數據轉型背景下的檔案業務過程數字化戰略分析

劉博

摘 要：數字網絡迅猛發展的時代，傳統紙質檔案管理模式難以適應現代化發展的要求，檔案業務數字化成為時代主題。然而，從各個單位檔案業務數字化建設來看，檔案業務數字化建設中仍然存在效率不足、質量不高等問題，難以充分發揮數字化信息技術的特性和優勢。鑒于此，有必要從理論層面對檔案業務數字化工作進行探討，幫助單位更好地在數據轉型背景下搶占競爭制高點，全面提升單位各項工作的數字化、現代化、規范化以及精細化水平。

關鍵詞：檔案業務;數據轉型;必要性;問題;戰略

1 數據轉型背景下的檔案業務過程數字化的必要性

1.1 檔案利用便捷化的必然要求

數字信息化背景下，各種信息技術對檔案工作產生了一定影響，數字化成為檔案事業發展的戰略方向。由于檔案數字化能夠實現檔案資源的長久存儲以及科學檢索，所以檔案需求主體能夠更為科學高效地對檔案資源進行檢索，全面提升檔案檢索利用的效率[1 ]。例如，檔案需求主體只需要在檔案管理系統或者數據庫中鍵入相應的檢索條件，就能夠快速對檔案數字目錄或者檔案內容進行精確檢索。除此之外，檔案業務數字化使得檔案資源能夠在互聯網終端更為高效的傳輸和流通，這就為檔案資源借閱、查閱工作提供了便利。外部單位也能夠在相應的互聯網終端查詢到相應的信息。

1.2 適應數字化時代發展的內在要求

近年來，伴隨數字化信息技術的不斷創新和發展，辦公自動化趨勢愈發明顯。為此，有必要將數字化信息技術應用之檔案工作領域，與辦公自動化進行有效銜接。一方面，推動檔案業務數字化，能夠進一步對電子文件類、電子圖片、音像、影響等電子數據進行立卷歸檔。另一方面，推動檔案業務數字化，進一步探索將大數據、區塊鏈以及其他信息技術融入到檔案業務領域，能夠更好地幫助單位在未來大數據時代占據競爭優勢，推動單位轉型發展。

2 數據轉型背景下的檔案業務過程數字化中常見的問題

2.1 檔案業務數字化的標準粗放

數據轉型背景下，檔案資料以各種數據的形式呈現，管理標準化、規范化、精細化成為檔案工作的目標。一是檔案業務數字化體系建設滯后。部分單位尚未建立相應的規章制度，導致檔案業務數字化的標準不明確、不統一。例如，單位沒有結合單位的實際情況、檔案特點，制定相關的檔案數字化工作細則，導致電子文件、聲像、影像檔案的格式不統一，后期檔案資源使用過程中出現問題[2 ]。二是尚未從績效考核以及責任落實角度來規范檔案數字化建設工作。部分單位尚未結合檔案業務數字化建設的基本要求對績效考核的指標進行明確，檔案業務數字化的質量難以顯著提升。三是前期調研與組織規劃工作滯后，檔案業務數字化建設與單位整體需求脫節。一方面，部分單位尚未對檔案室的實體紙質檔案管理情況進行調研，后期在推動紙質檔案數字化建設的過程中，無法系統對人員配置、所需設備、工作難點、工作量進行科學規劃。另一方面，部分單位對用戶需求調研不足，難以了解用戶對檔案業務數字化建設的基本需求，導致檔案管理軟件選型不合理以及檔案數字化加工重點不明。

2.2 數字檔案資源利用滯后

檔案的生命在于利用，只有對檔案資源進行深層次開發，才能更好地凸顯檔案資源價值。然而，現階段部分單位忽視對數字檔案資源進行開發利用，信息技術在檔案開發利用領域的應用不足。一方面，數字檔案編研工作滯后，難以形成一批具有特色的檔案編研成果，不利于集中發揮檔案資源的價值[3 ]。另一方面，部分單位對數字檔案資源進行編研的過程中思路不清晰，難以找準編研的重點。

2.3 存在重利用、輕安全的問題

數字檔案雖然在傳輸、存儲領域有著天然的優勢，但其易于更改、易于復制的特性也使得檔案安全管理的難度不斷增加。一方面，互聯網環境中存在許多木馬、勒索病毒等非法程序，一旦侵入檔案管理系統、檔案數據庫，不僅會破壞、竊取、更改檔案資源，而且會導致系統以及數據庫崩盤，影響單位整體的檔案工作。然而，從現有部分單位檔案業務數字化工作來看，部分管理人員仍然存在“重開發利用，輕安全管理”的思維，單一強調信息技術在檔案工作中的應用，忽視日常安全管理[4 ]。另一方面，部分單位尚未建立健全數字檔案安全管理制度，數字檔案在查閱、復制、傳輸的過程中較為隨意，容易發生泄密事件，影響單位整體保密工作。尤其是對于部分涉密檔案而言，不僅關乎單位利益，也關乎社會利益、國家利益，一旦出現非法傳輸的問題，勢必會損害單位的形象，制約單位健康、持續發展。

3 數據轉型背景下的檔案業務過程數字化戰略的實施路徑

3.1 樹立精細化思維，搭建科學完善的檔案業務數字化工作體系

3.1.1 結合《縮微膠片檔案數字化技術規范》《檔案數字化光盤標識規范》《錄音錄像檔案數字化規范》《紙質檔案數字化技術規范》以及其他國家標準文件、行業標準文件，制定符合本單位實際情況的數字檔案加工標準和參數。以紙質檔案掃描為例，要對掃描件的分辨率等參數進行規定，便于后期查閱以及使用。

3.1.2 立足于檔案資源高質量發展的目標，完善績效考核指標，明確責任分工，制定責任分解任務表，強化數字化質量控制工作。一方面，績效考核指標要與檔案業務數字化建設的質量掛鉤，充分挖掘檔案人員潛力。另一方面，要嚴格檔案業務數字化建設的各項責任，倒逼檔案人員樹立責任心，確保檔案業務數字化建設的各項工作能夠順利推進，各項任務能夠保質保量完成。

3.1.3 加強前期調研與組織規劃工作。一方面，要對現有檔案室的紙質檔案情況進行詳細調研，充分了解檔案室紙質檔案的數量、年代、歸檔方式、類型以及其他基本情況，并據此系統對人員配置、所需設備、工作難點、工作量進行科學規劃。另一方面，要開展用戶需求調研工作。針對經常性使用檔案的用戶，單位必須要科學調研，了解其對于檔案管理軟件的需求。為此，可以利用調查問卷、訪談調研等方式對其需求加以了解。此外，也要充分重視檔案人員對檔案數字化建設的意見，明確檔案數字化加工的重點，科學高效地推進后期檔案業務數字化建設工作。