淺談縣級社會保險檔案管理

許紅艷

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各項領(lǐng)域運(yùn)行進(jìn)程逐漸加快，我國新時代背景下的檔案管理工作朝著良好趨勢買進(jìn)，通過將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資源管理階段中，使檔案管理效率全面提高，在確保檔案完善性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上實現(xiàn)相關(guān)的管理目標(biāo)。本篇文章主要闡述了新時期背景下做好縣級社會保險檔案管理工作的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：縣級社會保險檔案管理;完善策略

和龍市社會保險檔案管理中心成立于2009年10月，是和龍市社會化管理服務(wù)工作推廣的重點工程。幾年來，在省州局和市委、市政府的關(guān)心和支持下，在市檔案局的幫助和指導(dǎo)下，檔案中心建設(shè)已成規(guī)模。目前庫存退休人員檔案 43946卷，業(yè)務(wù)檔案6971卷，和龍市社會保險檔案管理中心被評為“全省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理示范單位”，“全省社會保險業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)優(yōu)秀單位”。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，列入日程

和龍市社會保險事業(yè)管理局領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案工作，緊緊圍繞為退休人員服務(wù)這一中心任務(wù)，不斷推進(jìn)檔案管理工作。成立了局長擔(dān)任組長，副局長擔(dān)任副組長，檔管理中心成員具體負(fù)責(zé)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實行“一把手”負(fù)責(zé)制，建立檔案工作網(wǎng)格化管理，把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，制定了檔案工作年度計劃。經(jīng)常召開檔案工作專題會議，對檔案工作進(jìn)行階段性總結(jié)、安排和部署。制定了檔案目標(biāo)責(zé)任制，將檔案工作同年終考核相結(jié)合，同部署、同推進(jìn)、同落實。

為使檔案工作真正步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、法制化軌道，我們采取走出去，請進(jìn)來，學(xué)習(xí)借鑒他人經(jīng)驗。在局領(lǐng)導(dǎo)全力扶持和分管領(lǐng)導(dǎo)親自過問下，先后參觀了長春市社會保險檔案管理中心等檔案管理先進(jìn)單位，同時積極與市檔案局溝通協(xié)調(diào)，請市檔案局進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，精益求精，不斷加強(qiáng)檔案管理中心薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)，糾正工作中的不足。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，使全體檔案管理工作人員樹立了管好用好檔案和更好為群眾服務(wù)的信心，為做好檔案管理工作提供了強(qiáng)大的精神動力，激發(fā)了工作熱情。

二、加大投入，努力建設(shè)先進(jìn)檔案庫

硬件建設(shè)完善與否，是能否開展好各項工作的前提和保障。因此，在檔案管理中心建立初期，我們堅持“高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”，把“建立先進(jìn)檔案庫，裝備先進(jìn)硬件設(shè)備，打造先進(jìn)管理團(tuán)隊”作為我們的工作目標(biāo)。2009年10月，4235平方米的檔案管理中心投入使用，新建的檔案管理中心突破了過去由于硬件場地設(shè)施不足所制約的條件，為和龍市社會保險新時期檔案工作的規(guī)范化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。新建檔案庫房289平方米，閱覽室95平方米，辦公室46平方米，實現(xiàn)了檔案辦公室、閱覽室、檔案室三分離。檔案庫房配置了密集架28列168節(jié)，可容納2厘米檔案8萬多卷的保管需要。同時配有吸塵器、掃描儀、滅火器、防磁柜、打印機(jī)、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)、切紙機(jī)、條碼機(jī)、掃描槍等設(shè)備。庫房等重要地方均安裝了防盜窗、防盜門，達(dá)到了防護(hù)措施先進(jìn)嚴(yán)密。

