高校檔案信息管理系統與OA系統的合成研究

王熾

摘 要：伴隨著我國信息化時代的到來，各大高校的檔案管理已經初步完成了信息化系統的建設，為各類信息數據的收集、處理、運用提供了較大的變化，同時也減少了很大一部分人力資源的使用，大大提高了高校檔案信息管理水平。除此之外，基于OA系統的應用優勢，目前也在各大高校逐漸引入，用于各種數據信息的發布。為了加快高校信息化和數字化的建設進程，檔案信息管理系統與OA系統合成成為必然的發展趨勢，能夠滿足數據轉換與存儲、系統運行穩定與傳輸安全、提高檔案信息管理效率等各種需求，從而在高校信息化系統中得到更好的應用。

關鍵詞：信息化;檔案管理;數字化;OA系統;效率

如今，我國已經進入了網絡信息時代，計算機技術的不斷成熟，帶動了多種產業的發展，對我國多個領域產生了重大的影響。其中，在各大高校的信息化管理中，檔案信息管理系統、OA系統均已經陸續得到使用，并且在數據處理方面展現出了較大的應用優勢。不過，唯一不足之處在于目前許多高校中的兩大系統無法結合，導致各系統中的數據信息無法分享，這對于高校信息化的建設而言是急需突破的難點。相關技術人員需根據兩大系統合成的需求，制訂科學、合理的設計方案，確保其具有較高的使用價值。

一、高校檔案信息管理系統與OA系統合成的需求分析

1.數據轉換與存儲需求

高校檔案信息管理系統與OA系統中存在大量的數據信息，若采取一定的方式，將兩種系統進行合成處理，那么意味著這些數據可以在任何某一個系統中搜索出現，對于數據使用者來說，這種舉措無疑更為便利快捷。在具體的數據轉換與存儲過程中，可以將公文的詳細信息在高校檔案信息管理系統數據庫中錄入，所涵蓋的內容有編號、公文的標題、發表時間、單位等信息，在這些信息錄入后，對字段、電子公文的格式進行設置，后將文字內容、圖像信息等進行存儲，將其放在特定的文件夾中，以便后期快速尋找與使用。針對公文數據、電子數據的歸檔方式，可采用實時歸檔的方式，也可以定時歸檔。其中，在定時歸檔前需要將歸檔的具體時間進行設置，以便系統自動完成歸檔。

2.系統的穩定運行、數據存儲和傳輸安全

在系統數據使用過程中，必須加強數據的保護。需要注意的是，數據的保護不僅涉及在原有數據的保護方面，對于數據的傳輸、使用、儲存過程中，也需要進行保護，確保數據內容的完整性和真實性，提高數據的使用效率，從而發揮出真正的應用價值。另外，高校檔案信息管理系統與OA系統運行穩定性狀態的維持，也是數據保護的一種體現。高校是國家教育場所，信息系統中的數據包含著學校以及學生的各種信息。因此，必須做好系統的保護，避免數據遺漏或者遭受損壞，從而影響到數據的正常使用，給學校帶來不必要的麻煩與損失。

3.簡化操作，提高檔案信息管理效率

將高校檔案信息管理系統與OA系統相互結合，使得分散化的信息變得更加具體化，儲存方式也隨之改變，由紙質格式轉變為電子格式，大大減少了人力的勞動，使得數據的整理、儲存、處理等多項工作方式得到簡化，便于數據信息的有效管理。與此同時，在數據信息儲存與整理過程中，系統的處理可減少人為操作存在的誤差，對于遺漏或者不準確的信息，也能夠及時發現，促使檔案信息的使用價值進一步提高。另外，原有的文件柜、文件夾將不再使用，節省了更多的空間，檔案管理人員的工作量也隨之減少，使得高校檔案信息化管理水平得到更大提升。

二、高校檔案信息管理系統與OA系統的合成方案設計

隨著我國信息化水平不斷提高，高校應不斷加大信息化建設力度，基于高校檔案信息化管理系統與OA系統各自的應用優勢，以及信息化建設對兩者合成所提出的要求，學校應根據系統的實際應用情況，對系統的合成方案進行合理設計。

1.聯機傳輸文檔的歸檔數據庫傳輸方式

在高校檔案信息管理系統與OA系統合成方案設計過程中，想要實現兩者無縫連接，在聯機傳輸文檔歸檔方式的應用中，需要借助一定的技術手段來實現。在網絡傳輸技術的支持下，設置數據接口程序，將電子公文數據向高校檔案信息管理系統中進行傳輸并完成數據的整理。具體操作方法為：將接口程序在OA系統中進行設置，后在用戶頁面中顯示“歸檔”，在點擊按鈕后，進入到了檔案信息管理系統的數據庫中。隨后，相關技術人員可以通過操作，將電子公文中的數據信息存儲在數據庫當中。在數據歸檔后，便會顯示“文件處理已結束”這一頁面，后再次出現“歸檔”按鈕。需要注意的是，兩次歸檔按鈕只能是具有導出數據權限的人才能看到并點擊。等到全部操作結束后，便完成了OA系統中數據的歸檔處理，也就是很好地實現了兩大系統中數據的融合。從具體的操作流程上來看，操作方法比較簡單，并且容易操作。此外，歸檔按鈕只有擁有導出數據權限的人才能看到，確保了數據處理過程中的安全。在數據導出操作中，共存在單條導出和批量導出兩種選項。不過，考慮到導出的數據量較多。為避免單條導出后造成數據混亂，并且需要花費較長的時間。因此，不建議選擇這條導出選項。而批量導出操作簡單，并且可以將多個數據一同導出，大大提高了工作人員的效率。此外，關于數據的寫入與導出操作的實施，存在實時與定時兩種方式，在傳輸過程中均可實現自動化操作。其中，定時傳輸的時間通常在夜間進行，并在當天完成信息數據的更新。實時傳輸的時間通常在公文數據產生后進行。

2.數據庫傳輸歸檔方式

高校一般規模相對較大，并且內部存在多個部門，每個部門均負責不同的職務內容。在各部門運作過程中，對信息的需求以及產生的信息源均會存在一定的差異。除此之外，在各部門人員對信息系統的訪問時間、訪問方式、訪問類型會有所不同。以上情況的出現，導致各部門體系之間的信息很難進行流通，無法實現數據的共享與交換，導致“信息孤島”的出現。為解決這一問題的出現，在高校信息化系統建設過程中，必須加快高校檔案信息管理系統與OA系統的結合，實現數據的統一整理，便于各部門人員對信息進行有效使用，同時數據信息的共享與交換，能夠很好避免了“信息孤島”的出現，大大提高了數據信息的使用價值。除此之外，部分高校內部信息系統的建設缺乏完善，在這方面的資金投入量少，導致信息水平處于落后的狀態。基于此，高校的信息化建設應做到與時俱進，正視自身存在的問題，并尋求相應的解決措施。另外，使用現代化信息技術手段，建設數字化校園，對高校檔案信息系統進行不斷完善，提高整個系統的技術含量與應用價值，使其更好地服務于全校的師生。另外，針對學校不同的管理部門，包括人事管理、教務管理、辦公自動化管理等，將其設置為系統的功能模塊，并對各模塊數據庫中數據資源的共享范圍進行設定。為確保各個部門所使用的資源都能夠互相交換、共同分享，可將其劃分為系統中的子系統，不論是數據的集成還是補充，均能夠很好地展現。