人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策

肖亮

摘? 要：在信息技術成為各領域發展中不可缺少的技術后，人力資源檔案管理工作積極運用信息技術提升管理質量與效率，但是在信息化建設過程中卻存在一些影響因素降低了信息化建設的質量，需要挖掘出存在的影響因素并制定出有效的建設措施提升人力資源檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：人力資源檔案管理;信息化建設;影響因素;解決策略

在當今社會對于人才的需求力度不斷提升，人力資源檔案管理工作可以幫助人才找到適合自己發展的崗位工作，在滿足人才發展需求的同時能夠發揮出人才最大的能力，推動我國社會各界快速的成長與發展。因此，人力資源檔案管理工作要不斷提升管理的質量與效率，要積極引入先進的信息技術達到提升管理質量與效率的目標，但是實際人力資源檔案管理信息化建設中，卻因各種影響因素的存在降低了建設效果，需要采取有效措施規避影響因素的產生，進而達到有效提升信息化建設質量的目的。

一、人力資源檔案管理信息化建設中存在的影響因素

（一）缺乏信息化意識

目前，我國人力資源檔案管理信息化建設較為落后，原因是工作者缺乏檔案信息化意識，甚至還存在部分人群未認知到檔案信息化具有的重要性。同時，在人力資源檔案管理工作中，還存在著傳統檔案管理的觀念，只是記錄檔案信息并進行塵封保存，只要不存在丟失與破壞問題即達到完成任務的目的。這種檔案管理工作與檔案管理信息化的思想相背離，人力資源檔案管理工作應達到與時俱進的目標并采取及時補充與更新檔案信息的措施，而不只是進行信息的記錄，應明確檔案內容是需要應用于實際工作中的，而不只是作為工作記錄并束之高閣。

（二）信息化設施建設滯后

要實現人力資源檔案信息化管理需要建設基礎設施，可以說基礎設施的建設是實現檔案管理信息化的首要條件。我國大部分人力資源管理中心的檔案為紙質檔案，并且在管理工作中更多重視于紙質的質量及加工，而未重視計算機與打印機等設施的配備，雖然人力資源管理中心也進行了信息化建設，但是在管理檔案信息時仍然采取簡單記錄與保存工作，而未利用信息技術實施篩選、整合、共享檔案信息等工作，表明當前檔案管理工作中并未充分利用信息技術，與檔案信息化建設的目標相背離。

（三）缺乏規范制度

無論哪個崗位工作都需要配備規范制度對工作行為進行規范與約束，在檔案信息化建設中自然也需要配備規范的制度，進而保證信息化建設達到目標要求并推動人力資源檔案管理更好的發展。而實際中卻因人力資源檔案管理過多的注重于傳統紙質檔案的管理，未對檔案信息化建設制定出完善的規范制度，易發生工作人員缺乏風險防范意識而產生檔案信息泄露等不良問題。

（四）未注重檔案信息化人才培養

檔案信息化建設需要配備相應的人才，除了要擁有較強的檔案管理專業能力外，還應同時具備良好的信息素養，能夠實現檔案管理工作與信息技術充分融合提升檔案管理工作的質量與效率。而實際中檔案管理人員的專業水平與信息素養水平卻存在不足的問題，進而降低了人力資源檔案管理工作的質量并未充分發揮出檔案的作用。

二、人力資源檔案管理信息化建設的具體對策

（一）提升檔案信息化意識

人力資源檔案管理信息化要實現建設目標需要人們的思想意識中具備信息化意識，可采取管理人員與各項工作任務相結合、管理工作與社會活動相結合的措施，通過采取兩種結合措施達到提升檔案信息化意識的目的。同時，還應采取將以往封閉式工作模式轉變成開放式模式提高管理人員的社會適應性，在錄入信息時應充分利用信息技術實施，實現信息技術充分利用。另外，還應注重管理人員現代化意識、信息化意識、科技化意識的培養，讓檔案管理人員的思想能夠與時俱進。

（二）完善基礎設施建設

在時代不斷發展下，檔案管理工作如果只依靠手工管理檔案信息，很難達到當前時代的管理要求。因此，將信息技術與人力資源檔案管理相結合是勢在必行的，可以充分發揮出信息技術的作用提升整理、歸納、保存的效率，還能夠為后續檔案查閱工作提供便利。由于以往存在著信息技術基礎設施不完善的問題，在完善基礎設施時應注重硬件設施的配備，并保證硬件設施達到最優化，進而實現提升檔案信息化建設水平的目的。同時，應積極完善局域網并促進檔案管理工作形成網絡化，可以實現檔案信息共享并有效管理的目的。

（三）健全規范制度

人力資源檔案管理信息化建設水平是否有效提升與配備的規范制度密切相關，應構建出健全的規范制度并對工作行為進行有效的規范與約束。在構建健全的規范制度時，應以管理、業務、技術三個方面為主并保證三者缺一不可，原因是這三個方面對檔案信息化建設的影響力度較大并影響建設全過程。同時，還應采取定期分析制度內容的措施，挖掘出制度中存在的不足并有效改善，進而充分發揮出制度的作用提升檔案信息化建設的質量。

（四）加大人才培養力度

人力資源檔案管理信息化建設的質量與檔案管理工作人員自身的綜合素質水平息息相關，應注重檔案管理人員素質水平的培養及職業素養的培養，并積極聘入專業能力強、信息素養水平高等綜合素質水平較高的人才，在實際工作中充分發揮人才的作用提升信息化建設質量。

結束語：人力資源檔案管理信息化建設中存在較多影響因素對其建設質量產生較大的影響，應采取有效的措施規避影響因素產生，進而達到有效提升信息化建設質量的目的。

參考文獻：

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