檔案庫房管理中的問題及應(yīng)對策略分析

黃榮花

摘要：檔案是各國內(nèi)部私有的寶貴財富，保密性與不可再生性是它的基本特征，檔案會貫穿于國家發(fā)展始終，它會對國家的發(fā)展與變革進行詳細嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠涗洠詸n案庫房的維護和管理非常重要。檔案管理任務(wù)較為艱巨，在落實檔案管理工作時不僅要做好保密措施，還要對各類檔案做出分類整理，要按照檔案的性質(zhì)和類型進行分類，保證檔案管理工作有序進行。從當(dāng)前的檔案庫房管理現(xiàn)狀來看，在檔案庫房管理中還存在許多問題和缺陷，管理單位要及時制定應(yīng)對方案，保證檔案資料的可靠性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

關(guān)鍵詞：檔案信息;庫房管理;問題;策略

檔案較為特殊，屬于記錄性文件，它可以客觀記載某個團體或個人在特定時期內(nèi)接觸的事物和參與的活動，它可為各單位的制度革新與重大決策提供參考。同其他媒介相比，檔案具有較強的保密性，還受其不可再生性的制約，這就決定檔案工作的重心在保存和養(yǎng)護上。檔案通常儲存于檔案庫房中，如果檔案庫房存在不足或是管理存在漏洞，管理部門要及時制定有效的應(yīng)對方案，采取有關(guān)措施，確保檔案資料的真實有效。當(dāng)前我國發(fā)展速度不斷加快，各類檔案資料逐步增多，檔案的管理難度也不斷提升。所以，有關(guān)部門要有效強化檔案庫房的管理工作，科學(xué)有效地解決檔案庫房管理中存在的各類問題，進而確保檔案管理工作落到實處。

1檔案庫房管理工作的基本概述

1.1編號

為了方便后期的檔案查找與檔案搜索，檔案管理部門要對庫房內(nèi)的全部檔案進行編號，當(dāng)前使用頻率較高的序號排列方式主要有兩種：第一組織全部庫房進行統(tǒng)一的序號排列，這類編號方法多用于庫房數(shù)量較少的檔案室;第二，按照庫房的詳細位置和有關(guān)建筑的特點進行分區(qū)編號，實際情況要根據(jù)建筑的詳細位置來辨別，以此確保檔案編號的真實有效。

1.2排放

檔案管理部門要以有關(guān)規(guī)定為指導(dǎo)，對檔案庫內(nèi)的檔案資料進行排放。在檔案資料排放時要注意所有的資料應(yīng)排列一致，做到橫豎成行，根據(jù)架子的樣式進行具體的分類整理，確保資料整齊劃一。在有窗戶的庫房中排放資料時，庫房架子要與窗戶垂直，利用架子來遮擋陽光，某些庫房未開窗戶，庫房架子橫縱均勻擺放即可，要時刻注意庫房的通風(fēng)狀況。在架子排列中，要合理利用庫房的地面空間，架子擺放要便于后期的檔案整理和搬運，不能出現(xiàn)過緊或過松現(xiàn)象。架子間的距離要滿足手推車的正常通行，便于檔案資料的存放與取出。此外，為了便于后期檔案尋找與歸檔，管理部門要對庫房內(nèi)的架柜進行統(tǒng)一編號，為后期的檔案尋找提供清晰的思路。

1.3存放

存于檔案庫內(nèi)的所有檔案都會根據(jù)全宗進行存放和整理，因此在考慮某一特定方位的檔案擺放與存放方式時，要根據(jù)全宗進行，屬于同一全宗的檔案資料要統(tǒng)一集中起來。通常來說，全宗內(nèi)容涉及的資料類型較多，例如影片、錄音以及照片等，多類型的檔案資料可采用分別保管的存放方式，但要在原宗內(nèi)容中放置參見卡，利用參見卡來標(biāo)注該檔案資料的詳細存放位置，保證內(nèi)在聯(lián)系的科學(xué)有效。

2檔案庫房管理中存在的主要問題

2.1安全性問題

在檔案庫房的管理中，安全問題尤為突出，管理方要將安全意識貫穿于檔案庫房的選址、設(shè)計、施工以及配置當(dāng)中。在檔案庫房選址中，要有意識地避開潮濕、陰暗以及災(zāi)害易發(fā)區(qū)域，當(dāng)前的檔案大多是紙質(zhì)文件，極易遭受雨水和火災(zāi)的破壞，造成檔案資料出現(xiàn)不同程度的破損。在庫房設(shè)計時，要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展設(shè)計活動，確保檔案庫房的設(shè)計科學(xué)合理，符合實際使用要求。在庫房施工階段，施工方要重視材料進購與人為因素的影響，不能以影響因素為借口降低施工質(zhì)量，在材料選擇中要做到精益求精，決不能有偷工減料現(xiàn)象發(fā)生。檔案柜和手推車都屬于檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理部門在該類設(shè)施的選擇上要重點考慮設(shè)施的防潮性能。

