軌道交通有軌電車信息化管理方案研究

馬月利

摘 要：隨著城市化進程的加快，各地城市軌道交通建設(shè)規(guī)模正迅猛擴大，軌道交通運營線網(wǎng)將越來越龐大，軌道交通運營管理部門覆蓋面越來越廣泛，而這種線網(wǎng)分散擴大情況下，也滋生較多如生產(chǎn)現(xiàn)場情況不能及時掌握，文件簽發(fā)、流轉(zhuǎn)效率低，資源共享困難問題，庫存管理時效性不強等問題，迫切要求做好綜合信息化平臺的構(gòu)建。以武夷山有軌電車為例，探討“一個平臺、六大核心、多種應(yīng)用”的六合一信息化協(xié)同辦公管理平臺，以實現(xiàn)公司全面的辦公自動化（Office Automation簡稱OA），與基礎(chǔ)的管理平臺。

關(guān)鍵詞：有軌電車;信息化;平臺建立

武夷新區(qū)旅游觀光軌道交通項目為南平市高鐵站至武夷山東站（1號線）連接合福高鐵南平市站和武夷山景區(qū)， 線路全長約 26.43公里（含北延 2.23公里）， 定位為“旅游觀光線路”，是國內(nèi)第一條專有路權(quán)并以高架形式敷設(shè)的有軌電車線路。全線共10座車站，需要建成一套性能可靠、技術(shù)先進、操作簡便、易于維護的綜合辦公自動化系統(tǒng)。

1 平臺整體構(gòu)建思路

結(jié)合武夷新區(qū)旅游觀光軌道交通項目的基本情況，研究構(gòu)建“一個平臺、六大核心、多種應(yīng)用”的信息化協(xié)同辦公管理平臺，以實現(xiàn)公司全面的辦公自動化（Office Automation簡稱OA），與基礎(chǔ)的管理平臺。具體為：

“一個平臺”：以“統(tǒng)一管理，分權(quán)維護”的方式建設(shè)覆蓋公司各業(yè)務(wù)板塊的統(tǒng)一協(xié)同管理平臺，提高公司的執(zhí)行力、溝通的便捷性、政策下達的高效性、團隊工作的協(xié)作性、知識的可管理性、資源調(diào)度的有序性。

“六大核心”：建設(shè)【門戶應(yīng)用板塊】，可以展示企業(yè)文化、發(fā)布企業(yè)信息;建設(shè)【流程管理板塊】，可以規(guī)范工作流程、明晰工作職責、支撐企業(yè)管控、復(fù)制管理制度;建設(shè)【知識管理板塊】，可以積累知識資源、復(fù)制知識經(jīng)驗、管理信息知識。建設(shè)【人事管理】，將人員納入系統(tǒng)，統(tǒng)一管理;建設(shè)【綜合辦公】，將公文、會議、車輛、資產(chǎn)、用章等綜合事務(wù)統(tǒng)一管理，提高效率;建設(shè)【資源集成】，集成公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，抓取數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)隨時了解公司各種運營數(shù)據(jù)，提供決策依據(jù)。

“多種應(yīng)用”：基于“一個平臺”和“六大核心”，通過流程、門戶、知識、人事、綜合辦公、集成等措施，構(gòu)建多種管理應(yīng)用，包括：協(xié)同辦公、文化宣傳，知識共享、費控控制、項目管控、信息整合等，可隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，調(diào)整和擴充。

2 協(xié)同管理平臺整體建設(shè)內(nèi)容

針對企業(yè)信息化進程中遇到和存在的種種問題，提出整體解決方案，提供的是一個長遠的平臺應(yīng)用規(guī)劃，進行分步實施。能滿足項目公司業(yè)務(wù)需求和并支撐公司發(fā)展要求的協(xié)同管理應(yīng)用平臺，主要內(nèi)容為：門戶管理平臺、流程管理平臺、知識管理平臺、人事管理平臺、移動辦公管理平臺、綜合辦公管理平臺、公文辦公管理平臺。

2.1 門戶管理平臺功能

（1）基于不同部門、不同用戶所負責工作領(lǐng)域及關(guān)注度不同而建立的分類信息推送;

