新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略

作者簡介：史丹蕊（1982— ），女，漢族，河南周口人。主要研究方向：人事檔案管理。

摘 要：機關事業單位在我國分別承擔著各項任務與職責，在社會主義現代化建設當中是必不可少的一部分，是現代化建設當中的中流砥柱。而人是生產力發展的源泉，有人就有力量，一個事業單位如果想要創造出有價值的輝煌成績，更是離不開人的努力與發展。而人事檔案管理的作用是對事業單位當中的員工信息進行整理，管理以及保密而存在的，其中不僅僅包含了員工的學歷經歷，更有政治面貌，品德作風相關的文檔材料。現如今現代化發展速度飛快，為了更好地適應時代的發展，發揮人的主觀能動性與創造性，將事業單位發展的更好，所以需要將目光投向人事檔案管理，從基礎抓起，利用人事檔案管理更好地篩選人才，挖掘人才，建立人才團隊，讓真正有本事有能力的人擔任職務與項目，建設優秀事業單位，創造優秀成績，所以現如今對于人事檔案方面的信息化改革刻不容緩。本文主要著眼于機關事業單位在新形勢發展之下人事檔案管理還存在著哪些問題以及需要改善的地方，并針對問題找到專門的政策，更好地適應時代的發展與變化。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;優化改革;信息化

社會在不斷進步與發展，在新時代的發展背景之下，經濟飛速前進，事業單位在迎來新發展與新機遇的同時，也面對著新的更多更重的挑戰，為了更好地適應時代的變化與發展，各個事業單位開始對人力資源內部不斷地進行查缺補漏，進行改革，促進事業單位的發展。在人事檔案管理方面，經過觀察可以發現各個機關事業單位對于人事檔案管理的“應用”相對較少，對人事檔案管理內容與作用的理解范圍與方向較為狹隘，以至于在實踐運用中無法發揮檔案管理原有的作用與實力，出現“資源浪費”現象。對于人事檔案管理的作用僅僅理解于對事業單位內部員工的經歷，經驗以及過往等進行簡單的整理與梳理，通過事業單位所持有的檔案為證明，維護自身權益等等方面認識較少。除此之外，人事檔案管理更重要的是在于幫助事業單位明確對員工的認識，全面了解員工的思想品德，專業才干以及做事風格等等，幫助事業單位更好地打造人才隊伍，促進事業單位事業的健康發展，基于以上幾點原因，現如今的事業單位應當對于人事檔案管理重視起來，不再將“經驗管理”作為人事檔案管理中的主要理念，改變固有的想法，結合時代的發展潮流與趨勢，深入探索檔案管理背后所暗藏的意義與作用，不斷進行優化創新，促進事業單位的現代化發展，實現事業單位的長久化發展。

一、機關事業單位人事檔案管理概述

（一）機關事業單位人事檔案管理的特點

（1）全面性。人事檔案的內容包含著員工個人的履歷，自傳，考核評價狀況，政治歷史，獎勵處分，入黨入團，職位變化，工資變化，甚至于個人家庭住址與家庭成員等等各個方面相關的文件材料，能夠全面記錄員工的思想變化，成長狀況，并且能夠更好地展現員工的家庭情況，專業情況，個人情況等各個方面。人事檔案如同員工個人的信息儲存器，通過這些信息能夠更好地反應個人的情況，為后續的工作提供參考性。

（2）現實性。人事檔案管理工作中所包含的內容較為廣泛，不僅包含了事業單位員工過往的經歷以及表現，并且也會記錄員工在職的專業情況以及培訓情況，在后期事業單位在評選職稱，人員考核以及鑒定方面都提供了很重要的依據，并且幫助事業單位更好地對員工有一個全面性細致性客觀性的分析與了解，更好地為后期事業單位人事部門對于員工培訓以及人才挖掘等等提供參考，作為正確使用人才，合理解決勞動薪資問題的一項重要依據，人事檔案具有現實性的特點，是區別于其他檔案的重要標志。

