會計檔案管理工作的重要性

邵楠

摘要：目前，高校會計檔案管理工作中存在著不少的問題，基于此，下文首先對高校會計檔案管理工作的重要性進行了詳細的闡述，并對其中存在的問題及其優(yōu)化措施進行了分析。

關鍵詞：會計;檔案管理;重要性

1.會計檔案管理工作對高校發(fā)展的重要性分析

高等院校會計檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是高校財務的重要檔案，記錄和反映高等院校所有經濟業(yè)務的經濟業(yè)務歷史資料和證據，是學校在教學、科研、行政日常辦公管理、后勤服務中經濟活動的歷史記錄，是重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程中最具說服力的證明。通過會計檔案，可以如實反映出高等院校各職能部門開展經濟業(yè)務辦理會計業(yè)務手續(xù)、進行會計核算、項目預算執(zhí)行情況、會計制度執(zhí)行情況。

高等院校會計檔案是根據財務會計制度和單位相關財務管理辦法針對收付款業(yè)務而確定的支撐材料，包含會計憑證、總賬及明細賬、輔助賬本、預決算報表、銀行對賬單、工資名冊等財務會計資料，是重要的原始經濟資料，是各專項檢查、審計工作的主要核查判斷依據，也是進行各項經濟決策的重要參考資料，具有重要的保存價值。

目前，我國已經進入了信息時代，各個行業(yè)都根據實際情況和需要引入了信息技術，切實提高了工作的效率和質量。在進行會計檔案管理的時候，為了適應新的形勢也必須推動會計檔案管理信息化建設，這樣不但能夠解放勞動力，還能夠切實提高檔案管理的效率和質量。特別是會計檔案管理信息化建設地進行，能夠很好的提高高校會計檔案管理工作的價值，將其服務功能很好的發(fā)揮出來。

另外，隨著社會經濟發(fā)展，我國在教育方面的投入不斷地增加，高校無論是行政支出還是科研經費都在不斷地增加，會計的制單量也在不斷增加，這也會導致會計檔案管理工作難度增加。只有實現會計檔案管理工作的信息化、標準化，才能夠真正的提高高校財務管理的水平，給高校更好地發(fā)展奠定良好的基礎。

2.高校會計檔案管理工作現狀分析

2.1 會計檔案管理人員業(yè)務水平有待提高

會計檔案是高等院校檔案的重要組成部分，但高校的會計檔案卻得不到重視，很多高等院校的會計檔案基本都是由普通人員兼職管理，這也大大降低了會計檔案管理的質量。現階段，各高等院校均采用網上報銷系統(tǒng)，形成了電子數據檔案，雖然網絡技術的利用給高校帶來了便利，但也存在一定的安全隱患。如網絡病毒、以及管理人員的失職等可能會造成計檔案的真實性、完整性和保密性受到威脅。開展會計檔案工作，沒有專業(yè)的知識和技能作為保證，反而會導致會計檔案管理工作開展，不僅會直接給會計檔案管理工作的質量和效率造成較大的影響，而且也會影響高等院校會計檔案工作。

2.2 高校會計檔案管理工作意識較差

高校在開展相關工作的時候，一般都不太重視會計檔案管理工作，高校的工作重心往往是科研和教學，沒有真正的認識到會計檔案管理的重要性。在工作開展的時候，配備的工作人員較少，工作人員的素質沒有保證，高校會計檔案管理的質量和水平也很難真正的提高。這也會給高校會計檔案管理工作更好地進行造成嚴重制約。

2.3 思想觀念落伍，規(guī)章制度不健全

對于個體而言，意識領域的認識能夠左右自身做出的行為，而行為做出之后得到的反饋又能影響意識中的認知，相對應的，在高校會計管理工作中，首先是高校的管理人員未充分認識到做好會計檔案管理工作的重要性，其次是從事財務管理的人員因為思想觀念落伍，不愿主動分析和接納新的管理經驗和先進的管理手段，導致會計檔案管理行為的效果不盡如人意。與此同時，完善的規(guī)章制度，是能夠保障一項工作得到規(guī)范化開展的前提。但是，高校會計檔案管理工作中存在規(guī)章制度不健全、不完善問題，比如說在高校的會計檔案保管制度方面，就因為管理條件和人員的局限，多數尚未全面落實《會計檔案管理辦法》，同時會計檔案的立卷、歸檔、安全、保密等管理制度不夠健全，以及基本沒有建立會計檔案的信息化管理制度，影響了高校財務檔案管理工作的有序、有效開展。

