情況下，存貨周轉率不提高也就意味著落后了。醫藥企業的藥品種類繁多，管理難度大，而藥品研發又具有耗時長、風險高等特點，如果存貨周轉率不加快，就意味著資金變現能力減弱，市場競爭力也會隨之下降。HR醫藥致力于新型藥品的研究開發，易于堆積存貨，相關成本也隨之上升，不僅占用有限的儲存資源也會浪費資金。HR醫藥近幾年營業收入呈增長趨勢，從2016年增長率為19.08%上升到2018年的25.90%，而存貨周轉率起伏較小。影響存貨周轉的主要因素就是銷售成本和平均存貨，從2015年到2018年HR醫藥營業成本增長率為-8.97%，而存貨持有量從2015年到2018年增長了97.06%，可以看出，在這幾年之中，隨著企業發展的需要，存貨大量增加，營業成本卻出現降低現象，可能存在藥品質量監管不力，銷售退回等現象造成的銷售成本增長放緩，因這些方面的原因造成存貨積壓，存貨周轉速度也難以得到提高。

表2 2015年同類上市公司公告存貨周轉天數及存貨周轉率對比

3.存貨監管環節分析

HR醫藥企業在存貨采購及監管方面還存在欠缺，一部分應歸因于企業規模的擴大而造成存貨管理的疏忽。主要是以下兩方面問題：

（1）崗位職權不明確

HR醫藥雖然設置了相應的存貨管理部門，建立了相應的管理部門，但相應的措施并沒有付諸于實踐。其工作人員存在崗位職責不明確的問題，難以實現良好的存貨管理目的。

（2）缺乏有效的評價監督機制

對于存貨相關管理人員的監督工作沒有落到實處也為存貨管理出現賬實不符的情況埋下了伏筆。例如存貨的盤點應該有倉管部門每月末進行定期盤點，每月及時掌握存貨存儲現狀，以便及時解決存貨積存或出現毀損等相關問題；由審查單位或其他監管部門進行臨時抽查，監督倉管部門對于存貨盤點制度是否堅決執行且其提供的存貨盤點數據是否真實有效，保證存貨盤點制度實現其制定的目的。

三、HR醫藥存貨內部控制存在的問題

1.采購計劃不科學

采購人員忽視實際生產的需要，出現虛報采購量的行為。公司各部門之間舍大義而取小利的問題，不會進行積極有效的溝通，為了各自利益的實現，往往使存貨儲備量出現過多或過少的問題，相繼也就會出現存貨積存或銷售額減少等情況。采購計劃的不科學加上對于供應商方面沒有嚴格挑選，造成采購成本大量增加，企業的營業成本也隨之增加。

2.存貨結構不合理，庫存商品占比較高

通過對HR醫藥相關數據的分析，其存貨結構不屬于優質的存貨結構。為了保證貨源充足，及時交貨，企業往往會作出增大存貨庫存量的決定，龐大的庫儲量雖然能夠滿足需求但同時也造成大量存貨積存，占用資金的情況。例如管理人員薪資、倉儲費等都是因為存貨大量積存而增加的必要開銷。HR醫藥現有庫存量已遠遠大于需求量，庫存商品的占比較高，但企業近幾年的銷路并沒有較大的變化，這就意味著大量藥品要積存在倉庫，藥品的保管又較精細，其保管費高于其他產品。為了企業長遠發展的考慮，必須調整存貨結構，減少存貨積存量。隨著企業發展的壯大，如果存貨儲量越發加大，各方面的營業成本也不斷攀升，這是發展中企業必須面臨的狀況，企業應合理規劃采購計劃，在滿足需求的前提下避免鋪張浪費。

3.存貨監管機制不夠完善

（1）崗位職權未分離

從收集的資料來看，HR醫藥的存貨內部管理機制不夠完善。其企業管理者雖然也意識到了存貨內控機制的必要性，也建立了相應的管理部門，但相應的措施并沒有付諸于實踐。企業依然存在工作人員崗位職責劃分不清的情況，例如采購人員同時擁有采購及驗收的權力，這就極易出現工作人員監守自盜的情況，影響企業利益。

（2）內部評價監督機制不完善

企業在對于商業折扣或者藥品調價方面還不能妥善處理；還有企業的存貨內控機制也不夠完善，在整個存貨業務過程中，沒有完善的風險評估機制作為指導，企業為滿足供應量，而大量采購原材料造成倉儲成本的增加，而市場風險是瞬息萬變的，儲存大量的存貨也意味著風險的增加，一旦市場淘汰所儲存的產品，這些產品就會成為積壓品難以消化；相應的監督機制也沒有實施到位，管理人員有監督意識，但沒有很好的實施，制度只是浮于表面，并沒有起到實質作用。就像企業的存貨盤點人員沒有認真執行盤點工作，在實際工作中為了自身的方便，只是對于賬面上的存貨進行簡單的加減核對，并沒有進行賬面和實物的核對，長期這樣盤點就會造成賬實嚴重不符，而相關監督人員也為了自身的利益，可能存在收受賄賂的情況，對于盤點工作的監督也沒有執行到位，只是睜一只眼閉一只眼的得過且過，工作人員長期的互相包庇導致存貨盤點制度只是流于形式，并沒有起到及時監控存貨儲存情況的目的。