（3）動態性。事物的發展不是靜止的，而是不斷變化的。人事檔案管理的內容并不是一成不變的，而是根據員工的自身教育經歷，培訓經歷或者榮譽經歷而不斷變化著，具有動態性的特點，而正是因為人事檔案管理不斷跟蹤員工的“足跡”進行實時變化，才能夠給事業單位提供檔案支持，供給各種評估數據進行參考。

（4）保密性。人事檔案管理在內容方面對于員工的信息較為全面，而事業單位用人戰略的制定與發展大部分根據人事檔案上的信息進行安排，所以為了員工個人的信息安全以及自身權益，為了事業單位的戰略發展以及未來發展，人事檔案管理區別于其他檔案管理，具有保密性的特點，不允透露與外泄情況的出現。

（5）真實性。人事檔案管理內的內容在最后敲定與確定之時會經過重重審核與考察，確保材料內容的權威性與真實性，并且會杜絕各方勢力對于檔案中的內容進行修改，正因為其材料確定之時的嚴格，所以具有真實性的特點，才能夠給事業單位在職位評選，榮譽分配，人才戰略的制定等等各個方面給予參考。[1]

（6）流動性。人事檔案管理與員工能夠對應起來才有工作的意義，才能夠發揮人事檔案的作用，如果人與檔案脫節，人事檔案管理的工作人員不及時關注員工的動態或者變化。因此，在工作過程中，員工的檔案根據員工的崗位變化以及工作變化而變化，堅持“檔隨人走”，工作或職位調動后的一段時間必須將員工檔案轉移到對應負責的人事檔案管理的部門與人員手中，因此具有流動性的特點。

（二）機關事業單位人事檔案管理重要性

機關事業單位中人事檔案管理有著很大的作用與意義，不僅會參與事業單位內部員工的考核與審核，同時在人才培育，人才發展以及后期事業單位制定的相關人才發展戰略都有著重大的借鑒意義。

為事業單位人事考核與培訓提供信息參考。機關事業單位中人事檔案管理當中的包含著較多的內容，除了包含員工在所在職位的事業單位的當中經歷以及情況，還包含員工過往的學習經歷，榮譽批評，以及所有各個組織不同考核評價的相關信息以及記錄等都記錄在檔案之中，記錄詳細并且清晰，不僅能夠反映出個人的崗位專業性，政治思想，工作作風等等，并且能夠幫助事業單位對員工進行全面地了解與分析，能夠客觀而又真實地了解員工的考核情況，后期也可以針對員工的優點缺點開展有針對性地培訓工作，讓人力資源培訓做到真得有效果。

促進事業單位人力資源的優化配置，建立專業“強勁”的人才隊伍。人事檔案管理客觀而又真實地反映了事業單位員工的學歷，經歷以及發展，在開展人事工作時能夠采取科學的手段，助力事業單位更好地完成人力資源方面的優化與配置，對事業單位內的人才結構與人才應用情況進行進一步的評估處理，分析與總結出未來事業單位關于人才儲備干部，人才使用策略及規劃等等一系列制定未來事業單位發展的用人計劃，更好地幫助事業單位創造出更多的工作效益與經濟效益，對于打造高素質專業化人才隊伍，促進機關事業單位發展與提高都有著建設性的作用。

改革適應時代發展，不斷持續推進進程。社會主義現代化不斷建設，市場經濟不斷發展，在全球信息化發展的背景之下，行業轉型，產業升級不斷加快，對于機關事業單位而言，應當及時契合時代發展要求，及時進行轉型。人事檔案管理負責著整個事業單位員工的信息資料，在開展相關工作時格外注重系統化，科學化以及程序化的特點，有利于事業單位及時調整人才培育戰略以及人力資源分配情況，幫助發現相關工作的不足，為高層領導進行決策時提供正確的信息，這對于未來機關事業單位的發展與改革來說有著重要的意義和深刻的作用。

