醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及改進對策

孫國紅

摘 要：在時代快速發(fā)展的背景下，信息數(shù)據(jù)的傳播、處理速度得到了快速的提升，而豐富的信息傳播方式、傳播途徑也給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在進行人才開發(fā)、決策管理等工作時需要參考的必要數(shù)據(jù)，并且能夠有效提高醫(yī)院的人力資源管理水平。本文就將根據(jù)縣人民醫(yī)院所存在的人事檔案管理問題與改進對策為主題進行分析，從而全面推動醫(yī)院人事檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;醫(yī)院;改進對策

醫(yī)院人事檔案主要記錄了在職醫(yī)務(wù)工作者的工作資歷、職位調(diào)動情況等信息，通過人事檔案不僅能夠了解到每個員工的工作信息，還能夠根據(jù)其個人發(fā)展經(jīng)歷了解到員工的思想情況、工作業(yè)績等。近些年由于信息技術(shù)水平的提升，對醫(yī)院人事檔案的管理進行了相應(yīng)的優(yōu)化和完善，但其中仍然還存在許多問題有待完善，這樣才更有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理所存在的問題

1.管理者對于人事檔案管理重視程度不高

在縣人民醫(yī)院長期發(fā)展的過程中，部分管理者對于人事檔案管理工作的認知存在誤區(qū)，認為加強人事檔案管理水平并不能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，也無法提高醫(yī)院的管理水平，因此只需要人事檔案不出現(xiàn)丟失、盜竊的情況即可，導(dǎo)致人事檔案的價值和作用并沒有被充分發(fā)揮出來。同時對于醫(yī)院的人事檔案管理所投入的資金、設(shè)備不足，導(dǎo)致無法對紙質(zhì)檔案進行有效的保護，讓許多人事檔案資源出現(xiàn)了一定程度的缺失。再加上使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案保存方式，在反復(fù)調(diào)用原件的情況下，許多檔案都出現(xiàn)了紙質(zhì)發(fā)黃、字跡褪色等情況，不利于人事檔案的長期管理與保護。

2.管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

醫(yī)院的人事檔案管理與其他檔案管理不同，更具有獨特性。由于醫(yī)院工作人員本身就具有一定的特殊性，再加上人員的流動性較大，經(jīng)常會出現(xiàn)大量的人事檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，因此是否能夠?qū)θ耸聶n案進行合理的評價與處理，對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著極高的要求。在大部分醫(yī)院管理工作中，檔案管理工作并沒有得到較大的重視，甚至有些醫(yī)院沒有安排專門的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，并且不具備較強的資料管理意識。

目前多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作是被動在利用資料，并沒有積極主動去收集醫(yī)務(wù)人員的資料，再加上沒有意識到人事檔案的機密性，導(dǎo)致經(jīng)常會出現(xiàn)檔案破損、泄露的情況。滯后的人事檔案管理機制、專業(yè)素養(yǎng)有待提升的管理人員都增加了醫(yī)院人事檔案管理工作的困難程度。

3.人事檔案數(shù)字化水平較低

在信息化時代背景下，多數(shù)醫(yī)院都將信息化技術(shù)應(yīng)用于管理工作中。但是由于縣醫(yī)院在發(fā)展中還存在一定的滯后性，并且在人事檔案管理方面缺少專業(yè)的人才，導(dǎo)致在缺少資金、設(shè)備的支持下仍然采用手動錄入檔案信息。過于老舊的設(shè)備無法滿足當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的需求，并且無法提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率與質(zhì)量。

低數(shù)字化的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案的管理、利用工作帶來了不便，并引發(fā)了許多檔案管理上的問題。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的存儲、調(diào)用條件都較為苛刻，并且對于儲存空間也有著極大的需求。但是由于縣醫(yī)院并沒有辦法對日益增長的紙質(zhì)檔案進行有效的管理。在信息時代下，對人事檔案進行數(shù)字化的管理是時代發(fā)展下必要的轉(zhuǎn)變，但由于沒有得到醫(yī)院管理層的重視，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作水平無法得到有效的提升。

4.信息收錄不全面

醫(yī)院人事檔案在對人才進行利用、安排等工作上有著重要的作用。醫(yī)院人事檔案中的內(nèi)容主要包含醫(yī)院工作人員的基本信息、學(xué)歷、證書材料、晉升信息等。其中最重要的就是醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)信息和所持有的證書情況，只有了解了醫(yī)務(wù)人員所擅長的領(lǐng)域后才能夠?qū)ζ溥M行合理的崗位分配，讓醫(yī)務(wù)人員能夠在崗位上充分發(fā)揮自己的特長，也以更加科學(xué)的方式對醫(yī)院的人力資源進行分配和規(guī)劃。

在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中，卻并沒有對人事檔案的內(nèi)容進行有效的管理。在對人事檔案資料編寫、收集的過程中，并沒有體現(xiàn)出醫(yī)院人事檔案的特殊性。由于過于重視對基本信息的管理和收集，導(dǎo)致忽略了其他的內(nèi)容質(zhì)量，沒有體現(xiàn)出醫(yī)務(wù)人員的工作水平、科研報告等信息，并且對于影音圖像等方面的資料收集也是少之又少。這種形式單一的人事檔案導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的用途驟減，能夠為醫(yī)院管理層所提供的參考信息也十分有限。再加上對醫(yī)院人事檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致在對醫(yī)務(wù)人員進行人事安排的時候很容易出現(xiàn)有失公允的情況。

二、醫(yī)院人事檔案管理的改進對策

人才作為醫(yī)院發(fā)展中最為重要的資源，做好醫(yī)院人力資源管理工作能夠充分激發(fā)出醫(yī)務(wù)人員的工作積極性與熱情，并且讓醫(yī)務(wù)人員能夠更好地服務(wù)于患者，從而提高醫(yī)院的口碑與市場競爭能力。醫(yī)院人事檔案管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)工作，如何提高人事檔案在醫(yī)院管理中的重視程度是當(dāng)前最為重要的工作。

1.提高檔案管理人員的專業(yè)水平與責(zé)任意識

根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院管理工作現(xiàn)狀，若是強行將醫(yī)院管理資源傾向于人事檔案管理工作，不僅無法提高人事檔案管理水平，還容易造成醫(yī)院管理水平的失衡。因此在合理范圍內(nèi)加強人事檔案管理資源，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力就是現(xiàn)階段醫(yī)院管理發(fā)展中的重要任務(wù)。有部分醫(yī)院由于自身競爭力不強、經(jīng)營范圍小，因此忽視了人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理上存在重要的問題。但是專門設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門又會過度擠壓醫(yī)院現(xiàn)有資源，面對這種情況就需要考慮如何在不對醫(yī)院現(xiàn)有資源造成影響的基礎(chǔ)上來提高人事檔案管理人員的專業(yè)能力。

對于資源條件并不優(yōu)異的醫(yī)院來說，可以對檔案管理工作人員進行短期的培訓(xùn)，通過在專門的檔案培訓(xùn)機構(gòu)進行學(xué)習(xí)，既能夠節(jié)約醫(yī)院的資源，還能夠有效提高檔案管理人員的專業(yè)技能。除此之外，還需要有意識地培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識。醫(yī)院人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與其服務(wù)意識也有著一定的關(guān)聯(lián)。人事檔案管理是一項內(nèi)容繁多、瑣碎的工作，許多檔案管理人員在進行檔案處理的時候存在許多問題，若是無法細心、主動發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，很容易誤導(dǎo)醫(yī)院的人事決策。因此，需要全面提高醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)水平與服務(wù)意識，讓他們能夠在日常工作中積極、主動的收集人事檔案中的信息。