三、夯實基礎(chǔ)，全面提升檔案整體質(zhì)量

通過論述和龍市社會保險檔案管理工作實際開展現(xiàn)狀來看，該項工作是目前推廣的重點工程，我國市政府對其的重視程度極高。其中，實施該項檔案管理工作遵循的要求是科學(xué)合理的進(jìn)行監(jiān)督以及管理，將檔案自身的功能和價值全面呈現(xiàn)出來。為此，工作中我們強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，著重抓好以下幾個方面的工作：其一是建立了檔案基礎(chǔ)信息庫。在整理檔案的過程中，需要進(jìn)一步明確退休人員的檔案信息，避免產(chǎn)生遺漏現(xiàn)象，整合完整以后全部落實與計算機(jī)內(nèi)，為后期查詢檔案提供諸多的便利。其二是務(wù)必保證檔案獲取、整理和儲存以及查詢等處于同步狀態(tài)中實施，做到獲取檔案之后及時錄入檔案，當(dāng)天便可以查詢。其三，創(chuàng)建完善且規(guī)范的電子類型檔案。要想確保電子檔案的完善程度，就必須轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)放置和整理方式，要求按掃描要件整理排序，并由原來企業(yè)負(fù)責(zé)裝訂，改為建立電子檔案后統(tǒng)一由檔案中心裝訂，既避免了再次拆卷挑選要件的麻煩，又減輕了企業(yè)負(fù)擔(dān)。四是做好數(shù)據(jù)備份。嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)要求，有效實施各項電子信息數(shù)據(jù)的備份處理工作，以計算機(jī)硬盤和光盤為主，進(jìn)而確保檔案丟失以后還可以快速找回，保障了數(shù)據(jù)的完善性。其五，仔細(xì)檢查檔案數(shù)量。在庫房管理過程中，要求專業(yè)性的人員專門檢查檔案數(shù)量，定期清點，以免后期發(fā)生誤差，造成損失。

四、健全制度，科學(xué)管理

一是加強(qiáng)制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓。根據(jù)《檔案法》文件要求，對各項檔案資料進(jìn)行有效整理，制定了《檔案收集制度》、《檔案整理制度》等。對檔案工作實行目標(biāo)考核，指標(biāo)量化，責(zé)任到人，分工明確，對工作日內(nèi)不能完成的利用業(yè)余時間補(bǔ)上。中心主任帶頭工作并且認(rèn)真填寫工作記實卡。中心人員每天都能提前半小時到崗，清掃衛(wèi)生，保持庫房衛(wèi)生整潔。中心工作人員比學(xué)趕幫超的工作熱情和干勁解決了人員少，任務(wù)重的難題，使中心各項工作得以順利進(jìn)行。同時，注重加強(qiáng)對工作完成情況的監(jiān)督檢查，規(guī)定在檔案管理中出現(xiàn)的問題，造成不良后果的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)調(diào)離工作崗位。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高技能操作水平

檔案管理中心始終把教育培訓(xùn)放在首位，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，全方面提升檔案管理工作的整體水平。一是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。堅持政治理論學(xué)習(xí)制度，利用“天天十分鐘”、每周五集中學(xué)習(xí)等機(jī)會，深入黨章、黨史、等內(nèi)容。記筆記、寫心得，務(wù)求實效，使檔案管理中心人員增加了服務(wù)熱情，轉(zhuǎn)變了工作作風(fēng)，提高了理論能力素養(yǎng)。二是加大相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，做好創(chuàng)新工作，提升整體技能，加深對于各項檔案要點的掌握程度。現(xiàn)階段，創(chuàng)新的關(guān)鍵在于提高業(yè)務(wù)能力，基于此，社會保險檔案管理部門除了加強(qiáng)人員檔案知識點培訓(xùn)力度之外，還必須統(tǒng)一讓員工學(xué)習(xí)有關(guān)的社保政策，使各項員工認(rèn)識到掌握社保政策內(nèi)容的必然性，這樣的話，可以幫助群眾解答疑惑，所以，不僅本職工作要做好，對前來咨詢的群眾也要對答如流、及時解答。

六、轉(zhuǎn)變觀念，爭創(chuàng)先進(jìn)文明服務(wù)窗口

在檔案服務(wù)期間，我們始終堅持熱情接待，文明服務(wù)。和龍市社會保險檔案管理中心成立了專門提供檔案咨詢和服務(wù)的窗口，為進(jìn)一步協(xié)調(diào)好檔案管理以及查詢等方面的工作，我們采取檔案接收、歸檔、微機(jī)錄入、電子掃描和數(shù)據(jù)庫查詢同步進(jìn)行的鏈條式管理方法，使工作效率有了明顯提高。同時社保保險檔案管理工作開展期間，還需要遵循特殊人員特殊對待的基本原則和理念，將人為關(guān)懷真正意義的體現(xiàn)出來，幫助人們快速辦理各項難題，無法進(jìn)行辦理的事情則是重點論述清楚，確保理由合理，得到群眾的理解。自2009年提供查詢服務(wù)以來，和龍市社會保險檔案管理中心為企業(yè)、職工及退休人員等提供檔案查詢累計約5.6萬余人次，未發(fā)一起因檔案查詢而引起的上訪事件。

和龍市社會保險檔案管理中心工作雖然產(chǎn)生了良好的效果，可是和實際管理需求還有著諸多差別。我們將在省州社保局、市委市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下和市檔案局的精心指導(dǎo)，加大工作力度，提高工作實效，更好地把退休人員檔案管理工作做實做細(xì)，為廣大參保對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)社會保險工作更快更好發(fā)展，為構(gòu)建和諧和龍做出更大的貢獻(xiàn)！

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