保障員工個人權益的保護傘。人事檔案中所記錄的個人信息詳細而又真實，保存著本人過去簽字，事業單位入職任命文件或者相關榮譽記錄以及文件等等，內容全面。如果員工在生活過程當中出現了損害自己利益情況的出現或者需要有關部門出示相關的證據或證明，都可以憑借檔案為憑證，維護個人權益，保障個人利益。

二、新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度未完善

為了能夠適應社會與時代的發展，各個機關事業單位進行大大小小不少的改革，對于其中的一些改革，我們不能否認改革過后的確帶來了一些成效，但是回過頭去觀察與審核時，仔細發現其中依舊有很多的不足，尤其是在人事檔案管理制度方面表現得相當顯著。

現階段事業單位的人事檔案管理綜合之前的弊端，設立了專門的部門與人員對于人事檔案管理的工作事務進行專門負責，雖然取得了很好的成效，工作方面也有了一些提升，但是并沒有建立與形成良好完善的管理機制與體系規劃。沒有專門的部門與人員對于這一部分的工作進行監管與監督，無法更好的保障工作質量，并且在工作的實施過程當中可以發現，在工作過程中經常出現工作人員像“流水線”形式一樣的工作方式在所謂的“制度”方面進行游走，在這種情況下難以發揮改革與變化之后原本真實的作用與實力，除此之外，對于人才建設方面還有很多的問題，員工的思想方面去較為落后，對位職位的理解與所完成的工作的理解不到位，部門中相關工作的管理工作人員并不明晰職責的具體內容，缺乏具體并且有指導性地系統地規劃，員工僅僅將人事檔案管理的認識停留在簡單的對于員工信息與過往經歷進行簡單整理的表面，并不了解背后所蘊含的“真實”意義與作用，認識度較低，除此之外員工在工作過程中沒有明確的獎懲制度，致使員工在工作過程當中沒有工作積極性，無法發揮員工本身的主觀能動性與創造性，不利于工作產出與效益生產，進而影響到事業單位的發展與部門工作的管理與管理成效。

（二）人事檔案管理信息化水平不高

現如今的我們處在信息化的時代當中，網絡連接著世界各地不同的人，各種各樣的程序，數據通過顯示屏向我們展示著各種信息，從前遙不可及的事情現在已經成為我們的日常生活中的一項常見的事情所存在，面對時代得如此變化，人事檔案管理并沒有及時抓住機遇，需要進行進一步的改革創新。

面對時代給予的優越的機會，現如今的人事檔案管理并沒有抓住，大部分事業事業單位依舊選擇保持原有的人事檔案管理方法，僅僅利用人工將事業單位內的員工人事檔案進行簡單的整合與梳理，例如紙質檔案管理，經驗性管理以及手工抄錄等方法形式，但是這些形式方法并不能很好的對于檔案進行及時的更新與完善，僅僅將目光與工作停留在表層，對于深層次可能帶來的效益并沒有研究，并沒有抓住時代給予的機遇，導致檔案信息化水平較低，信息化建設停滯不前。盡管一些事業單位已經對人事檔案開展了信息化管理，但是在工作過程中僅僅局限于完成上級安排的任務與指標，并且在信息化的運用方面主要是以人事檔案的儲存與查閱為主，并沒有發揮信息化背后的真實作用與意義，利用率較低，并且在現如今的人事檔案管理當中，檔案管理人員的思想方面也呈現落后的趨勢，固步自封將自己處封閉于落后地帶，并沒有結合時代發展特點，結合信息化進行改革，忽視如果充分利用信息化后可能帶來的高效與便捷，不僅浪費了工作時間，也無法創造出理想的工作效益，更多的是帶來了許多不必要的資源浪費，讓事業單位的用人以及運營成本不斷地提高。