（2）個人門戶可羅列個人工作相關(guān)的所有信息，便于員工快速知曉與處理。集中聚合員工個人辦公所需信息與提醒。涵蓋員工待辦工作、待審閱文件、未讀郵件信息、日程安排、重點關(guān)注事項等所有未處理的工作信息，便于員工在開啟個人門戶之初即可得知當前工作進展。提供當日工作計劃、當日會議、預(yù)定日程等集中的個人工作提醒機制，避免員工遺漏部分工作和計劃行程;

（3）多門戶聯(lián)合應(yīng)用，不僅能將企業(yè)的公共信息準確同意傳遞，也有助于員工的學(xué)習(xí)與交流，塑造企業(yè)內(nèi)部良好的文化氛圍;

（4）公司通知公告、重要新聞、人事變動、政策制度等公共信息的窗口。

2.2 流程管理平臺功能

（1）統(tǒng)一和規(guī)范化企業(yè)的各種工作流程線上流轉(zhuǎn)簽批;

（2）流程賦權(quán)、轉(zhuǎn)發(fā)、批注、代理、會簽等功能;

（3）與工作桌面、PC短信、手機短信、即時通訊等集成的流程提醒;

（4）流程的智能化自動觸發(fā);

（5）流程跟蹤、監(jiān)控和回溯。

2.3 知識管理平臺功能

（1）建立文檔的管理規(guī)范;

（2）集成office組件、公文管理、電子簽章、痕跡保留等特性;

（3）動態(tài)知識庫的維護;

（4）組織內(nèi)外用戶在權(quán)限內(nèi)的信息高度共享;

（5）各種知識工具提升知識的分享和利用效率;

（6）實現(xiàn)文檔相關(guān)所有信息立體化集成;

（7）嚴密的文檔查看和操作權(quán)限。

2.4 人事管理平臺功能

人事管理平臺，可以定義企業(yè)的組織機構(gòu)、角色和權(quán)限;提供薪酬福利、考勤、培訓(xùn)、獎懲考核、人事流程，全面提升人力資源管理的效率;各種統(tǒng)計報告使公司以多種角度對人力資源進行分析，幫助公司制訂合理的人力資源管理政策;與其它模塊的結(jié)合，使所有與員工相關(guān)的信息，都在人力資源卡片上綜合體現(xiàn)。通過該平臺可實現(xiàn)人事管理功能：

（1）基于組織、角色和級別的人力資源管理;

（2）全套的人力資源數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);

（3）完善和動態(tài)的人力資源數(shù)據(jù)庫;

（4）全套的人事管理流程;

（5）管理員工的考勤情況并可設(shè)置外部的數(shù)據(jù)接口;

（6）根據(jù)員工的職務(wù)、技能和績效管理薪酬福利;

（7）規(guī)劃、安排、執(zhí)行、監(jiān)控和考核培訓(xùn)活動;

（8）個人的工作安排和對下屬工作情況的跟蹤;

（9）多種人力資源分析報告;

（10）搜索、通訊錄等其他功能。

2.5 移動辦公管理平臺功能

2.5.1 移動平臺的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

移動平臺的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)可以根據(jù)公司目前的網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)來設(shè)計，并且可以通過集群的方式響應(yīng)大并發(fā)用戶;同時移動平臺可以讓公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)更加適合移動化趨勢，讓用戶更加快速、方便和安全的接入內(nèi)部相關(guān)應(yīng)用的服務(wù)器。

2.5.2 移動應(yīng)用功能簡介

（1）移動審批。移動審批組件：可查詢個人所有相關(guān)的待辦、已辦、辦結(jié)、抄送等事宜，可隨時做審批流程、發(fā)起流程、轉(zhuǎn)發(fā)流程，以及查看流程流轉(zhuǎn)日志和流程流轉(zhuǎn)圖等功能。可快速處理緊急事件，利用碎片時間完成重要流程審批，而且流程的數(shù)據(jù)完全與 PC 同步;

（2）移動日程。移動日程組件：與PC端日程互動，可以與手機上的日程互動;通過權(quán)限控制可以支持給自己給同事做日程標注。工作計劃、會議安排等可隨時查詢，并且會提前短信提醒，確保計劃安排不忘記、不遺漏;

（3）移動考勤。移動考勤組件：也即手機打卡。采用電子地圖簽到功能，為外勤人員的管理提供了便捷又不失人性化的方式。內(nèi)部辦公人員可以限定區(qū)域手機考勤;

