地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化策略分析

陳莉

摘 要：作為地勘工作的最終成果，地質(zhì)項(xiàng)目檔案資料屬于地勘單位重要的基礎(chǔ)信息資源，相關(guān)管理向來受到業(yè)界重視。基于此，本文將簡單分析地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)，并深入探討地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化策略，希望研究內(nèi)容能夠給相關(guān)從業(yè)人員以啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：地勘單位;地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作具備專業(yè)性強(qiáng)、歸檔難度大、現(xiàn)有機(jī)制不健全、涉密程度高等特點(diǎn)，這使得該工作開展難度較高。結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國很多地勘單位在地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理方面存在不足，如重視欠缺、管理體系不健全、信息化發(fā)展落后等，為盡可能優(yōu)化地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

一、地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

1.專業(yè)性強(qiáng)

地勘單位地質(zhì)勘查項(xiàng)目形成的檔案具備專業(yè)類別繁多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，涉及的類別包括原始資料、圖紙資料、成果報(bào)告、實(shí)物資料、科研報(bào)告等。歸檔范圍包括單位承擔(dān)的環(huán)境地質(zhì)、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測繪、遙感、物化探、地質(zhì)災(zāi)害、礦產(chǎn)勘查等國家、自治區(qū)地質(zhì)勘查項(xiàng)目，以及科研所獲取和形成的電磁介質(zhì)、聲影像、圖片、圖表、文字等形式的成果資料和原始資料。此外，還涉及國家地質(zhì)勘查、自治區(qū)專項(xiàng)、局管項(xiàng)目等承擔(dān)的公益性、基礎(chǔ)性項(xiàng)目形成的成果資料、單位申報(bào)科技進(jìn)步獎的報(bào)告資料、相關(guān)市場項(xiàng)目的成果資料、在地質(zhì)勘查中形成的數(shù)字化、紙質(zhì)等形式的圖書、圖件、軟件、報(bào)告（表）、數(shù)據(jù)等科技資料。受到類別繁多、專業(yè)性強(qiáng)的影響，地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作對檔案人員的專業(yè)知識要求較高，因此該工作的開展難度較大。

2.歸檔難度大

地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作具備的檔案匯交單位多、管理水平不一、歸檔難度大等特點(diǎn)也需要得到重視，業(yè)務(wù)涉及豐富、地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案往往存在較高的收集和管理難度。很多地勘單位參與的地質(zhì)項(xiàng)目沒能專門設(shè)立資料員，項(xiàng)目組成員不熟悉匯交軟件的情況也較為常見，資料匯交受此影響往往無法一次性通過，存在較高的返工率。此外，在過多的檔案匯交單位影響下，資料收集難度較高，不統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、參差不齊的檔案管理水平、統(tǒng)一檔案管理機(jī)構(gòu)的缺乏，同樣會影響地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作的有效性。

3.現(xiàn)有機(jī)制不健全

地質(zhì)項(xiàng)目資料歸檔的完整性、規(guī)范性屬于重要評審要素，在評獎創(chuàng)優(yōu)、工程移交、竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目及合同結(jié)算中均有著重要地位。圍繞項(xiàng)目資料接收工作進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有機(jī)制不健全問題帶來的影響較為深遠(yuǎn)，以成果報(bào)告資料為例，這類地質(zhì)項(xiàng)目資料由正文類、附圖類、附件類、附表類、審批類、軟件類、數(shù)據(jù)庫、多媒體類等組成，但具體實(shí)踐很容易出現(xiàn)匯交單位不會使用相關(guān)軟件、紙質(zhì)資料與電子文件內(nèi)容不一致、電子文件登記表規(guī)格不統(tǒng)一等匯交問題，這類問題源于地質(zhì)項(xiàng)目過程管控機(jī)制和歸檔責(zé)任考核機(jī)制存在的不足，項(xiàng)目整個生命周期中檔案形成單位未能做到“三同步”“三納入”，頻繁更換資料員、未明確資料員、日常管理與考核受重視程度不足也會影響地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理的工作效果。

4.涉密程度高

對于涉密程度高的地質(zhì)資料，匯交資料時(shí)需要針對性界定資料的密級，為做好定密及解密工作，需提交地質(zhì)資料涉密情況登記表和涉密數(shù)據(jù)庫。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，涉密程度高的地質(zhì)項(xiàng)目資料很容易出現(xiàn)含有涉密地質(zhì)圖未定密、未達(dá)到級別的控制點(diǎn)定密等問題，檔案資源開放利用服務(wù)與檔案保密之間的矛盾也較為激烈，這類問題和矛盾帶來的負(fù)面影響必須得到重視。

二、地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作認(rèn)知

為優(yōu)化地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作，檔案管理人員認(rèn)知的轉(zhuǎn)變極為關(guān)鍵，地勘單位檔案管理人員必須設(shè)法強(qiáng)化自身工作理念，以此深入認(rèn)識地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作的意義及其重要性，這樣工作的有效落實(shí)方可順利實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)踐中，需結(jié)合不斷完善的地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作體系，強(qiáng)化對地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視，檔案管理工作的法制化、制度化建設(shè)需同時(shí)得到重視，以此保證制度有效性和嚴(yán)格落實(shí)，檔案管理人員應(yīng)參與到制度的制定和落實(shí)中。

還應(yīng)關(guān)注對下屬工作人員的定期引導(dǎo)，以此開展理論學(xué)習(xí)活動，地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作即可更好獲得理論支持。考慮到檔案管理工作能夠在很大程度上反映地勘單位的工作能力，且地勘單位的市場競爭實(shí)力也會受到直接影響，因此必須設(shè)法優(yōu)化地質(zhì)項(xiàng)目檔案的定級、保密、備份、共享等工作，地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作可由此穩(wěn)步推進(jìn)。

2.推進(jìn)檔案管理體系建設(shè)

為優(yōu)化地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作，必須設(shè)法推進(jìn)檔案管理體系建設(shè)，這一建設(shè)需結(jié)合事業(yè)單位體制，近年來，地勘單位開展的企業(yè)化經(jīng)營探索也需要得到體現(xiàn)，以此遵循分類管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)原則，即可基于三級管理體系建設(shè)三級檔案管理架構(gòu)，其中西藏自治區(qū)國土資源信息中心（資料館）二級單位檔案管理應(yīng)作為該架構(gòu)的基礎(chǔ)，局屬各單位檔案管理屬于其中依托，西藏自治區(qū)國土資源信息中心主導(dǎo)地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作。

檔案管理體系建設(shè)還需要同時(shí)關(guān)注檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化，以此建立以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。工作機(jī)制的健全也極為關(guān)鍵，以此保證“三同步”“三納入”管理原則的認(rèn)真貫徹執(zhí)行，為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還需要關(guān)注地質(zhì)資料管理辦法的科學(xué)制定。地勘工作重要議事日程中也應(yīng)列入檔案工作，以此保證檔案工作真正被納入有關(guān)人員職責(zé)范圍、單位管理制度、單位工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，以此保證檔案資料歸檔與工作的布置、檢查、總結(jié)同步進(jìn)行。

此外，資料匯交激勵工作機(jī)制的建立健全、項(xiàng)目全過程管理的強(qiáng)化、針對性地年度綜合考評開展也不容忽視，以此在年度綜合考評中引入重大項(xiàng)目的實(shí)施和落實(shí)情況，并將其直接掛鉤職工考核、晉級，以及技術(shù)人員的晉升、職稱評聘，地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)效性和綜合質(zhì)量即可進(jìn)一步提升。