探析大數據時代事業單位文書檔案開發利用

馬云峰

摘 要：隨著互聯網+、大數據時代的到來，社會的各行各業都在發生著變化。大數據背景下事業單位文書檔案的開發利用效率更高，利用的形式手段更加豐富，但同時也存在著一些困難。本文以大數據為背景，探索文書檔案的開發利用及存在的問題，并且結合事業單位實際情況提出可行的策略。

關鍵詞：大數據時代;文書檔案;開發利用

事業單位文書檔案記載著單位重要的活動信息，對事業單位行政業務工作、黨務工作的建設發展提供重要的依據和參考價值。做好事業單位文書檔案的開發利用工作，要注重其適時性、指導性和保護性。大數據時代可以讓更多的文書檔案保存下來，但是從開發利用的角度而言，由于技術手段的不斷更新，數字化的文書檔案安全性很難得到保證。筆者認為這也是未來在文書檔案的開發利用過程中面臨的新挑戰。

1 大數據時代對文書檔案開發利用的影響

大數據是一種新興的技術手段。它是科學技術發展到一定階段的產物，被運用到各行各業中，引發一場輻射整個社會的技術革命，改變了原有的管理理念和管理方式。檔案管理領域也包含在內。從概念上來講，大數據與檔案都是在人類的社會實踐活動中產生的。其類型也是多樣的，包括文本、圖像、視頻、音頻以及其他形式。檔案具有原始記錄性，此即它的本質屬性，具有參考價值和憑證價值，大數據的價值也是可以預測的。把大數據和檔案相結合，從而進一步擴展檔案的價值，以提供更多的信息和更快的使用，不單單是參考價值和憑證價值，文件也包含在大數據中。這些原始大數據信息長期得保存在檔案中，在新時代，檔案還具備了長期記錄價值，能夠更加全面地保存記錄數據信息。這是時代發展的產物，不可替代。

在大數據的背景下，文書檔案的形成過程和管理利用也發生了巨大的變化，檔案電子化大勢所趨，通過信息技術手段將文書檔案進行電子信息化，最終轉化為電子文書檔案形式，保存在電子存儲介質中。電子化的文書檔案在歸類、存儲、檢索、利用過程中較之傳統的文書檔案管理利用模式更加便利，同時符合大數據時代信息資源共享的要求，也適應社會科技發展的需求。事業單位的發展，辦公效率的提高，這些目標的實現都離不開文書檔案電子化建設。

大數據的信息技術提高文書檔案開發利用效率，事業單位首先對文書檔案進行電子化的建設，可以有效地改變文書檔案歸檔的效率和時效。可以更好地實現實施歸檔，突破了傳統的文書檔案利用手工模式來進行對文件的整理和歸檔。文書檔案的歸檔時間按照文件規定要求一般在各類公文辦結完畢后的第二年的6月份之前整理完畢，由于時間滯后，會浪費大量的時間，而在大數據的環境下，將辦公OA系統與檔案管理信息系統進行對接，工作人員可以將辦理完畢的文件直接導入到檔案信息管理系統中，充分利用電子媒介完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，縮短了文書檔案整理的時間，提高了工作效率。同時，對于辦理完畢的紙質檔案而言，事業單位可根據實際情況分批次進行收集歸檔，無需等待很長時間再統一整理歸檔。

2 大數據背景下文書檔案開發利用存在的問題

2.1 一些單位紙質檔案管理不規范，影響存量檔案數字化

首先，事業單位文書檔案電子化建設要實現存量存檔案數字化，要為建立檔案數據庫提供可靠的基礎。事業單位之前通過手工模式整理并加以保管了大量的紙質文書檔案。這些紙質文書檔案全部轉化為數字檔案將面臨著很多的困難。由于年代久遠，紙質檔案很多因紙張陳舊，在對其進行數字化的過程中很容易破損，不利于掃描歸檔。其次，一些事業單位對文書檔案管理是不重視的，認為在平常的工作中無足輕重，可有可無，對檔案管理的人員和資金投入有所欠缺，并沒有專職的檔案管理工作者對其進行整理。因此，檔案管理的發展受到限制，很多文書檔案整理得不專業，存在歸檔混亂、整理不規范、檔號編寫也不統一、檔案目錄不齊全、文件還有缺失等現象。這些問題給電子檔案建設帶來一定的困難，無法做到與紙質檔案相統一，系統連接也會出現困難。

2.2 事業單位的檔案保管基礎設施不完善

目前，一些事業單位的檔案基礎設施也是不完善的，檔案室的配備不齊全，與現代化的檔案室建設要求相差甚遠，不能滿足檔案室現代化的管理的電子文件及電子檔案管理的需要。檔案室的選址不合理，而且不符合“三鐵（鐵門、鐵窗、鐵柜）一器”的要求，檔案存放存在安全隱患。辦公區劃分不明確，沒有做到三房分離，沒有配備文書檔案電子化所需的電子化用房。檔案管理的設備也是相對落后，只配備計算機、打印機等簡單的辦公設備，缺少專業的檔案電子化管理設備，比如具有具有全文識別功能的掃描儀，檔案專業刻錄設備，承載大規模數據庫的服務器等。很多事業單位沒有配備先進的檔案管理軟件，跟不上時代的發展，功能比較單一，不能滿足現代化的檔案管理信息系統的需要。很多省市的事業單位還是使用十多年前的檔案管理軟件，系統還是單機版，無法管理電子文件，也不能與OA系統對接進行實時歸檔，更不能實現遠程登錄，無法跟得上大數據時代的步伐。

2.3 事業單位缺乏健全的文書檔案電子化的規章制度

在大數據的背景下，實現了文書檔案電子化，很多事業單位并沒有制定完善的檔案電子化建設的管理制度。因而在日常的文書檔案電子化的管理過程中，沒有相關的文件制度做指導，檔案管理人員也缺乏專業的文書檔案管理知識，對于電子文書檔案的管理無章可循無法可依，會經常出現存放混亂，目錄不齊全的現象，一套完善有效的電子化文書檔案管理制度是保證文書電子化檔案管理平穩運行的必要條件。很多事業單位對于檔案管理的觀念落后，還是傳統的觀念“重保管、輕利用”，與大數據時代的要求脫節，在挖掘文書檔案深層次的價值上缺乏主觀能動性。最后，很多事業單位檔案管理人員在對文書檔案利用的觀念較陳舊，很多事業單位已經實現了文化檔案電子化建設，但是思維模式還是停留在傳統的觀念，并沒有將電子化的文書檔案的優勢真正發揮出來。

3 大數據時代文書檔案開發利用策略