提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

艾小英

摘要：在社會對信息利用與共享有更高要求的背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展成為主流趨勢。信息化建設(shè)為事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極大的便利性，改善了工作人員的工作環(huán)境，明確工作范圍，最大化提升工作效率。為此，只有通過檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的內(nèi)部管理創(chuàng)新，從不同角度促進(jìn)事業(yè)單位的未來發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求國有事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響。

1.2缺乏專業(yè)的管理人才

專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。只有工作人員都具備了專業(yè)知識儲備和專業(yè)技能，才能切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)程度，提升整體的工作效率與工作水平。但是從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎(chǔ)上，難以增加事業(yè)編制，無法培養(yǎng)各類信息化建設(shè)人才;其次，當(dāng)前大部分事業(yè)單位以紙質(zhì)檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應(yīng)提出改革和創(chuàng)新的觀點(diǎn)，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

1.3數(shù)據(jù)安全問題還未徹底解決

隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題。檔案管理時需要注意這些潛在的風(fēng)險，通過采取新的措施來控制和應(yīng)對這些風(fēng)險的發(fā)生。檔案信息化建設(shè)對技術(shù)高度依賴，涉及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需解決的所有問題，且技術(shù)密集，發(fā)展變化迅速而難以把握。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的支持，信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前，我國電子文件的法律地位還未正式確立，電子文件的原始性、真實(shí)性認(rèn)定遇到了技術(shù)上的瓶頸。同時，電子文件的管理工作有待進(jìn)一步規(guī)范。

2提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能談得上檔案信息化建設(shè)。一是要從思想上高度重視，要把檔案信息化建設(shè)納入單位建設(shè)發(fā)展的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，全力推進(jìn)建設(shè)。二是全面推進(jìn)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，計算機(jī)及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一，推進(jìn)系統(tǒng)軟件建設(shè)。三是事業(yè)單位要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強(qiáng)化技術(shù)力量，打造良好的硬件環(huán)境。

2.2加強(qiáng)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

眾所周知，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理顯著的特征就在于規(guī)范化以及便捷化。針對人事檔案管理工作中存在的突出問題，要想提升人事檔案管理的質(zhì)量，提高規(guī)范化水平，就需要要采取信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)手段來提升管理水平，讓人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)人事檔案的利用，充分發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的作用。事業(yè)單位人事檔案管理工作繁瑣而復(fù)雜，而且很多工作往往需要調(diào)取歷史資料作為參考，只有將信息化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，建立人事檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)人事檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能從根本上減輕人事檔案管理人員的工作量，提高辦公效率。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計算等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，給人事檔案管理工作帶來的極大的便捷，也為人事檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。

2.3加大事業(yè)單位檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過程中，人才是第一位的戰(zhàn)略資源，事業(yè)單位檔案信息化不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。事業(yè)單位要加大這類復(fù)合型人才的培養(yǎng)，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本計算機(jī)管理知識、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部，采取走出去、請進(jìn)來的模式，加快培養(yǎng)，更好地服務(wù)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

結(jié)語

信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，深刻影響著檔案管理工作的發(fā)展方向。隨著信息化及大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。規(guī)避數(shù)字化時代邊緣化的風(fēng)險和借勢而上，是每個檔案工作者必須面對的問題。事業(yè)單位只有順應(yīng)時代的發(fā)展，推進(jìn)信息化建設(shè)，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式，才能贏得機(jī)遇和挑戰(zhàn)，推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王顏艷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018（23）：201.

[2]李梅.網(wǎng)絡(luò)信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：180-181.

[3]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294-295.

郴州市文化館 湖南省郴州市