信息化在高校檔案管理中的應用研究

朱麗紅

摘 要：文章以高校檔案管理作為切入點，立足于信息化技術的應用，分析當下高校檔案管理中存在的不足，并探討信息技術在其中運用的可行性，闡述應用的方法和措施。

關鍵詞：信息化;高校檔案;管理

0? ? 引言

隨著素質化教育和新型課程改革的深入發展，國家在宏觀上對學校建設的要求也有了更加明顯的調整和轉變，不再以人工信息處理模式為本位，而是更加強調先進技術和手段的運用，這種變化也給高校的改革提供了新的思路和依據。而檔案管理作為記錄高校發展歷程，反映高校人才隊伍建設情況的重要基礎，在這種情況下也應當受到更加高度的重視和關注，特別是就檔案管理的創新來講，要尤為強調與信息技術的深度結合。

1? ? 分析高校在檔案管理中存在的問題和不足

從高校的檔案管理工作來看，其自身牽涉到高校各種類型的日常活動，并且也涉及學生的成長和發展，檔案信息化的建設能夠讓高校構建數字化校園，拓展高校檔案管理的模式和渠道。雖然這兩者的結合已經取得了一定范圍內的共識，但在具體實踐的過程中卻仍舊存在一些鮮明的問題和缺陷。

1.1? 融合度不高

雖然有相當一部分高校都針對檔案管理引進了多樣化的信息技術，但從檔案管理的工作實效性來看，信息技術的應用程度并不夠深入。具體表現為，首先，高職院校的檔案管理平臺沒有凸顯出互動性的特點，雖然實現了對電子文件的數字化處理，但這也給平臺帶來了更加多樣的文字信息，然而數字技術并沒有對這些文字信息進行深入的分析，這就使得高校的檔案管理人員無法深度了解信息需求者的要求和期待，阻礙了高校檔案管理的調整和轉型。例如，如果學生想要通過檔案管理系統平臺查閱與自己有關的信息和數據，只能按照系統給定的范圍和要求輸入，然后再由系統篩選出相關的數據。若是系統無法檢索到學生輸入的信息，往往不能將這一情況進行記錄和反饋，這就破壞了學生的查詢體驗。同時，部分高校在選擇電子檔案文件格式的時候，也存在一定的誤區，導致信息需求者在查閱的過程中，只能把相關的文件轉成特定的格式才能繼續進行閱讀，這就大大降低了檔案信息利用的效率和速度，也降低了查詢的質量[1]。

1.2? 設施不夠完善

硬件設施和軟件系統自始至終都是支撐信息技術在檔案管理中應用的核心基礎。但不可否認的是，有相當一部分高校卻并沒有針對自身的系統進行完善，沒有購入更加先進的硬件設施，也沒有打造特定的信息運行中心，沒有針對硬件設備投入足夠的資金，在這種條件的限制下，高校對檔案信息化建設的熱情也會受到打擊。另外，即便是部分高校構建了信息管理系統，但這一系統的使用率卻并不突出，這一問題的根源就在于基礎硬件設施的不完善。雖然的確有部分高校購置了相關的設備和器材，但仍舊沒有彌補，掃描儀和打印機等關鍵設備的欠缺。以上這些也足以說明，設備結構的不完善會阻礙信息技術的應用和普及。與此同時，高校在檔案管理的過程中，通常會建設相應的數據庫，但這些數據庫的管理和運行卻缺乏統一的平臺基礎，所以也給信息的傳遞和共享帶來了嚴重的阻礙。而不同的機構在負責自身檔案管理的時候，也會出現一些矛盾和沖突，例如，學生的檔案管理大多都是由學生處負責，而教師的檔案管理由人事處負責，教學工作的安排是教務處負責，這些檔案在內容上都存在明顯的區別，所以應用的軟件也不盡相同，這就在很大程度上降低了信息的共享性[2]。

1.3? 安全性不足

雖然檔案的信息化管理可以為需求客戶提供更大的便利，但網絡本身就具有明顯的開放性和復雜性特點，所以平臺的運行也會受到許多不安全因素的干擾，高校的檔案信息也面臨著被泄露和被盜取的風險。但不可否認的是，部分高校檔案管理人員并沒有具備過硬的專業素質，他們在技術因素的限制下，也無法采取及時有效的安全技術防范措施，這就給信息泄露提供了溫床。

2 分析信息技術在高校檔案管理中應用的可行性

2.1? 重視程度有所提升

科學技術的發展已經實現了深度的普及，并且也成為群眾生產生活的重要組成部分，在這其中，教育領域也自然不會例外，檔案管理的信息化建設已然成為高校建設工作的重要組成部分，能夠充分體現出高校自我發展的水平和素質。目前，越來越多的高校管理者都已經認識到校園信息化發展的重要性，檔案信息不僅能夠印證高校發展的軌跡，同時也能夠拓展高校教育的服務渠道。而信息化管理系統的完善，能夠充分發揮出信息的價值和作用。也就是說，思想和意識的轉變能夠為檔案管理的信息化發展提供重要的理念保障，也能夠完善相關的建設組織[3]。