2.4 缺乏信息化管理手段，檔案管理方式落后

目前高校會計檔案管理在信息化發(fā)展的沖擊下迎來了不小的挑戰(zhàn)，因為多數高校會計檔案自動化管理程度不高，以傳統(tǒng)的手工方式進行管理的仍然居多。一方面是信息化管理設備的資金投入力度不足，而現有設備無法滿足會計檔案信息化建設要求;另一方面是缺乏必要的計算機維護和網絡技術人才。由于人才缺失的因素，難以應對信息化管理條件下檔案管理所涉及的軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)技術問題，因而制約了高校會計檔案管理工作。除此之外，高校會計檔案管理還面臨數據冗繁和重復的現象，以及檔案管理低效的問題，導致會計檔案信息化管理停留在淺層次上。

3.高校會計檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 培養(yǎng)復合型檔案管理人才，提高檔案人員管理水平

使高等院校會計檔案管理走向專業(yè)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，就要認識到提升會計檔案人員管理水平復合型人才是必不可少的關鍵因素。實際工作中，應該培養(yǎng)有財務會計檔案管理和計算機背景的技術人員，滿足檔案管理信息化建設工作的需要，為財務會計檔案治理信息化提供技術支持。高等院校要重視會計檔案管理人員的培訓，不僅要加強會計檔案管理人員的職業(yè)道德、財務管理能力、法律法規(guī)等方面的學習和培訓，還要加強財務管理人員的信息化素質和信息操作水平。作為一名會計檔案管理工作者，要不斷學習財務、檔案管理方面的科學知識，深入研究和開發(fā)檔案信息，來拓寬視野，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務水平。前人的經驗和成果檔案工作人員要尊重和借鑒，勇于創(chuàng)新，用新思維對待新事物。用新思維對待新問題，促進檔案事業(yè)發(fā)展。因此，要建立一個信息化、科學化、高效率的辦公團隊。

3.2 必須認識到會計檔案管理工作的重要性

在新的形勢下，為了適應高校會計檔案管理新辦法，高校必須真正的認識到做好會計檔案管理工作的重要性，并不斷地對會計檔案管理組織機構進行完善，成立專門的部門，聘請專業(yè)人員來做好檔案整理和檔案管理工作。高校應該給會計檔案管理工作開展提供足夠的財力、人力、物力資源，從而確保高校會計檔案管理工作能夠高校地進行。此外，高校需要定期地進行會計檔案管理工作落實的情況，確保相關人員都能夠認識到會計檔案管理工作開展的重要性。

3.3 提高管理意識，健全規(guī)章制度

檔案發(fā)揮著憑證參考、承上啟下、承前啟后的作用，會計檔案在高校整個管理、發(fā)展中占據重要的位置。為此，高校有關領導和部門應充分認識到做好會計檔案管理工作對于自身發(fā)展的重要性，將其納入重要的議事日程，采取積極有效的措施。一是應根據《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》的要求，在堅持具體問題具體分析原則的基礎上，進一步建立和完善會計檔案管理的規(guī)章制度，同時細化會計檔案的分類、排列、大小、裝訂等操作流程，推動高校財務檔案管理工作的制度化。二是重視會計檔案監(jiān)管力度的提高，建立有效的監(jiān)管機制，在機制的作用下加大對會計檔案整體性和連續(xù)性的檢查和監(jiān)督力度;與參與會計檔案管理工作的人員簽訂保密協(xié)議，建立會計檔案安全保障體系，以此來保障會計檔案運行的安全性。

3.4 加強信息化建設，提高安全性

一是加大設施設備配套投入，逐步增加計算機、掃描儀、刻錄機等現代設備，為目標的實現奠定堅實的物質基礎。二是在對會計檔案管理人員的培訓活動中，高校要注重對人員進行關于計算機能力的培養(yǎng)，促使傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機為中心進行管理的階段，逐步實現高校會計檔案管理手段的現代化。三是信息化會計檔案在帶來諸多便利的同時，其安全性也受到了威脅，為了能夠提高會計檔案管理的安全性，高校需要采取相對應的措施，比如說在存儲財務檔案中設置復雜的密碼，或者是嚴密的防火墻。

4.結束語

總的來說，隨著高校的建設和發(fā)展，高效的經濟活動也呈現出復雜化趨勢，有必要利用會計檔案對經濟活動進行更好的記錄，為以后的經濟分析和吸取更多的經驗教訓提供依據。只有使高校會計檔案管理更加科學高效，才能更好地發(fā)揮會計檔案在高校各項工作中的重要作用，為高校的建設和發(fā)展提供更加準確、真實和完備的會計檔案服務。

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