（4）移動事項協(xié)助。移動事項協(xié)助是公司跨部門事務(wù)協(xié)作的一個組件，包括事項、事務(wù)的分類;可任意組成協(xié)作的部門和人員，形成虛擬團隊;可與 OA中的工作流程、文檔、項目等各項信息協(xié)同關(guān)聯(lián)，充分發(fā)揮信息協(xié)同的價值;可記錄協(xié)作的過程和結(jié)果;

（5）移動新聞公告。移動新聞公告組件可以讓整個組織的所有成員都可以隨時收看公司的新聞與公告，查閱公司的新聞動態(tài)、通知、公告，查閱所需信息，利用碎片時間了解公司內(nèi)部動態(tài)，并隨時可以發(fā)布評論互動。

2.6 綜合辦公管理平臺功能

綜合辦公管理平臺建設(shè)內(nèi)容包括：資產(chǎn)、用印、會議、車輛、協(xié)助等。

2.6.1 資產(chǎn)管理平臺

通過對資產(chǎn)劃分目錄、類別、種類等使資產(chǎn)信息有序化;規(guī)范資產(chǎn)管理流程，包括申購、調(diào)用、盤點、出入庫等，跟蹤資產(chǎn)整個生命周期;并提供多種報告對資產(chǎn)使用情況、流轉(zhuǎn)情況、折舊情況等作出多角度的分析。

2.6.2 會議平臺

會議管理可以對會議相關(guān)的各種資源進行管理，如會議室、會議類別、會議名稱、負責人和參會人、會議議程、會議決議、會議通知等進行管理。會議管理是一個整合其他模塊應(yīng)用，如知識文檔、人力資源、工作流程等的對會議進行管理的模塊，可以有效安排各種會議資源，支持會議的召開并管理會議的相關(guān)信息。

2.6.3 車輛管理平臺

對公司車輛的信息、申請、維護進行統(tǒng)一管理，用戶可隨時查看當前車輛的使用情況，同時車輛申請信息與流程關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)車輛申請線上審批，最終通過報表展現(xiàn)出來。

2.6.4 郵件管理平臺

郵件管理可以與外部的internet郵箱服務(wù)器連接，進行郵件的收發(fā)等操作和郵件信息的管理。同時，郵件管理還可以和系統(tǒng)其他模塊，如人力資源、客戶管理等結(jié)合，進行對內(nèi)或?qū)ν獾泥]件發(fā)送。

2.7 公文辦公管理平臺功能

公文管理主要實現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報、請示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監(jiān)控機制，方便公司領(lǐng)導(dǎo)及時掌握單位工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報、批復(fù)、會議紀要、議案、請示、報告、公告、通告、公報、函等。

2.7.1 主要功能

（1）利用流程規(guī)范公文處理過程;

（2）公文自動編號，允許用戶自定義編號規(guī)則;

（3）多種套紅格式，自動引入紅頭;

（4）條件路由、順序流、分支流、并發(fā)流;支持會簽、加簽、回退、撤銷、分發(fā)等;

（5）追蹤公文處理當前所處的環(huán)節(jié);

（6）保留正文修改痕跡;

（7）單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟冉M合審批模式;

（8）公文要素完全自定義，包括發(fā)文稿紙、紅頭模板、文號、流程、機關(guān)待字、主題詞等;

（9）采用在線office編輯正文，完全適應(yīng)用戶操作習(xí)慣;

（10）提供電子簽章/電子簽名功能的解決方案;

（11）收發(fā)文的互相轉(zhuǎn)換，收文過程可以轉(zhuǎn)發(fā)文，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文;

（12）提供接口，支持與文檔管理系統(tǒng)進行對接和直接歸檔。

3 方案總結(jié)

本方案充分考慮到項目公司組建初期的實際情況，分期建立起一套完善的辦公自動化系統(tǒng)。其內(nèi)容涵蓋各方面的功能，基本滿足公司各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的線上辦公需求。以運營公司初期架構(gòu)為基礎(chǔ)，項目后期建設(shè)完成基本框架內(nèi)容并作出功能全面提升，并根據(jù)公司實際運營情況作功能性補充及調(diào)整。

項目公司還可根據(jù)自身需求，選擇性的實施方案中部分平臺或模塊的功能，同時補充專業(yè)性較強的其它功能軟件或系統(tǒng)。在平臺構(gòu)建初期預(yù)留與外部然間或系統(tǒng)的接口。