三、新形勢下解決機關事業單位人事檔案管理問題的對策

（一）完善機關事業單位人事檔案管理制度

為了促進事業單位工作的運營以及對于人才的認識與了解，提高事業單位的經營效率，打造事業單位優良的工作作風，對于事業單位人事檔案管理的改革迫在眉睫?，F如今各個事業單位中關于人事檔案管理制度并未形成良好的有關制度的建立，無論從人員還是從規章制度方面都沒有明確的方向，為了能夠更好地發揮人事檔案管理的作用，應當盡快完善事業單位人事檔案管理的制度。

沒有規矩，不成方圓，應當不斷建立健全機關事業單位人事檔案管理機制與規章制度，結合事業單位的具體情況，初定“初稿”并應用于實踐當中，從實踐當中尋找問題，最后確定適合事業單位適合的人事檔案管理的規章制度，幫助在之后的工作中實現工作效率的提高。事業的發展離不開人，人才隊伍的建設對于未來事業單位的發展有著重要的影響，事業單位應該不斷提高員工的思想素養，定期開展業務培訓，加強員工的專業性學習，并且明晰工作內容與工作責任，做到“事有專人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強總體隊伍的發展與培養，建設一批高素養，有信念，有思想的人事檔案管理專業人才。

（二）提高機關事業單位人事檔案管理信息化水平

科學技術水平不斷進步與發展，經濟發展水平不斷向前，信息化已經成為現如今社會與時代發展不可避免的潮流，面對如此趨勢，事業單位應當抓住信息化的機遇，緊跟“互聯網+”的潮流，加快信息化建設，實現產業優化產業升級，將信息化的特點運用在事業單位人事檔案管理之中，發揮人事檔案管理的真實作用與意義，以達到事業單位效益提高的目標。

新時期不斷發展，數字信息不斷產出，推廣，普及應用到千家百姓當中，技術的進步改變了信息傳遞與存儲的方式，數字化信息成為一大潮流趨勢，為了能夠更好地適應信息化趨勢，提高人事檔案管理水平，事業單位應當首先加大對于人事檔案管理的資金支持，加強人事檔案管理人員的工作環境建設，購置現代化的電子設備，為人事檔案數據化與網絡化提供創造的媒介，在硬件條件完善的前提下，有效利用信息技術，不斷建設事業單位信息檢索平臺，將人事檔案數字化，提高人事檔案的存儲，處理，檢索的便利性同時也能供事業單位內進行簡單的查詢以及業務辦理，不僅方便了事業單位內部的員工，同時減少了業務辦理與查詢的成本。

在事業單位人事檔案數字化與信息化的過程中，我們也需要遵循國家發布的相關檔案的法律法規，嚴格依法辦事，拒絕法外之情的現象出現，格外注重人事檔案的安全性，加強人事檔案管理電腦的安全設置，外聘專門的技術人員作為指導加強對數據的加密以及對電腦的防護，對于電子人事檔案的收集，整理，歸納，移動等等各個環節做好嚴格地管理與保密，確保人事檔案管理的安全性，同時加強人事檔案管理人員的思想意識，不得外漏事業單位內部的員工信息，明確獎懲制度，讓人事檔案管理的員工真正地將保密的原則根植于心，從客觀與主觀兩個層次與方面保障人事檔案的安全。

四、結語

我國正在不斷地向前發展，信息化，現代化已經成為不可阻擋的發展趨勢，面對時代的變化與發展，事業單位應當及時跟上步伐，及時對事業單位人事檔案管理進行改革與創新?，F如今人事檔案管理內部的仍有不少問題，人事檔案管理制度不完善，人員責任不清晰，人事檔案管理方法落后等等，這些都是影響人事檔案管理工作質量，限制人事檔案作用發揮的重要的問題，都是需要我們去解決的，只有通過不斷查缺補漏，不斷進行開拓創新，尋找解決方法，結合時代發展方向與趨勢進行改革才能更好地適應社會，才能夠更好地給予事業單位參考資料，發揮事業單位的實力，不斷提高政務服務水平。

參考文獻：

[1]于文倩.事業單位人事檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2020（05）：41.