信息生態鏈視角下如何做好高職檔案管理

摘要：在信息化的建設環境下，高職院校的檔案管理工作方式和內容都發生了較大的變化。為了進一步促進高職院校的檔案轉型和進一步發展，在信息生態鏈環境中予以發展，相關高職院校要創新檔案管理模式，從多種角度來提升檔案管理的質量，最終檔案管理的效率，保證工作時效性。

關鍵詞：信息背景;高職院校;檔案管理

近年來，我國的社會經濟發展迅速，高職院校也通過單獨招生、對口單招等多元化的策略，收納了大量的學子。在國家的政策和高職院校的綜合改革下，院校的開設專業越來越多、生源數量也在不斷攀升，這都對學生檔案管理工作帶來挑戰。大數據資源聯合信息技術手段構成的信息生態鏈環境可以提升高職院校的檔案管理質量，如可從優化教育資源，減少人工操作流程入手提升檔案管理的效率質量，其價值未來可期。

1.簡述高職院校檔案信息化管理的價值和意義

信息化管理是現代教育的主要改革重點。在國家的號召下，高職院校紛紛利用信息化手段來提升院校的實力，減少人工紙質檔案記錄的工作量，可提升檔案管理的綜合效率。積極推進高職院校檔案信息化，也能夠實現學校、學院的檔案分級管理，可為每一個學生建立一對一的成長檔案，也能為調整教學內容，做好職業發展計劃奠定基礎。

此外，現代很多高職院校都借助信息化技術來增加檔案的建設、管理的質量，如建立和身份信息一一對應的電子檔案，學校可及時和上級教育部門，相關的政府機構建立聯動關系，也推進各個政務工作，助學活動開展。

2.分析高職院校的信息化生態鏈構建中存在的阻礙

2.1高職院校對檔案信息化管理的認知程度不高

目前，很多高職院校的信息化檔案建設工作存在認知阻礙，如很多高校將工作重點放在了技術人才培養，招生，畢業率等方面。對信息化建設的問題沒有精準的認識，因此信息化檔案的推進工作落后，校內檔案管理人員工作建設不積極。

2.2高職院校的檔案信息系統不具體

如今我國的高職檔案信息化建設中面臨著原始檔案質量和數量不高的問題，這主要是因為檔案管理的信息化建設沒有形成一個標準體系，在實際的建設過程中還存在很多問題，如信息化檔案建設沒有標準化的體系，內部的信息系統錄入的信息較為單一都是姓名、性別和年齡、學歷等基本資料，無法結合學生的職業需求和綜合能力予以優化，可挖掘的信息資源內容不多。

2.3高職院校的檔案信息團隊工作動力不足

目前，很多高職院校對檔案信息化建設的重視程度不高，大多信息管理工作為外包、外聘人員兼職或讓內部的老師兼職。考慮到信息化檔案建設是一個持續性的工作，若工作人員缺乏責任心，沒有專業的知識結構和技術水平，所管理的檔案工作也會出現很多漏洞。

3.在信息生態鏈下做好高職院校的信息化檔案管理的措施建議

以上可知，信息化、現代化的環境下，我國的高職院校的信息化工作內容較多，為了有效推動工作建設，相關單位要做好生產管理，結合實際院校需求做好檔案信息化管理。

3.1改革現有的檔案館環境

高職院校的信息化建設中，學習領導要重視檔案管理的工作，學校的部門領導和學院負責人要轉換思想，轉變檔案的管理態度，要積極引進現有的信息管理技術如云計算、互聯網大數據技術等;對學校的軟件和硬件設施進行升級、重新配置;與此同時，檔案管理的輔助人員要更新思想，在理解信息化和檔案信息的融合性的同時，實時監控檔案信息管理的全過程，讓整個信息化檔案工作落到實處。

3.2創新檔案的管理模式

目前我國的高職院校的信息化檔案管理沒有形成特定的標準，因此可借鑒的內容不多。為了保證信息化檔案工作的可行、真實、有效，相關單位也要建立科學的規范管理制度保證工作及時執行。首先，學校要建立一套統一、可行、科學的管理制度，要將信息化建設的基本工資、責任落實到個人，保證分工明確;其次要結合實際的建設情況建立基本的生源、教師、院校信息檔案的分類、分級管理，明確檔案的職責和任務，最終加大檔案管理的隊伍建設質量。再者要結合學校各級工作進行深化，不斷充實現有的信息化資源內容，積極發揮檔案信息化對學校的資源作用和發展價值，獲得廣大師生的支持和認可。

3.3建立檔案信息化綜合管理平臺

高職院校的領導和管理人員要轉換管理思路，要結合學校的全局發展角度，結合學校的頂層管理內容進行深化。如學校要積極利用現代化信息技術，逐步加強檔案信息化管理質量，做好檔案技術管理，獲得新的發展突破。此外，學校要積極利用信息資源，和國家的相關教育機構，地方政府機構建立信息資源平臺，結合國家的政策需求進行及時的信息互動，以此來發揮檔案信息化平臺的時效性和針對性。

3.4做好人才培養

高職院校要建立一批穩定，有能力、責任心的檔案隊伍。首先要加強基礎知識教育培訓，工作人員要認識到檔案工作對院校的建設價值和意義，提升管理的責任心和能動性;其次要延展專業技術，工作人員要了解檔案信息化建設的云計算技術、移動互聯網技術和通信技術等，掌握基礎的信息資源安全維護和運維管理技術，及時規避信息泄露、惡意篡改等問題。

4.結語

綜上所述，在信息技術、通信技術、計算機技術的融合下，信息生態鏈為我國高職院校的檔案管理工作提供了改革動力。為了促進高職院校的檔案綜合化建設，建議相關單位因地制宜，不斷提升內部員工的信息化思維和工作意識，改善檔案室硬件和軟件環境，進而保證檔案信息化工作好又快落實。

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作者簡介：焦丹瓊（1965-），女，漢族，北京人，北京農業職業學院機電工程學院，副研究館員，研究方向：檔案管理。