供熱企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對策

張淼

摘要：供熱企業(yè)檔案管理工作受到廣泛關(guān)注，以往檔案管理形式日益不適應(yīng)信息化、智能化與大數(shù)據(jù)時代的需要。還要從檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢出發(fā)，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，達(dá)到全面提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：供熱企業(yè);檔案管理;主要問題;深化改革

引言

社會的發(fā)展進(jìn)步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進(jìn)的經(jīng)驗，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強(qiáng)化檔案管理的措施。

1檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理機(jī)制的困境

供熱企業(yè)檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制較為傳統(tǒng)，改革創(chuàng)新的步伐相對較慢，不少供熱企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部和基層職工沒能認(rèn)識到檔案管理的重要價值，對檔案管理的重視不足，不能根據(jù)工作需要修訂檔案管理工作制度。一方面，檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制不健全，各部門的配合不當(dāng)，檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)率較低，檔案的精準(zhǔn)性不足，檔案處置的隨意性大，風(fēng)險較高。另一方面供熱企業(yè)檔案管理目標(biāo)不明確，重管輕用的思想普遍存在，檔案管理長期以沿用舊有方式，檔案資源未能在重大決策、人事任免、崗位調(diào)配、科研創(chuàng)新中發(fā)揮積極作用。而且，當(dāng)前供熱企業(yè)檔案管理的信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案信息化建設(shè)水平較低，檔案管理未能發(fā)揮信息技術(shù)的重要輔助作用，還不具備大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化管理的條件，不能在新形勢下修訂和完善檔案管理工作制度。

1.2使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”嚴(yán)重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發(fā)揮。與此同時，一部分企供熱企業(yè)的“路徑依賴”現(xiàn)象也較為嚴(yán)重，正是因為受到上述問題的制約，部分企供熱企業(yè)管理無法得到檔案信息的有效支持。首先，一些企供熱企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，過度強(qiáng)調(diào)其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認(rèn)知誤區(qū)，這些工作人員往往認(rèn)為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當(dāng)事人都無法利用檔案開展相關(guān)工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現(xiàn)，也使得使用方式的不足讓企供熱企業(yè)檔案管理成效難以良好發(fā)揮。其次，“路徑依賴”較為嚴(yán)重。一些企供熱企業(yè)中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創(chuàng)新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實際作用。受此影響，檔案使用方式也表現(xiàn)出不斷弱化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

2供熱企業(yè)檔案管理的改革路徑

2.1加速檔案管理的信息化

信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，為了發(fā)揮信息技術(shù)的檔案管理價值，還要大力引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，滿足檔案管理信息化的現(xiàn)實需要。一方面，應(yīng)當(dāng)擬定檔案管理信息化的工作計劃，做好檔案管理信息的年度預(yù)算，根據(jù)檔案的需要合理申報設(shè)備采購申請，保證檔案管理設(shè)備及時更新?lián)Q代。另一方面，開發(fā)專業(yè)的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高檔案管理的軟件水平。尤其開發(fā)業(yè)務(wù)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)廣泛聯(lián)系，做好檔案信息的自動化采集。新時代還要采用檔案信息化建設(shè)的外包模式，針對供熱企業(yè)檔案管理信息技術(shù)能力不足，人員素質(zhì)有限的現(xiàn)實，采用招標(biāo)采購方式打包購買檔案管理服務(wù)，要求中標(biāo)單位在幫助供熱企業(yè)加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)的同時，承擔(dān)技術(shù)服務(wù)的任務(wù)，由專業(yè)機(jī)構(gòu)代為培養(yǎng)檔案管理人員。還要保證檔案管理安全性，重點加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)信息的日常維護(hù)工作，開發(fā)和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行工作，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下得到有效共享。

2.2創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，供熱企業(yè)應(yīng)該對機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是供熱企業(yè)檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

2.3提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員被視為檔案管理的核心，應(yīng)該提高其管理水平。對于信息化檔案管理工作來說，其融入了多種先進(jìn)的科技元素，在一定程度上提高了檔案管理效率，但是，檔案管理往往重視傳統(tǒng)的管理模式，并不懂得信息化檔案管理的使用流程，為此，供熱企業(yè)需要組織合理的培訓(xùn)計劃，讓更多的檔案管理人員掌握先進(jìn)的信息化管理技術(shù)。在信息化技術(shù)的幫助下，檔案管理質(zhì)量和效率顯著提高，為后續(xù)供熱企業(yè)的發(fā)展夯實了基礎(chǔ)。

結(jié)束語

檔案管理是供熱企業(yè)的重要工作任務(wù)，新時代還要明確供熱企業(yè)檔案管理改革的現(xiàn)狀，從社會對供熱企業(yè)檔案的需求出發(fā)，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術(shù)的引進(jìn)更新，從而提高供熱企業(yè)檔案管理的整體水平和服務(wù)質(zhì)量。

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