2.2管理制度缺失問題

綜合當(dāng)前的檔案管理狀況可知，庫房管理制度的缺失是影響檔案資料泄露的關(guān)鍵因素。在檔案庫房的管理中，欠缺嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理體系，許多企業(yè)對檔案管理工作的關(guān)注不夠，沒有根據(jù)企業(yè)的自身現(xiàn)狀擬訂科學(xué)有效的檔案管理方案，有的企業(yè)還將本企業(yè)的檔案管理工作指派給其余部門的職工完成，造成企業(yè)的檔案管理只流于表面，最終導(dǎo)致檔案庫房管理工作漏洞不斷。通過調(diào)查可知，各企業(yè)在落實檔案庫房管理工作時還有許多漏洞與盲區(qū)，有關(guān)人員在日常巡查中敷衍了事，未將工作落到細處，沒有及時發(fā)現(xiàn)電路老化等問題，對庫房的正常運行構(gòu)成威脅。

2.3管理人員流動問題

縱觀國內(nèi)目前運行的各類企業(yè)，人員流動大是各類企業(yè)普遍存在的問題，該問題在一定程度上阻礙了檔案庫房管理工作的正常進行。檔案庫房管理隊伍一旦發(fā)生流動，就會加劇管理工作的復(fù)雜性與煩瑣性，因為檔案資料體系龐大，涵蓋的內(nèi)容與范圍較廣，所以造成有關(guān)職工的工作總量巨大，同時也加大了有關(guān)職工的工作壓力，很多檔案庫房管理人員長期處于過度疲勞狀態(tài)，進而導(dǎo)致員工流失的問題不斷加重。部分企業(yè)的檔案庫房可以隨意進出，管理工作缺乏科學(xué)性和嚴(yán)禁性，閑雜人員可隨意翻閱庫房內(nèi)的各類檔案資料，導(dǎo)致檔案資料的保密性受到威脅。總而言之，檔案庫房管理工作較為復(fù)雜、綜合性較高，其中許多工作流程都涉及到檔案資料的保密性，檔案管理隊伍一定要將檔案的保密工作落到實處。

3檔案庫房管理工作中問題的解決措施

3.1維護檔案資料安全性

在檔案庫房的管理中要重視安全問題，利用科學(xué)有效的管理方案確保檔案的真實性與有效性。在檔案庫房選址時，要將安全性放在首位，選擇不易發(fā)生自然災(zāi)害和火災(zāi)的地方，同時還要確保該區(qū)域干燥不潮濕，能滿足基本的檔案存儲要求。在庫房建設(shè)時，要根據(jù)實際需求選擇適用檔案柜，做好檔案資料的整理與分類，對于新進購的檔案柜要及時做好目錄，便于后期使用。檔案庫房管理隊伍還要定期組織檢查，詳細了解各類設(shè)備的運行和使用情況，有效排查可能引發(fā)安全事故的所有隱患，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備老化或者設(shè)備出現(xiàn)破損，要及時通知有關(guān)部門與技術(shù)人員，有效清理檔案庫房中潛在的安全隱患。

3.2建立健全檔案庫房管理制度

管理體系和管理制度的完善是確保檔案庫房管理工作落到實處的前提與基礎(chǔ)。在檔案庫房的管理中，管理部門要安排專業(yè)人員負責(zé)配電系統(tǒng)的檢測與維修，了解門窗是否關(guān)嚴(yán)，詳細記錄每天到訪人員的查閱明細，對庫房內(nèi)的濕度和溫度進行記錄和調(diào)節(jié)。在管理制度方面，管理部門要明確各員工的具體職責(zé)，各司其職，將責(zé)任落實到個人。有關(guān)人員需做好檔案資料的擺放工作，不能出現(xiàn)隨意擺放現(xiàn)象，還要做到及時歸檔，避免將閑雜物品帶入檔案庫房。有實力的企業(yè)可引進各類先進設(shè)備，將檔案資料有序錄入到計算機中，有效提升檔案檢索和查詢效率。

3.3加強管理人員培訓(xùn)工作

檔案管理部門要組織新進員工參與崗前培訓(xùn)，有效提升與培養(yǎng)檔案庫房管理隊伍的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，認(rèn)真仔細落實檔案庫房管理中的各項工作內(nèi)容與工作指標(biāo)。在人才選拔中，要特別注重責(zé)任意識，上級管理部門要科學(xué)指導(dǎo)，人文關(guān)懷，了解庫房管理隊伍成員的需求與心聲，盡量滿足他們的需求，調(diào)動檔案管理隊伍的工作積極性，有效落實檔案庫房管理工作。

4.結(jié)語

檔案庫房管理工作的周期較長，內(nèi)容復(fù)雜煩瑣，管理部門需從多方面分析工作中存在的問題與缺陷，采取有針對性的應(yīng)對措施加以解決。在檔案庫房的管理工作中，有關(guān)職工要具備責(zé)任意識，秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保各項檔案庫房管理工作落到實處，有效提升檔案庫房管理質(zhì)量。此外，檔案管理部門還要利用各類先進設(shè)備和信息化手段，有效提升對紙質(zhì)文檔的管理與保護力度。

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