醫院人事檔案管理存在的問題及改進對策

孫國紅

摘 要：在時代快速發展的背景下，信息數據的傳播、處理速度得到了快速的提升，而豐富的信息傳播方式、傳播途徑也給醫院人事檔案管理工作帶來了新的發展機遇與挑戰。醫院人事檔案是醫院在進行人才開發、決策管理等工作時需要參考的必要數據，并且能夠有效提高醫院的人力資源管理水平。本文就將根據縣人民醫院所存在的人事檔案管理問題與改進對策為主題進行分析，從而全面推動醫院人事檔案管理水平的提升。

關鍵詞：人事檔案管理;醫院;改進對策

醫院人事檔案主要記錄了在職醫務工作者的工作資歷、職位調動情況等信息，通過人事檔案不僅能夠了解到每個員工的工作信息，還能夠根據其個人發展經歷了解到員工的思想情況、工作業績等。近些年由于信息技術水平的提升，對醫院人事檔案的管理進行了相應的優化和完善，但其中仍然還存在許多問題有待完善，這樣才更有利于醫院的可持續發展。

一、醫院人事檔案管理所存在的問題

1.管理者對于人事檔案管理重視程度不高

在縣人民醫院長期發展的過程中，部分管理者對于人事檔案管理工作的認知存在誤區，認為加強人事檔案管理水平并不能為醫院創造經濟效益，也無法提高醫院的管理水平，因此只需要人事檔案不出現丟失、盜竊的情況即可，導致人事檔案的價值和作用并沒有被充分發揮出來。同時對于醫院的人事檔案管理所投入的資金、設備不足，導致無法對紙質檔案進行有效的保護，讓許多人事檔案資源出現了一定程度的缺失。再加上使用傳統的紙質化檔案保存方式，在反復調用原件的情況下，許多檔案都出現了紙質發黃、字跡褪色等情況，不利于人事檔案的長期管理與保護。

2.管理人員的專業素養有待提升

醫院的人事檔案管理與其他檔案管理不同，更具有獨特性。由于醫院工作人員本身就具有一定的特殊性，再加上人員的流動性較大，經常會出現大量的人事檔案轉出轉入，因此是否能夠對人事檔案進行合理的評價與處理，對醫院檔案管理人員的專業素養有著極高的要求。在大部分醫院管理工作中，檔案管理工作并沒有得到較大的重視，甚至有些醫院沒有安排專門的檔案管理人員，導致檔案管理人員的專業素養較低，并且不具備較強的資料管理意識。

目前多數醫院的人事檔案管理工作是被動在利用資料，并沒有積極主動去收集醫務人員的資料，再加上沒有意識到人事檔案的機密性，導致經常會出現檔案破損、泄露的情況。滯后的人事檔案管理機制、專業素養有待提升的管理人員都增加了醫院人事檔案管理工作的困難程度。

3.人事檔案數字化水平較低

在信息化時代背景下，多數醫院都將信息化技術應用于管理工作中。但是由于縣醫院在發展中還存在一定的滯后性，并且在人事檔案管理方面缺少專業的人才，導致在缺少資金、設備的支持下仍然采用手動錄入檔案信息。過于老舊的設備無法滿足當前醫院人事檔案管理的需求，并且無法提高醫院人事檔案管理工作效率與質量。

低數字化的發展為醫院人事檔案的管理、利用工作帶來了不便，并引發了許多檔案管理上的問題。與電子檔案相比，紙質檔案的存儲、調用條件都較為苛刻，并且對于儲存空間也有著極大的需求。但是由于縣醫院并沒有辦法對日益增長的紙質檔案進行有效的管理。在信息時代下，對人事檔案進行數字化的管理是時代發展下必要的轉變，但由于沒有得到醫院管理層的重視，導致醫院人事檔案管理工作水平無法得到有效的提升。

4.信息收錄不全面

醫院人事檔案在對人才進行利用、安排等工作上有著重要的作用。醫院人事檔案中的內容主要包含醫院工作人員的基本信息、學歷、證書材料、晉升信息等。其中最重要的就是醫務人員的專業信息和所持有的證書情況，只有了解了醫務人員所擅長的領域后才能夠對其進行合理的崗位分配，讓醫務人員能夠在崗位上充分發揮自己的特長，也以更加科學的方式對醫院的人力資源進行分配和規劃。

在當前醫院人事檔案管理工作中，卻并沒有對人事檔案的內容進行有效的管理。在對人事檔案資料編寫、收集的過程中，并沒有體現出醫院人事檔案的特殊性。由于過于重視對基本信息的管理和收集，導致忽略了其他的內容質量，沒有體現出醫務人員的工作水平、科研報告等信息，并且對于影音圖像等方面的資料收集也是少之又少。這種形式單一的人事檔案導致醫院人事檔案的用途驟減，能夠為醫院管理層所提供的參考信息也十分有限。再加上對醫院人事檔案管理的重視程度不足，導致在對醫務人員進行人事安排的時候很容易出現有失公允的情況。

二、醫院人事檔案管理的改進對策

人才作為醫院發展中最為重要的資源，做好醫院人力資源管理工作能夠充分激發出醫務人員的工作積極性與熱情，并且讓醫務人員能夠更好地服務于患者，從而提高醫院的口碑與市場競爭能力。醫院人事檔案管理作為人力資源管理的基礎工作，如何提高人事檔案在醫院管理中的重視程度是當前最為重要的工作。

1.提高檔案管理人員的專業水平與責任意識

根據當前醫院管理工作現狀，若是強行將醫院管理資源傾向于人事檔案管理工作，不僅無法提高人事檔案管理水平，還容易造成醫院管理水平的失衡。因此在合理范圍內加強人事檔案管理資源，提高檔案管理人員的專業素養與能力就是現階段醫院管理發展中的重要任務。有部分醫院由于自身競爭力不強、經營范圍小，因此忽視了人事檔案管理的重要性，導致醫院在檔案管理上存在重要的問題。但是專門設立相應的檔案管理部門又會過度擠壓醫院現有資源，面對這種情況就需要考慮如何在不對醫院現有資源造成影響的基礎上來提高人事檔案管理人員的專業能力。

對于資源條件并不優異的醫院來說，可以對檔案管理工作人員進行短期的培訓，通過在專門的檔案培訓機構進行學習，既能夠節約醫院的資源，還能夠有效提高檔案管理人員的專業技能。除此之外，還需要有意識地培養檔案管理人員的服務意識。醫院人事檔案管理人員的業務水平與其服務意識也有著一定的關聯。人事檔案管理是一項內容繁多、瑣碎的工作，許多檔案管理人員在進行檔案處理的時候存在許多問題，若是無法細心、主動發現檔案中存在的問題，很容易誤導醫院的人事決策。因此，需要全面提高醫院人事檔案管理人員的專業水平與服務意識，讓他們能夠在日常工作中積極、主動的收集人事檔案中的信息。