2.2? 信息技術的有效支撐

筆者在上文中已經提到過，信息技術的應用能夠為檔案管理帶來明顯的效益，而這一效益也獲得了越來越多教育工作者的肯定和認可，這一態勢就會反向敦促高校引進更加先進的技術和手段。在這其中，信息技術在檔案管理中的應用進步，大致可以從3個方面來論述。首先是軟件的完善，檔案信息管理系統的內存越來越大，能夠靈活處理更加海量的數據，并且也能夠保證運行的效益，避免出現卡頓的問題。其次是網絡系統的完善，校園網的功能已經得到了拓展，所以檔案信息平臺的運行也擁有了更加完善的技術保障。最后是信息資源共享率的明顯提升，這也敦促高職院校發展的完善。再加上，社會范圍內的教育資源本身就呈現出了共享的趨勢，所以高校也應當注重對平臺的完善，為后續的信息傳遞做足準備，強化與其他高校之間的交流和溝通，互相借鑒有益的經驗教訓。

2.3? 檔案管理人員水平的進步

近些年來，高校對自身信息化建設的要求越來越嚴格，所以也提高了對隊伍建設的重視和關注，檔案管理人員學習了更為先進的理念和知識，自身的信息技術水平也有了較為明顯的進步。另外，高校也針對隊伍的建設，設計了相應的培訓方案，推動檔案管理人員接受系統的鍛煉。同時，檔案管理人員自身的意識也在不斷調整，他們對信息化的理解更加深入，也已經充分把握檔案管理信息化建設的現實意義和必要性。所以，從職業生涯的角度來看，檔案管理人員也在更加積極的提高自身的綜合素質，優化現有的業務水平，從而適應時代發展的潮流和趨勢。

3? ? 分析信息技術在高校檔案管理中應用的方法和措施

3.1? 樹立檔案意識

高校應當樹立信息化管理的檔案意識，要加強對檔案管理人員的教育和引導，強化對內部信息化的宣傳，而在宣傳的過程中要力求三個到位。首先，管理層和檔案管理人員需要讓自己的認識跟上時代的潮流和腳步，管理者不僅要把檔案信息化建設作為自身工作的重要組成部分，同時也需要把這一環節當作高校長期發展的有效推動力。其次，高職院校應當設置專項的資金，要加大財力的投入，不僅要為檔案的信息化建設做足前期的準備，同時也要考慮到檔案后期的維修和保養，提高人力資源和物力資源的分配效率，設置試點項目。最后，高職院校應當保證自身的管理到位，要完善現有的檔案工作流程，檔案管理人員也應當明確自身的職責和使命，認真執行各種任務和命令。

3.2? 構建資源共享平臺

高校應當充分利用云技術，從硬件設施和云管理平臺出發，設計出合理的云檔案管理應用程序。在這其中，基礎的硬件計算設備主要包括網絡交換器、計算節點等等。而云管理平臺主要針對的是硬件設備的應用，能夠有效集成各種器材的功能和技術。就云檔案管理應用來看，其自身主要針對的是各類信息用戶，采取相應的操作手段管理軟件。而這一平臺的構建，不僅可以提高信息傳遞的速度，同時也可以打破不同部門之間溝通的壁壘，讓檔案信息從傳統的封閉狀態中脫離出來，避免重復管理問題的出現，降低高校信息化建設的投入和成本。

3.3? 完善安全性保障體系

高校應當充分認識到，信息技術應用的雙重屬性，既需要明確信息技術能夠帶來的幫助，也應當關注信息技術在應用中存在的安全漏洞和缺陷。特別是信息的泄露和丟失問題，檔案管理人員應當針對檔案資料的類型，對其進行等級和層次上的劃分，然后對檔案資料進行加密保護，設置不同的使用權限，并對訪問者的身份進行識別，以此來排除外界不法分子的干擾和入侵。當面臨版本更新不兼容，儲存在載體損壞這一類問題的時候，高校應當擴大自身校園網絡的覆蓋范圍，而且要把握好資料，利用設置的尺度，既要保證機密的安全和穩定，也要保證信息查閱的便捷和迅速，方便使用者的操作和搜索。除此之外，高校也應當設置相應的防火墻，或者是安裝殺毒軟件，對檔案信息管理平臺進行階段性的排查和檢測，探究平臺的運行情況，一旦發現問題，要及時采取措施進行解決。

4? ? 結語

綜上，持續性推動信息技術在高校檔案工作中的應用是合理且必要的舉措，這是調整高校信息處理模式的應有之策，也是提高高校信息化發展水平的有效措施。本文通過檔案意識的樹立，資源共享平臺的搭建，安全性保障體系的完善，能力的訓練這幾個角度論述了信息技術的應用方法和舉措，充分結合了高校素質化建設的基本方向和訴求，能夠幫助高校解決在檔案管理中遇到的問題，具有合理性與可行性。在未來，檔案管理人員也應當從更多的角度去尋找優化的方法。

[參考文獻]

[1]蔣明子，潘博.淺談信息化技術在高校檔案管理行政中的應用[J].產業與科技論壇，2019（11）：264-265.

[2]肖鴻強.高校人事檔案信息化管理中大數據技術的運用研究[J].辦公室業務，2019 （11）：57.

[3]劉昊天.高校人事檔案信息化管理中大數據技術的應用[J].科技視界，2020 （12）：163-165.

（編輯 何 琳）