科研院所科研檔案管理制度體系建設研究

王爽

摘 要：本文通過收集匯總并研究有關科研檔案管理的法規制度，分析科研檔案管理的現狀和發展趨勢，提出適應科研院所中長期發展的科研檔案管理制度構建思路，促進提升科研檔案管理規范化水平，以期確保科研檔案的收集整理和開發利用，發揮科研檔案應有的價值。

關鍵詞：科研項目檔案;管理制度;體系建設

2020年10月，國家檔案局、科技部發布了第15號令《科學技術研究檔案管理規定》。新修訂的《中華人民共和國檔案法》也于2021年1月正式實施，增設的檔案信息化章節明確電子檔案的法律效力。這兩項法律規章作為科研檔案管理的最高“上位法”，對科研檔案管理具有國家層面的指導作用，迫切需要自上而下，從宏觀到微觀構建完整、系統的科研檔案管理制度體系。

1 科研院所科研檔案管理的現狀

1.1 檔案意識和檔案收集情況

科研院所一般都有專門的科研檔案管理部門。這些部門近年來致力于不斷宣傳檔案有關法律法規和檔案知識，科研人員的檔案意識都有所提升。但科研人員對科研項目實施過程中收集的文件范圍不太熟悉，對歸檔要求也不甚了解，容易忽視對過程性文件（如階段報告、進展報告、實驗數據、數據分析材料等）的收集歸檔。

目前，許多國家部委批準建設的重大專項項目開始實行檔案專項驗收制度，把通過檔案專項驗收作為通過科技項目最終驗收的一個前提條件。科研院所的管理人員也逐漸開始重視檔案工作，但由于大型科研項目實施周期長、管理人員的流動變更大，若沒有很好的前端策劃控制，在立項之初沒有建立相應的檔案制度，不確定好歸檔職責和編制歸檔計劃，就很容易造成如科研項目的立項文件和其它管理性文件收集歸檔不及時、不齊全、不規范，等項目面臨驗收，才開始關注檔案收集整理，工作容易造成混亂和缺失。

1.2 科研檔案制度和體系建設相對滯后

科研院所有關科研項目檔案管理的規章制度為數不多，且制定年代久遠，不成體系。很多科研院所有關科研課題的歸檔要求和歸檔范圍只進行了比較籠統的規定。目前科研院所承擔的科研項目還呈現出跨學科、跨領域、跨地域的特征，項目來源日益廣泛，種類繁多，僅靠國家層面的法律規章是無法做好科研檔案管理工作的，需要從上（國家、行業層面）至下（院所和部門層面）進行制度構建，建立管理網絡體系。

1.3 缺乏接收電子檔案條件

通過前期檔案管理信息化建設，部分科研院所已經實現了館藏檔案數字化和電子檔案管理系統線上運行，但是很多科研院所產生的電子文件在線歸檔還需進一步研究探討。電子檔案管理系統如何建立與科研項目管理系統的接口，如何將科研項目檔案納入到數字檔案資源等需要制定一系列的關于數字檔案資源管理的內控制度、工作流程細則、人員行為規范等。

2 科研檔案管理制度體系建設

2.1 科研檔案工作法規制度依據

新修訂的《檔案法》要求檔案工作實現全面的數字化轉型，從“雙套制”“雙軌制”過渡到“單套制”“單軌制”。強調信息化建設是檔案工作與時俱進、迎合時代的需要。

新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》是檔案和科技工作的最高主管部門聯合出臺的，在最大程度上保證科研檔案工作落地的效力，對構建科研檔案管理制度體系具有強大的指導作用：（1）重新定義了科研檔案的概念，明確了科研項目的三個階段，指出“各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物”都屬于科研檔案;（2）各單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核;各單位應當按照集中統一管理原則，建立健全科研檔案工作規章制度;（3）明確了科研檔案管理責任，對于跨部門、跨機構的科研項目，應由科研項目承擔單位（含牽頭承擔單位）對所承擔科研項目的檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關規定進行審查或驗收;（4）提出科研項目結題驗收時，各單位應當按照分類分級管理的原則，對科研檔案的完整性、準確性、系統性進行審查或驗收。