四、改善HR醫藥存貨內部控制的對策

1.合理運作采購資金，控制采購成本

HR醫藥一直秉持著“創新”理念，創新型藥也為HR醫藥帶來可觀的收益。因為長期進行創新研究，采購量大是醫藥企業的特點，所以要想更好的運作資金，降低預料外的支出占比，勢必要運用更科學的采購計劃。在進行采購行為之前，一定要先對物資市場進行調研，及時掌握相關物資的質量情況，及近期價格變動情況。對供貨商的物品品質及信用狀況加強考察，做到“貨比多家”，以期盡量保證采購貨品的質量。審計部門要審核監督采購物品的計劃、質量及價格是否科學合理，保證采購環節做到資金去向透明化，防止暗箱操作。

2.根據銷售模式科學儲貨

HR醫藥作為供貨商，應該與客戶進行良好溝通，掌握藥品需求量，減少庫存商品的持有量。以客戶需求為生產指標，企業的經營模式應該向加工生產和服務一體化模式轉變，對于加工產品的庫存量應予以嚴格把控。作為生產制造型企業，“零庫存”應該成為企業追求的目標。只要保證儲貨量略大于銷售量即可。有關部門應積極監控市場需求的變化情況，從而控制存貨儲存量問題。首先，應把倉儲部門設立為獨立的個體，原材料及產成品的保管由倉儲部門直接負責，以便于能及時及有效的掌握存貨的收發狀況。其次，為了加強存貨的管理，應對存貨進行分類管理，例如ABC分類法，將所有存貨按照其數量及價值比重分為三類。A類通常為優質存貨，數量占比較小，但價值應占存貨價值總量的70%左右；B類為中等存貨，數量和價值占比都適中；C類為基礎存貨，通常其數量比重大但價值占比小。管理存貨要做到科學有效，便于有關人員統計相關數據，以便及時掌握存貨情況，及時對積壓，毀損及報廢物等進行處理，減少庫存積壓，降低資金占用率。在存貨量過大時，應想辦法增加銷售渠道，例如增大宣傳，在最短的時間內解決庫存量過大的問題。

3.完善存貨內部控制機制

（1）崗位責任需職權分明

一個有活力的企業應該有健全的內部控制系統。存貨業務部門人員的崗位職責應明確到位，盡量消滅兼職情況，做到各部門職權分離以便相互制約。如采購與驗收人員應為不同的兩人，保持采購及驗收環節的獨立性。另外授權審批的權限應得到控制，對于誰審批，如何審批等問題應給予明確，不允許越權審批；審批人員也要嚴格把控自己的底線，對于不合理或越出權限的行為應作拒絕審批處理，保證不出現未經授權的業務。對于與存貨業務相關的憑證，應交給獨立的第三方保管，進一步保證崗位權限相離。

（2）加強風險控制，完善評價監督機制

首先，加強風險控制。結合制藥企業的特點，制定適合本企業的存貨采購計劃、計價方法和盤點程序。在進行存貨采購前，進行事前風險控制，對市場進行分析，預防存貨管理出現問題。建立嚴格詳細的庫房管理制度和責任人制度，關于藥品的計量和驗收、清查和盤點都應記錄在案，如果出現賬務不符等問題應追究相關責任人。

其次，完善評價監督機制。提高工作人員的監督意識，設立適當的獎懲機制，鼓勵各部門人員的積極性。為防止出現監督人員被賄賂的情況，監督具體人員應輪流，不可固定一人。監督人員應隨時檢查存貨采購情況、存貨驗收情況，存貨業務審批授權情況等，保證得到的信息是真實有效的。對于新進職員要培訓，提高職工的職業道德有利于監管工作的進行。HR醫藥采取的是永續盤存法，在賬上可以隨時反映存貨的數量及金額，但永續盤存法工作量較大，這就需要把工作細化。倉庫藥品由倉庫主要負責人組織盤點實施工作，要做到每月月底進行自盤，以便能夠及時發現和解決問題，確保問題當月產生當月解決，不出現遺留問題影響后續工作的開展。財務部人員也要不定期抽查核實存貨儲存情況，防止下級部門工作人員玩忽職守的情況。每月相關人員應該與財務部人員進行對賬，堅決做到賬賬相符、賬實相符，保證盤點結果的真實性。