大數據時代社保檔案信息化建設分析

郭東水

摘 要：社保檔案在社保管理工作中具有重要的基礎地位和憑證作用。隨著經濟科技的發展，我國步入信息化時代，社保檔案數量大、種類多，從傳統的紙質管理逐漸轉為電子管理，成為社保檔案管理的必然趨向。本文在對社保檔案信息化管理分析的基礎上，提出了健全社保檔案信息化管理法規制度、提高社保檔案數據信息安全程度、加大專業人員培訓力度等推進社保檔案信息化建設的思路和策略。

關鍵詞：大數據時代;社保檔案;信息化

社會保險經辦機構的工作人員在辦理參保登記、基金征繳、關系轉移、待遇支付等社會保險業務過程中，會產生大量的具有保存和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，這些不同載體的歷史記錄，也就是我們平常所說的社會保險業務檔案，簡稱“社保檔案”。社保檔案是單位和個人參保繳費的歷史見證，也是社保關系轉移和享受社保待遇的基本依據，在“記錄一生、保障一生、服務一生”社保管理過程中具有重要的基礎地位和憑證作用。隨著現代信息技術的發展和大數據時代的來臨，以前的社保檔案主要采用紙質管理模式，現在正逐漸向信息化管理模式轉變。本文擬對大數據下社保檔案信息化管理的優點和缺點進行多維度分析并提出推進檔案信息化建設的思路和策略。

一、社保檔案管理目前的狀態

1.社保檔案數量大、種類多

由于我國人口基數大，隨著全民參保計劃的實施和推進，我國參保人員隊伍不斷發展壯大，社保檔案的數量也因此日益增加。在我國，不僅社保檔案的數量大，而且社保檔案的類別也非常復雜和繁多，從大的方面說，社保檔案可區分為社會保險管理類、社會保險費征繳類、養老保險待遇類、醫療保險待遇類、失業保險待遇類、工傷保險待遇類、社會保險稽核監管類等等。而每一大類又可細分為一系列小類，如社會保險管理類可分為參保單位登記、參保人員登記、個人賬戶管理、社會保險卡管理等;社會保險費征繳類又分為征繳核定、基金征繳明細匯總表、保險費催繳、繳費證明等等。社保檔案數量大、種類多，必然要求有足夠的存儲空間，以確保檔案的安全保管。但很多地方的社保經辦機構辦公用房緊張，很難籌措出專門用于保存社保檔案的庫房。即使申請到了庫房，也往往因為庫房面積小，不能滿足長期集中保管檔案的需要。

2.檔案信息和利用需求相互獨立

保管檔案的最終目的是利用檔案，以豐富多彩的檔案信息滿足單位和個人的工作、生活需要。在現實生活中，人們多層次、多樣化的利用需求和社保檔案的信息未能完全貼合，二者經常是相互脫離、相互分散、相互獨立。眾多的社保檔案主要以紙質形式存放在各級不同的社保經辦機構里，有的社保經辦機構的檔案室已經達標，還有的尚未真正達標。碎片化的管理、受時空限制的管理，造成了人們利用檔案時會出現不能及時、不能迅速、不能全面獲得所需要的檔案信息，因而降低了社保檔案在開放利用中的效率性。

3.公眾對社保檔案的關注度不高

從社保本體的角度來看，公眾對社保檔案的認識和關注并不高。雖然社會保險與每一個人的生、老、病、死息息相關，大家對社保比較關心也就不難理解了。但對社保管理的基石——社保檔案，人們卻覺得離自己很遠，大多數人對此漠不關心，甚至各級政府領導也沒有認識到社保檔案管理工作的重要性，他們往往把工作的重點放在了社保擴面征繳上，放在了社保待遇能否按時足額發放上。只有包括檔案管理人員、有關分管領導在內的社會上少部分人群，才對社保檔案的歸集、保管、利用服務、過期銷毀等比較關心。在這種現實情況下，社保檔案管理因為缺少社會壓力而難以在短時間內取得良好的發展前景。

二、社保檔案信息化管理的分析

一方面在大數據時代的背景下，傳統的社保檔案管理模式也就是紙質檔案模式出現了很多缺點，如查找、保管、利用等等都不方便，而檔案信息化管理則展現出多方面的優點。另一方面由于我國社保檔案信息化管理還沒有真正發展起來，依舊屬于起始階段，因此解決暴露的問題和提高管理效率是現在最主要的事情。筆者認為，有必要對社保檔案信息化的管理進行全方位、多維度的思考和分析。

1.優點分析

第一，提高社保檔案管理的高效性。實行信息化管理可以把檔案的管理步驟簡單化，當查找檔案、調配檔案時有關人員僅用手操作鼠標就能解決，但傳統的紙張檔案若想查找的話，先要辦理登記，找到檔案所在的空間位置，再拿出來翻閱檔案，最后將檔案放回原處，這樣帶來的問題是不僅浪費力氣也浪費時間。所以，和傳統檔案管理模式對比，人們更樂意采納信息化管理的方式，這樣不僅促進了社保管理基礎的優化，節省了檔案管理成本，也加快了檔案信息對外開放服務的速度。第二，提高社保檔案管理的彈性和機動性。檔案信息化管理不需用專門的庫房來存放檔案，而是以電子的形式存放在電腦上（來代替紙質檔案），至于信息化檔案的維護，只需要定時、定點對相關使用軟件和數據庫進行升級、更新和殺毒，做好這些過程就可以應對所帶來的問題。但若換成紙質檔案的話，就要求相關工作人員定時將存放檔案的房間打掃干凈，及時對房間進行干燥、除臭、消毒，必要時還要滅鼠等，這樣才能阻止檔案發潮、發霉、受損，因此實施信息化管理確實能提高社保檔案管理的彈性和機動性。

2.缺點分析

信息化管理是當今一種新興的管理方式，它的不足之處便是發展水平還處在較低的層次上，比如，現實過程中不同的單位信息之間尚不能連成整體，每一個都是單獨的“信息孤島”，這就造成了不同部門之間不能充分共享有關資料的信息。同時，推進社保檔案信息化管理，不能忽略現階段我國在大數據時代下檔案信息管理政策法規制度的不完善、不健全。另一個檔案信息化管理的缺點是對工作人員素質的要求太高。紙質檔案管理對比信息化管理要麻煩一些，工作效率要低一些，但傳統模式并沒有對工作人員文化知識、技術素質方面的特別需求。信息化管理因為在管理過程中使用到數據庫的系統和電腦，所以工作人員必須熟練地掌握計算機的使用方法，還要對管理過程中應用的軟件具體了解。社保檔案管理人員是檔案信息化建設的主體，為了實現在信息時代下檔案管理規范、安全的目的，匹配較高素質的專業人員就成了首要的目標。但是，從目前的狀態來看，很多社保檔案管理機構中的人員盡管能夠完成平常的較為基礎、低端的工作，但是對于專業的計算機網絡知識掌握得不夠，這直接導致在檔案信息化管理的過程中降低了工作的有效性，更甚的是有些管理人員不僅素質不高，而且又不愿適應信息化的工作環境，這樣就客觀上成為社保檔案信息化建設的障礙。