國家科技部2017年11月印發《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》，對于國家科技計劃中專項檔案管理的組織領導及職責有了明確的要求，增加了由專業機構具體落實專項檔案管理工作的規定，明確提出了重大專項檔案歸檔范圍和質量，明確檔案驗收是重大專項項目（課題）驗收和重大專項驗收的必要前提。

2.2 科研項目檔案管理制度體系構建思路

2.2.1 集中統一、分級管理的原則。科研項目管理部門應按照有關法規、規范對科研項目實行分類、分層次管理。根據立項評審、審批或競爭性課題資助經費等情況，科研管理部門可將科研項目分成重大專項、重大課題、重點課題和一般課題等層級，根據實施情況實行動態管理。

科研檔案管理制度體系可以先從檔案管理的環節順序入手。“沒有完善的檔案收集，檔案管理就成了無源之水”，所以應將科研檔案的收集視為科研項目檔案工作的關鍵環節，編制科研檔案收集管理實施細則，將科研檔案收集管理目標落實到相關管理部門和具體負責人;再通過若干相關管理細則，對科研檔案的歸檔、分類編號、積累整理、移交歸檔、保管保護、復制利用和鑒定銷毀等主要環節進行約束和規范。從科研工作發展的趨勢來看，作為牽頭（或參研）單位的競爭性科研項目呈現出跨學科、跨領域、跨地域的典型性特征，針對這類重大專項的科研檔案更需要檔案集中統一管理的原則，建立以本單位檔案管理部門為核心的專題檔案管理工作網絡體系，明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。

2.2.2 檔案工作與科研項目管理深度融合。科研項目檔案管理需要融入到項目管理之中。科研項目管理重要任務之一就是進行項目策劃、進度策劃和資金策劃等，并按時間節點對項目進度實行跟蹤管理。項目管理需要檔案進行系統化、模塊化的管理，只有完善的項目文檔管理程序才能使整個項目的管理更加科學規范，使項目實施過程中所形成的全部檔案符合目標的要求。

科研項目管理的各個流程其實也是催生各種文件的過程，檔案融入項目管理，就是要將文檔管理從項目審批開始就融入項目管理中并且擴展到項目實施的每一個階段、每一個環節。

2.2.3 明確職責，完善科研檔案工作體系。提高科研管理部門對科研項目檔案的管理意識，重視科研檔案的規范化管理，對科研檔案的有效利用與科研項目的良性發展有著重要作用。檔案部門、科研管理部門、科研項目承擔單位、項目組、科研人員等相關主體應明確其檔案職責及其相互關系，檔案部門、科研項目管理部門、科研項目承擔單位三者之間的關系如下圖所示。

3 科研檔案管理制度體系建設的有效方法

3.1 建立健全科研檔案管理制度體系，強化檔案管理職責

建立完善高效的規章制度和工作流程體系，是實現科研項目檔案工作有序開展的保障。構建科研檔案管理制度體系沒有現成模式，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統工程，只有以國家有關檔案規范標準為核心，以科研檔案管理制度為基本保障，最終落實到檔案工作網絡體系中的檔案管理崗位職責，檔案管理制度體系才能不斷得以改進和加強。建議將本單位科研檔案各階段形成的文件及檔案管理的職責寫入科研項目檔案管理實施細則中。

3.2 科研檔案與項目管理融合，實現全過程跟蹤管理

科研檔案管理融入項目管理之中，就打破了原來文件與檔案工作相互隔離的狀態，文件轉化為檔案管理的過程自然、順暢，能夠真正實現文檔全生命周期的全過程狀態管理，確保項目檔案不留空白、不留死角、應收盡收、修正及時，既提高了檔案管理質量，也以規范的項目檔案管理促進項目建設，實現檔案管理和項目管理雙豐收。

3.3 重視科研項目檔案編研

加大科研檔案的編研力度，積累有應用價值的編研材料。檔案管理部門應加強對科研檔案的深度開發，及時對科研檔案進行系統的梳理和編輯，將其編研成為有應用價值的材料，使之既能為科研人員申報新課題提供實踐依據，也能為初進人員的科學研究提供學習素材，既可以提高科研項目的申報質量，還可避免同一課題重復研究，有利于同類研究的不斷深入，便于將技術成果進行實踐應用，服務于科研和生產。

（作者單位：中國工程物理研究院機械制造工藝研究所）